Le calendrier de conformité après l’immatriculation : les 30 premiers jours, le cycle mensuel et trimestriel des impôts et de la RSSB, les comptes annuels, l’audit et la déclaration annuelle, les déclarations liées à des événements, les amendes, la mise en sommeil et la radiation du registre

Trois autorités, un seul calendrier

L’immatriculation auprès du RDB prend quelques heures (L’immatriculation d’une société au RDB étape par étape) ; la conformité dure aussi longtemps que la société existe. Une société rwandaise relève de trois autorités principales. L’Office du registraire général (ORG) du RDB reçoit les comptes annuels, la déclaration annuelle, les informations sur les bénéficiaires effectifs et les avis de modification au titre de la loi n° 007/2021 du 05/02/2021 régissant les sociétés, telle que modifiée par la loi n° 019/2023 du 30/03/2023, et inflige les amendes administratives en vertu de l’article 338. L’Office rwandais des recettes (RRA) perçoit l’impôt sur le revenu des sociétés, la TVA, la retenue PAYE, les retenues à la source et, pour les districts et la Ville de Kigali, l’impôt sur la licence commerciale et l’impôt foncier, en vertu de la loi n° 020/2023 du 31/03/2023 relative aux procédures fiscales et des lois fiscales de fond. L’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB) perçoit les cotisations de pension, de maternité, de risques professionnels et d’assurance maladie à base communautaire. Les employeurs ont aussi affaire à l’inspection du travail et, pour le personnel étranger, à la Direction générale de l’immigration et de l’émigration (DGIE) ; les investisseurs enregistrés rendent compte au RDB au titre du Code des investissements.

Les échéances se concentrent autour de deux dates : le 15 de chaque mois ou trimestre pour les impôts et la sécurité sociale, et des dates annuelles fixes pour les comptes et les déclarations. Le tableau ci-dessous présente le calendrier d’une société privée clôturant son exercice au 31 décembre ; les paragraphes expliquent chaque niveau. D’anciennes synthèses, y compris certaines réponses des FAQ, indiquent encore que la PAYE et la TVA sont toujours mensuelles et que seules les sociétés dont le chiffre d’affaires dépasse 600 millions FRW déposent des comptes audités ; ni l’un ni l’autre n’est exact en octobre 2026.

Les 30 premiers jours

Lors de sa constitution, la société reçoit un code de société qui, selon les procédures du RDB, sert aussi de numéro d’identification fiscale (NIF) et de numéro de sécurité sociale : aucune demande distincte de NIF n’est donc nécessaire. Le registraire général attribue aussi, par avis écrit, le mois au cours duquel la société doit déposer sa déclaration annuelle chaque année (article 143 tel que modifié). En vertu de la loi n° 020/2023, une entreprise s’immatricule à l’impôt dans les sept jours suivant le début de son activité et déclare les changements dans les sept jours. L’immatriculation à la TVA est obligatoire, dans un délai de sept jours, dès que le chiffre d’affaires a dépassé 20 000 000 FRW au cours de l’année précédente ou 5 000 000 FRW au cours du trimestre précédent, et une société peut s’immatriculer volontairement avant cela (La TVA et la facturation électronique). Une société exerçant une activité imposable doit émettre ses factures à partir d’un système de facturation électronique certifié par la RRA ; depuis le 25 septembre 2026, l’arrêté ministériel n° 006/26/10/TC du 24/09/2026 lui impose notamment d’afficher un avis public indiquant son NIF, le numéro d’identification du système et son statut au regard de la TVA, et de signaler le vol de l’appareil dans les 12 heures et son endommagement dans les 6 heures.

L’impôt sur la licence commerciale est enregistré au niveau du secteur par le portail des collectivités locales de la RRA (localgov.rra.gov.rw) ; les micro-entreprises et les petites entreprises en sont exonérées pendant les deux premières années suivant leur création (article 36 de la loi n° 048/2023 du 05/09/2023 déterminant les sources de revenus et le patrimoine des entités décentralisées) : une nouvelle société devrait donc vérifier si elle relève de ces catégories. Le conseil peut nommer le premier commissaire aux comptes sans résolution des actionnaires (article 132) ; si aucun commissaire aux comptes n’est nommé, le registraire général peut enjoindre à la société d’en nommer un dans un délai de 30 jours.

