Règlement intérieur, syndicats et conflits du travail au Rwanda : le règlement intérieur, les déclarations à l’inspecteur du travail, les représentants du personnel et les comités de santé et de sécurité, les syndicats et les conventions collectives, les grèves et les lock-out, la conciliation devant l’inspecteur du travail, les affaires sociales devant le tribunal de grande instance, les conflits collectifs devant le Conseil national du travail, les délais de prescription et les amendes d’inspection

Le règlement intérieur et le cadre disciplinaire de l’employeur

Toute entreprise d’au moins cinq salariés doit établir un règlement intérieur (article 100 de la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda, la loi sur le travail). La direction l’adopte après consultation des représentants du personnel ; il est rédigé en kinyarwanda et, si nécessaire, dans les autres langues officielles, et une entreprise ayant plusieurs succursales peut adopter des règlements propres à chacune. Son contenu principal porte sur les conditions de travail, la discipline et la santé et la sécurité au travail. Le règlement prend effet une fois communiqué à tous les salariés concernés, et une copie doit parvenir à l’inspecteur du travail du ressort dans les 30 jours suivant son entrée en vigueur (article 101). Une règle plus favorable aux salariés que la convention collective prévaut sur celle-ci (article 92).

Le règlement intérieur est le principal instrument disciplinaire de l’employeur. Il fixe la procédure d’application des sanctions de l’article 42 (avertissement, blâme, mise à pied sans salaire de huit jours au plus, et licenciement), la procédure d’enquête pouvant justifier une suspension de 30 jours au plus en vertu de l’article 20, et tout acte supplémentaire de faute grave que le ministre ayant le travail dans ses attributions a approuvé en vertu de l’article 3 de l’arrêté ministériel n° 002/19.20 du 17/03/2020 ; les actes approuvés doivent être intégrés au règlement et notifiés par écrit aux salariés avant de s’appliquer. La loi sur le travail elle-même n’exigeant pas d’entretien préalable au licenciement (Rupture du contrat, indemnités et licenciement économique), un règlement bien rédigé qui en prévoit un, et qui est respecté, est la meilleure défense contre une action pour licenciement abusif.

Le règlement coexiste avec le contrat de travail et toute convention collective (Contrats de travail et période d’essai). Les règles sur la durée du travail, l’enregistrement des heures supplémentaires et les politiques de congés y ont aussi leur place (Durée du travail, congés et jours fériés).

Les déclarations et l’inspection du travail

L’employeur qui ouvre une entreprise doit la déclarer par écrit à l’inspection du travail de son ressort et faire une déclaration initiale des informations relatives à son personnel dans le mois suivant le début de l’activité ; l’employeur qui entend fermer ou déménager doit le déclarer à l’inspecteur du travail au moins 15 jours à l’avance (article 116). L’inspection du travail, organisée sous l’égide du ministère de la Fonction publique et du Travail (MIFOTRA) au niveau national et dans les districts, contrôle le respect de la loi sur le travail, de ses arrêtés et des conventions collectives et conseille employeurs et salariés (article 113). L’arrêté ministériel n° 001/19.20 du 17/03/2020 relatif à l’inspection du travail fixe ses pouvoirs.

Sur présentation de sa carte, un inspecteur peut pénétrer dans une entreprise de son ressort pendant les heures de travail sans préavis, interroger l’employeur et les salariés seuls ou en présence de témoins, consulter et copier les registres et documents, exiger l’affichage des avis obligatoires et prélever des échantillons aux fins d’analyse (articles 6 et 7 de l’arrêté). L’inspecteur ne doit pas révéler qu’une visite fait suite à une plainte (article 9). L’inspecteur peut adresser un avertissement écrit, infliger des amendes administratives et recommander une fermeture temporaire ; le ministre peut ordonner une fermeture temporaire dans l’intérêt national (article 121 de la loi sur le travail).

L’employeur qui refuse l’accès, ne fournit pas les informations, ignore une convocation ou ne met pas en œuvre les recommandations d’un inspecteur commet une faute administrative punie d’une amende de 100 000 RWF à 2 000 000 RWF (article 120). En vertu des articles 23 et 24 de l’arrêté, l’amende peut être infligée lorsque l’employeur ne comparaît pas sans justification écrite après convocation, ne fournit pas les informations demandées dans les sept jours ou ne met pas en œuvre les recommandations à temps ; une amende supérieure à 500 000 RWF exige l’approbation préalable du ministre, et l’amende est payable au Trésor public dans les sept jours.