L’embauche déclenche ses propres échéances. L’employeur s’immatricule à la RSSB dans les sept jours ouvrables suivant l’embauche de son premier salarié et immatricule chaque nouveau salarié dans les sept jours ouvrables (loi n° 05/2015 du 30/03/2015 portant organisation des régimes de pension, article 6, tel que modifié). Il déclare l’entreprise et son personnel à l’inspecteur du travail dans le mois suivant l’ouverture (article 116 de la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda) et, dès qu’il emploie cinq salariés ou plus, adopte un règlement intérieur après consultation des représentants du personnel et en adresse une copie à l’inspecteur dans un délai de 30 jours (articles 100 et 101). Les salariés étrangers demandent leur permis dans les 15 jours ouvrables suivant leur entrée, la signature du contrat au Rwanda ou l’immatriculation de l’entreprise (Permis de travail et permis de séjour).

Le cycle mensuel et trimestriel

Au plus tard le 15 de chaque mois, la société déclare et verse la retenue à la source opérée au cours du mois précédent (article 64 de la loi n° 027/2022 du 20/10/2022 portant impôts sur le revenu), y compris l’impôt de 15 % sur les dividendes, intérêts, redevances et honoraires de services versés à des non-résidents et les 3 % ou 15 % sur les marchés publics (Retenues à la source et conventions fiscales). À la même date, elle déclare et verse les cotisations à la RSSB sur la paie du mois précédent : pension à 12 % du salaire brut y compris les avantages en nature, répartis à raison de 6 % pour l’employeur et 6 % pour le salarié depuis le 1er janvier 2025 en vertu de l’arrêté présidentiel n° 086/01 du 12/12/2024 ; maternité à 0,6 %, répartie à parts égales ; risques professionnels à 2 %, à la charge de l’employeur ; et le prélèvement de 0,5 % au titre de l’assurance maladie à base communautaire sur le salaire net des salariés, retenu par l’employeur en vertu de l’arrêté du Premier ministre n° 001/03 du 16/02/2026 (Sécurité sociale : les cotisations à la RSSB). Les cotisations de pension versées en retard entraînent une pénalité de 1,5 % par mois, tout mois commencé étant dû en entier, et ne sont jamais prescrites (loi n° 05/2015, articles 10 à 12). Une société dont les actionnaires cèdent des actions retient ou déclare aussi l’impôt sur les plus-values de 10 % dans les 15 jours suivant le mois de la cession, en vertu de la loi n° 014/2025 du 27/05/2025.

La TVA et la PAYE dépendent de la taille. En vertu des instructions du commissaire général n° 001/2023 du 11/01/2023 et de la loi relative à la TVA, la loi n° 049/2023 du 05/09/2023, un contribuable dont le chiffre d’affaires est de 200 000 000 FRW ou moins déclare trimestriellement, au plus tard le 15 avril, le 15 juillet, le 15 octobre et le 15 janvier, et peut opter pour la déclaration mensuelle, option qui l’engage pour deux ans ; au-delà de ce montant, les déclarations sont mensuelles, dans les 15 jours suivant le mois. Les déclarations de TVA néant sont obligatoires. Les acomptes d’impôt sur le revenu des sociétés sont dus au plus tard le 30 juin, le 30 septembre et le 31 décembre, chacun étant calculé en divisant l’impôt de l’année précédente par le chiffre d’affaires de l’année précédente et en multipliant le résultat par le chiffre d’affaires du trimestre, moins les retenues à la source subies (article 33 de la loi relative à l’impôt sur le revenu).

Le cycle annuel : la fiscalité

La déclaration annuelle d’impôt sur le revenu des sociétés, accompagnée des états financiers, est déposée et le solde de l’impôt versé au plus tard le 31 mars (article 9 de la loi relative à l’impôt sur le revenu telle que modifiée par la loi n° 051/2023 du 05/09/2023) (L’impôt sur le revenu des sociétés). Depuis le 25 septembre 2026, l’arrêté ministériel n° 009/26/10/TC du 24/09/2026 exige que les états financiers d’un contribuable dont le chiffre d’affaires atteint 1 000 000 000 FRW ou plus soient certifiés par un professionnel agréé par la RRA, remplaçant le seuil de 600 000 000 FRW de l’arrêté ministériel n° 004/19/10/TC du 29/04/2019 ; certaines catégories énumérées de distributeurs et de négociants analogues en sont exclues, sauf si leur revenu dépasse le seuil. Lorsque les états financiers certifiés ne sont pas prêts, un contribuable dont la demande est approuvée par la RRA peut déposer une déclaration provisoire et payer au plus tard le 31 mars, puis remettre la déclaration accompagnée des états certifiés dans un délai de trois mois (article 9 de la loi relative à l’impôt sur le revenu telle que modifiée en 2023) ; l’absence d’états financiers certifiés est punie d’une amende de 500 000 FRW par mois en vertu de la loi n° 020/2023. La documentation des prix de transfert est établie et remise au plus tard à l’échéance de l’impôt sur le revenu et produite dans les sept jours suivant une demande de la RRA, sauf si la société relève de la dispense applicable aux petits contribuables prévue à l’article 19 de l’arrêté ministériel n° 003/26/10/TC du 29/04/2026 (Prix de transfert et fiscalité internationale).