Les représentants du personnel et les comités de santé et de sécurité

Les entreprises qui remplissent les critères fixés par l’arrêté ministériel n° 003/19.20 du 17/03/2020 élisent des représentants du personnel et des suppléants (article 114) ; les élections sont obligatoires à partir de dix salariés, et les représentants exercent un mandat de trois ans. Les représentants constituent le premier niveau de règlement des conflits individuels, sont consultés sur le règlement intérieur et doivent être informés avant tout licenciement économique (article 21). Le représentant licencié en raison de son rôle de représentation peut recevoir des dommages-intérêts pouvant atteindre neuf mois de salaire net (article 30).

La santé et la sécurité au travail relèvent de la responsabilité et de la charge de l’employeur (article 77). L’article 17 de l’arrêté ministériel n° 02/MIFOTRA/23 du 01/08/2023 exige un comité de santé et de sécurité d’un membre dans une entreprise de moins de dix salariés, de deux membres de dix à 29 salariés et de cinq membres à partir de 30, et l’article 16 exige des visites médicales annuelles pour les salariés exposés à des risques professionnels. Les accidents du travail doivent être déclarés à l’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB) et à l’inspecteur du travail (article 82 de la loi sur le travail) (Sécurité sociale : les cotisations à la RSSB). Le fait de causer un danger par négligence ou par inobservation des règles est une infraction punie de six mois à deux ans d’emprisonnement et d’une amende de 500 000 RWF à 2 000 000 RWF ou de l’une de ces peines, portées à deux à cinq ans et 2 000 000 RWF à 5 000 000 RWF lorsqu’il en résulte un décès ; une société encourt le double de l’amende (article 119).

Deux interdictions s’appliquent sur tout lieu de travail. Le harcèlement sexuel d’un subordonné est interdit et le licenciement pour l’avoir signalé ou en avoir témoigné est prohibé (article 8), et la discrimination est interdite (article 9) ; les deux constituent des fautes graves au sens de l’arrêté ministériel n° 002/19.20. L’âge minimum d’admission à l’emploi est de 16 ans, les travaux légers étant permis à partir de 13 ans (article 5) ; le fait de soumettre un enfant à un travail interdit est puni de deux à cinq ans d’emprisonnement et d’une amende de 500 000 RWF à 5 000 000 RWF, doublée pour une société (article 117).

Les syndicats et les conventions collectives

Les organisations de salariés et d’employeurs sont enregistrées en vertu du chapitre III de l’arrêté ministériel n° 02/MIFOTRA/23 (article 85) et acquièrent la personnalité juridique lorsque leurs statuts sont publiés au Journal officiel (article 86) ; elles peuvent ester en justice, représenter leurs membres et acquérir des biens (article 87). Les principales centrales syndicales sont la CESTRAR et la COTRAF. Un syndicat enregistré qui souhaite recruter des membres ou tenir des réunions entre dans une entreprise avec l’autorisation de la direction ; si l’employeur refuse, le syndicat peut saisir l’inspecteur du travail du ressort (article 88). La fédération élue par la majorité des salariés les représente pendant trois ans (article 89).

Une convention collective doit couvrir au moins le recrutement et la rupture, le droit d’adhérer à un syndicat, les catégories professionnelles, la rémunération de chaque catégorie, les heures supplémentaires, la période d’essai et le préavis, les congés payés, l’ancienneté et les indemnités de transport, la révision, le règlement des différends et l’entrée en vigueur (article 91). Les parties négocient de bonne foi, ont accès aux informations relatives à l’objet de la négociation et doivent en préserver la confidentialité (article 93). Lorsque plusieurs syndicats existent et ne peuvent négocier conjointement, l’organisation représentant la majorité des salariés de l’entreprise négocie pour tous. La convention est écrite et signée, une copie est remise aux représentants du personnel et à l’inspecteur du travail, et l’employeur doit en informer tous les salariés concernés (article 99). Une convention couvrant au moins les deux tiers des salariés ou des employeurs d’une catégorie professionnelle peut être étendue à toute la catégorie par accord des fédérations signataires (article 95). Ces règles s’appliquent dès qu’un syndicat enregistré cherche à négocier, que l’employeur ait déjà traité ou non avec un syndicat.

Les grèves et les lock-out

Les salariés ont le droit de grève et les employeurs le droit de lock-out, mais seulement dans le cadre de la loi (article 105). Une grève ou un lock-out n’est licite que lorsque le comité d’arbitrage du Conseil national du travail a dépassé 15 jours ouvrables sans rendre sa décision, ou lorsque la résolution de conciliation d’un conflit collectif ou une sentence judiciaire exécutoire n’a pas été exécutée ; dans tous les cas, il doit être précédé d’un préavis de quatre jours ouvrables. Seul le tribunal compétent peut décider qu’une grève ou un lock-out est illicite (article 106). Une grève ou un lock-out licite n’affecte pas la relation de travail et aucune partie ne peut rompre un contrat pour ce motif (article 107) ; il suspend le contrat (article 18).

Les services essentiels doivent être maintenus pendant une grève ou un lock-out ; l’arrêté ministériel n° 004/19.20 du 17/03/2020 les énumère et fixe les conditions de la grève dans ces services (article 110). Une grève illicite constitue une faute grave au sens de l’arrêté ministériel n° 002/19.20 et expose les grévistes et leurs organisations à une responsabilité pour le dommage causé et à la perte du salaire des jours de grève (article 108). L’employeur reconnu coupable d’un lock-out illicite peut être condamné à payer les salariés pour les jours où ils ont été tenus à l’écart, exclu des marchés publics pendant six mois, radié du registre des sociétés ou voir son activité suspendue (article 109). Sur le plan pénal, une grève illicite ou un lock-out décidé par un employeur personne physique est puni d’au moins six mois d’emprisonnement et d’une amende de 500 000 RWF à 5 000 000 RWF ou de l’une de ces peines, et une société encourt le double de l’amende (article 118).

Les conflits individuels du travail : d’abord la conciliation

L’article 102 de la loi sur le travail fixe une séquence obligatoire. Les représentants du personnel tentent d’abord de régler un conflit individuel à l’amiable. S’ils échouent, la partie concernée saisit l’inspecteur du travail du ressort où se trouve l’entreprise ; si cet inspecteur ne peut régler le conflit en raison de sa nature ou d’un conflit d’intérêts, il le transmet, avec motifs, à l’inspecteur du travail au niveau national. Ce n’est qu’en cas d’échec de la conciliation que l’affaire est portée devant le tribunal compétent, et le tribunal peut refuser de recevoir une affaire après avoir constaté que ces étapes n’ont pas été suivies.

L’arrêté ministériel n° 001/19.20 régit la conciliation. Le conflit est soumis par écrit (article 10). L’inspecteur convoque les deux parties par écrit, et elles doivent comparaître dans les sept jours suivant la convocation (article 11). Si une partie ne comparaît pas mais fournit une justification écrite valable, l’inspecteur la convoque de nouveau dans les cinq jours ; si une partie ne comparaît pas sans justification, l’inspecteur, à la demande de l’autre partie, dresse un procès-verbal de non-conciliation par défaut et renvoie l’affaire au tribunal (article 12). Chaque partie peut être représentée ou assistée par un conseil ou une autre personne autorisée par écrit (article 13). L’inspecteur conduit la conciliation de manière impartiale et ne peut contraindre les parties à s’accorder (article 16). En cas d’échec, l’inspecteur dresse un procès-verbal de non-conciliation et la partie intéressée peut saisir le tribunal (article 14) ; un accord conclu devant l’inspecteur est exécuté comme convenu et, s’il n’est pas respecté, exécuté conformément aux lois applicables (article 15), et l’inspecteur transmet le procès-verbal de conciliation au greffier du tribunal aux fins d’exécution (article 22).

Pour un employeur, la conciliation est le moment le moins coûteux pour transiger. Le dossier de l’inspecteur, y compris les motifs écrits de l’employeur, la lettre de licenciement et les bulletins de paie, devient le cœur de toute procédure judiciaire ultérieure : les documents devraient donc être complets avant la première réunion.