Les impôts décentralisés ont leurs propres dates en vertu de la loi n° 048/2023 : la déclaration de l’impôt sur la licence commerciale pour l’année civile est déposée au plus tard le 31 janvier (article 30), et l’impôt foncier est payé au plus tard le 31 décembre de chaque année, la déclaration étant déposée au plus tard le 31 décembre de la première année de chaque cycle d’imposition (articles 18 et 22), tous deux perçus par la RRA pour le compte des districts (Plus-values, impôts fonciers et autres impôts). Un investisseur enregistré titulaire d’un certificat d’investissement dépose son rapport financier auprès du RDB dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice et conserve ses données d’exploitation pendant cinq ans (article 26 de la loi n° 006/2021 du 05/02/2021 portant promotion et facilitation des investissements).

Le cycle annuel : comptes, audit, assemblée et déclaration

En vertu de l’article 142, les administrateurs veillent à ce que la société remette au registraire général, au plus tard sept mois après sa date de référence comptable pour une société privée et quatre mois pour une société publique, une copie des comptes annuels signés et approuvés, le rapport du commissaire aux comptes sur ces comptes et le rapport des administrateurs pour la même période. Pour un exercice clos le 31 décembre, les échéances sont le 31 juillet et le 30 avril. Chaque administrateur d’une société qui ne remet pas ces documents est passible d’une amende de 1 000 000 FRW à 10 000 000 FRW (article 332). La date de référence comptable peut être modifiée pourvu que l’intervalle entre deux dates de référence ne dépasse pas quinze mois (article 122). Une société étrangère dispose de six mois (Les succursales de sociétés étrangères).

L’obligation d’audit est générale : « Toute société nomme un commissaire aux comptes externe chargé d’auditer ses comptes annuels » (article 131). Le commissaire aux comptes est nommé par résolution ordinaire des actionnaires et, s’il s’agit d’un cabinet, chacun de ses associés doit être membre d’une institution d’experts-comptables reconnue au Rwanda ; un administrateur ou un salarié de la société ne peut en être le commissaire aux comptes (articles 132 et 133). L’article 210 permettrait aux catégories de sociétés privées prévues par arrêté ministériel de se dispenser d’audit par résolution unanime, mais aucun arrêté de ce type n’a été pris : cette dispense n’est donc pas disponible. La seule dispense légale concerne la société enregistrée comme en sommeil (article 268). Le seuil de certification de la RRA est un critère différent, propre aux déclarations fiscales ; il ne détermine pas si une société doit être auditée au titre de la loi sur les sociétés.

Le conseil convoque une assemblée générale annuelle une fois par an, au plus tard quinze mois après la précédente et au plus tard six mois après la date d’approbation du bilan ; une nouvelle société peut tenir sa première assemblée dans les dix-huit mois suivant sa constitution, et un préavis d’au moins 21 jours doit être donné, avec les biographies des administrateurs candidats (article 100). Une société privée peut traiter l’ordre du jour par résolution écrite en vertu de l’article 105, mais ne peut écarter ni l’exigence de l’assemblée annuelle ni le rapport des administrateurs (article 209). Si aucune assemblée n’est tenue, le registraire général peut en convoquer une (article 102). La déclaration annuelle est déposée au cours du mois attribué, sur le formulaire prescrit signé par deux administrateurs ou, lorsque la société n’a qu’un associé, par cet associé, et confirme le siège social, le lieu de tenue du registre des actions, les actions émises, les administrateurs, le secrétaire, les actionnaires, les cessions, la société holding, la date de référence comptable, les bénéficiaires effectifs et la remise des comptes annuels (article 143 tel que modifié). Elle n’est pas due au titre de l’année civile de la constitution, et le registraire général peut autoriser une filiale à la déposer au cours du mois de sa société holding. Les questions de gouvernance sont traitées dans Administrateurs, gouvernance et secrétaire de la société.