Du grief au jugement : une action individuelle en matière de travail

1. Tentative interne par l’intermédiaire des représentantsLe salarié soumet son grief aux représentants du personnel, qui tentent de le régler à l’amiable (article 102). Une mise en demeure écrite à ce stade interrompt le délai de prescription de deux ans (article 104).
2. Saisine écrite de l’inspecteur du travail du districtSi les représentants échouent, la partie soumet le conflit par écrit à l’inspecteur du travail du ressort de l’entreprise (article 10 de l’arrêté ministériel n° 001/19.20).
3. Convocation et réunion de conciliationLes deux parties comparaissent dans les sept jours suivant la convocation écrite ; une absence justifiée entraîne une deuxième convocation dans les cinq jours, une absence injustifiée un procès-verbal de non-conciliation par défaut (articles 11 et 12).
4. Transmission à l’inspecteur national si nécessaireSi l’inspecteur du district ne peut régler l’affaire en raison de sa nature ou d’un conflit d’intérêts, elle est transmise à l’inspecteur du travail au niveau national (article 102).
5. Accord ou procès-verbal de non-conciliationUn accord est exécuté comme convenu ; à défaut, l’inspecteur dresse un procès-verbal de non-conciliation, que le demandeur joint à sa requête (articles 14 et 15).
6. Action devant le tribunal de grande instanceDéposez la requête par voie électronique par le système intégré de gestion électronique des affaires, avec les frais de justice, en kinyarwanda ; la chambre sociale du tribunal de grande instance connaît de l’affaire en premier ressort et peut la renvoyer à la médiation judiciaire.
7. Appel et exécutionL’appel est porté devant la Haute Cour. Un jugement définitif est exécuté par huissier de justice comme tout jugement civil.

Les affaires de travail devant les tribunaux

En vertu de la loi n° 30/2018 du 02/06/2018 déterminant la compétence des juridictions, les affaires individuelles de travail sont jugées en premier ressort par les chambres sociales des tribunaux de grande instance, avec appel devant la Haute Cour ; la loi n° 041/2024 du 19/04/2024 n’a modifié que l’article 47 de cette loi, relatif à la compétence administrative de la Haute Cour. La procédure suit la loi n° 22/2018 du 29/04/2018 portant code de procédure civile, commerciale, sociale et administrative : les requêtes sont déposées par voie électronique, la langue de la juridiction est le kinyarwanda et les conclusions écrites doivent être déposées en kinyarwanda même lorsque le tribunal siège dans une autre langue officielle (article 69), une conférence préparatoire avec une proposition de conciliation précède l’audience, et l’article 16 prévoit que toute affaire portée devant le tribunal doit être jugée dans un délai de six mois. L’arrêté ministériel n° 17/MOJ/AG/20 du 30/10/2020 fixe les frais de dépôt devant le tribunal de grande instance à 20 000 RWF, et les instructions n° 001/2019 du 05/12/2019 du président de la Cour suprême permettent la médiation judiciaire dans les affaires de travail (Le système judiciaire et le choix de la juridiction ; Médiation, conciliation et Abunzi).

La représentation par un avocat est facultative en premier ressort et en appel devant la Haute Cour ; elle n’est obligatoire que devant la Cour d’appel et la Cour suprême. Les avocats étrangers ne plaident que sur la base de la réciprocité ou en vertu d’accords d’intégration régionale, avec l’autorisation du bâtonnier du Barreau du Rwanda. Les dirigeants étrangers appelés à témoigner devraient prévoir une interprétation et la traduction des documents essentiels en kinyarwanda.

Les conflits collectifs et le Conseil national du travail

Un conflit collectif né dans le ressort d’un inspecteur du travail est notifié à cet inspecteur ; celui qui dépasse ce ressort, ou que l’inspecteur national du travail ne peut régler, est porté devant le ministre ayant le travail dans ses attributions (article 103). Si la conciliation devant l’inspecteur échoue, l’inspecteur transmet le conflit au ministre, qui le soumet au Conseil national du travail (article 15 de l’arrêté ministériel n° 001/19.20), organe maintenu par l’article 124 de la loi sur le travail et désormais organisé par l’arrêté du Premier ministre n° 032/03 du 30/11/2022 relatif au Conseil national du travail. Le Conseil constitue un comité d’arbitrage pour le conflit selon son propre règlement (articles 17 et 18). Le comité statue en toute indépendance sur la base de la loi et des conventions collectives, et en équité lorsqu’elles sont muettes (article 19). Sa sentence est notifiée par le ministre ou l’inspecteur du ressort et doit être exécutée dans les 30 jours suivant la notification, sauf recours d’une partie devant un tribunal (article 20) ; une sentence ou un jugement interprétant une clause d’une convention collective a le même effet que la convention (article 21). Le délai de 15 jours ouvrables qui ouvre la voie à une grève licite court à compter de ce stade d’arbitrage.