Les déclarations liées à des événements

Certains délais courent à compter d’événements, et non de dates. Un changement de bénéficiaire effectif doit être inscrit au registre interne et notifié au registraire général dans un délai de 14 jours (article 116 tel que modifié) (Bénéficiaires effectifs et transparence). Le registre des actions et des obligations est mis à jour dans les sept jours suivant une modification et l’index des actionnaires dans les 14 jours (articles 114 et 115 tels que modifiés), et les documents de la société sont conservés au Rwanda pendant au moins dix ans (article 111 tel que modifié). Une société étrangère notifie les modifications dans un délai de dix jours ouvrables (article 251). Une société qui se déclare en sommeil en informe le registraire général dans les 15 jours suivant la résolution spéciale et doit de nouveau l’en informer avant de reprendre son activité (articles 266 et 267). En matière fiscale, les changements d’adresse, d’activité ou de structure sont déclarés dans un délai de sept jours, et l’employeur informe la DGIE par écrit lorsque le contrat d’un salarié étranger prend fin. Un changement de contrôle peut aussi exiger une notification de concentration à l’Autorité rwandaise d’inspection, de la concurrence et de la protection des consommateurs (RICA) dans les 30 jours suivant la décision de fusionner, une fois que les règlements de la RICA auront fixé les seuils (article 11 de la loi n° 011/2026) (Contrôle des concentrations et droit de la concurrence).

Mise en sommeil, radiation et réinscription

Une société est en sommeil pendant toute période au cours de laquelle aucune opération comptable significative n’a lieu (article 263), et peut s’enregistrer comme telle par résolution spéciale de ses actionnaires (article 264). Une société en sommeil est dispensée d’audit et des redevances prescrites pertinentes (article 268), mais doit néanmoins déposer ses déclarations annuelles et déclarer ses bénéficiaires effectifs chaque année ; une société exerçant des activités bancaires ne peut pas être déclarée en sommeil (article 265).

La négligence conduit à la radiation du registre. En vertu de l’article 281, le registraire général radie une société qui a cessé son activité sans raison valable de subsister, n’a pas payé les redevances dues au titre de la loi ou n’a pas déposé sa déclaration annuelle, ainsi qu’à la demande des actionnaires ou après liquidation. Un avis d’intention de radiation est d’abord donné et les personnes intéressées peuvent s’y opposer dans le délai indiqué dans l’avis. La réinscription en vertu des articles 287 et 288 tels que modifiés est possible lorsque la société exerçait encore son activité, était partie à une procédure judiciaire ou faisait l’objet d’une procédure d’insolvabilité, sur demande d’un actionnaire, d’un administrateur, d’un créancier ou d’un liquidateur et paiement de la redevance prescrite ; le registraire général publie un avis dans deux quotidiens avec un délai d’opposition d’au moins 30 jours, la société doit d’abord mettre ses déclarations à jour, et la réinscription est exclue une fois écoulées dix années depuis la radiation. L’ampleur est importante : l’examen 2024 du Forum mondial de l’OCDE recense 7810 sociétés radiées au 30 juin 2024 et 5622 sociétés inactives encore inscrites au registre.

Comment constituer le dossier de conformité au cours du premier mois

1. Noter le mois attribué et la date de clôtureRelevez le mois de la déclaration annuelle indiqué dans l’avis du registraire général et la date de référence comptable figurant dans les documents de constitution ; inscrivez à l’agenda l’échéance de sept mois pour les comptes et la période de tenue de l’assemblée annuelle.
2. Fixer la fréquence des déclarations fiscalesEstimez le chiffre d’affaires par rapport au seuil de 200 000 000 FRW pour savoir si la TVA et la PAYE seront trimestrielles ou mensuelles, et par rapport à 20 000 000 FRW ou 5 000 000 FRW par trimestre pour l’immatriculation à la TVA ; installez un système de facturation électronique certifié et affichez l’avis requis.
3. S’immatriculer comme employeurImmatriculez-vous à la RSSB dans les sept jours ouvrables suivant la première embauche, déclarez l’entreprise à l’inspecteur du travail dans le mois et préparez un règlement intérieur dès que l’effectif atteint cinq salariés.
4. Nommer le commissaire aux comptesFaites nommer par le conseil le premier commissaire aux comptes, membre d’une institution d’experts-comptables reconnue, et convenez d’un calendrier permettant d’approuver et de déposer les comptes audités au plus tard le 31 juillet.
5. Ouvrir les registres des bénéficiaires effectifs et des actionsTenez les registres internes au siège social, avec une procédure de mise à jour sous 7 et 14 jours et de confirmation annuelle.
6. Inscrire le 15 à l’agendaProgrammez des rappels mensuels pour la retenue à la source et la RSSB, et des rappels trimestriels ou mensuels pour la TVA et la PAYE ; rapprochez chaque mois la paie des déclarations à la RSSB et à la RRA.
7. Faire le point chaque annéeComparez le chiffre d’affaires au seuil de certification de 1 000 000 000 FRW et à la dispense en matière de prix de transfert, et mettez le calendrier à jour en fonction des changements de taux, comme le taux de pension de 14 % à compter du 1er janvier 2027.