Rupture du contrat, indemnités et licenciement économique au Rwanda : les motifs légitimes, les préavis de 15 et 30 jours, les salariés protégés, la faute grave et l’avis dans les 48 heures, le licenciement pour motif économique ou technologique, les indemnités de fin de contrat de deux à sept mois de salaire, les dommages-intérêts pour licenciement abusif, le solde de tout compte et le certificat de services rendus

Comment l’emploi prend fin selon la loi sur le travail

La rupture du contrat est régie par la section 2 du chapitre II de la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda (la loi sur le travail), telle que modifiée par la loi n° 027/2023 du 18/05/2023, et par les arrêtés ministériels du 17 mars 2020 pris en son application. La loi ne reconnaît que deux types de contrats, à durée déterminée et à durée indéterminée (Contrats de travail et période d’essai), et les modes de fin de chacun diffèrent. Un contrat à durée déterminée prend fin automatiquement à sa date d’expiration ; auparavant, il peut prendre fin d’un commun accord ou à l’initiative d’une partie ayant des motifs légitimes, et le salarié qui continue de travailler après l’expiration sans renouvellement écrit est payé pour les jours travaillés (article 28). Un contrat à durée indéterminée peut être rompu par l’une ou l’autre partie « pour des motifs légitimes » (article 27).

La loi n’énumère pas ce qui constitue un motif légitime. Elle définit le licenciement abusif comme la rupture par l’employeur « sans motifs légitimes ou sans respecter les procédures prévues par la loi » (article 3(17)) : un licenciement peut donc être abusif soit parce que le motif est insuffisant, soit parce que la procédure n’a pas été suivie. En pratique, les motifs reconnus sont le comportement ou les performances du salarié, documentés par la procédure disciplinaire de l’employeur ; la faute grave ; la situation économique ou technologique de l’employeur ; la maladie prolongée au-delà de la période de six mois de l’article 55 ; et la retraite. Les autres modes de fin sont l’expiration d’un terme, la démission du salarié avec préavis, l’accord mutuel, une période d’essai non concluante évaluée par écrit (article 13) et le décès.

Deux points distinguent le droit rwandais de nombreux autres systèmes. Premièrement, il n’existe pas d’entretien préalable légal au licenciement : la loi exige un préavis écrit et motivé, et le règlement intérieur de l’employeur ainsi que les sanctions disciplinaires de l’article 42 (avertissement, blâme, mise à pied de huit jours au plus sans salaire, et licenciement) fournissent la procédure interne. Certains résumés présentent une « possibilité de répondre » comme une exigence légale ; c’est une bonne pratique, souvent inscrite dans les règlements intérieurs, mais elle ne figure pas dans la loi. Deuxièmement, la loi applique la même procédure aux licenciements économiques individuels et collectifs, sans seuil d’effectif déclenchant une procédure collective distincte.

Le préavis et l’indemnité compensatrice

Sous réserve d’une convention collective, du règlement intérieur ou du contrat, l’article 24 fixe le préavis minimal de chacune des parties à 15 jours lorsque le salarié a moins d’un an d’ancienneté et à 30 jours lorsqu’il a plus d’un an d’ancienneté. Le préavis doit être donné par écrit et indiquer les motifs de la rupture (articles 24 et 29), et les parties continuent d’exécuter le contrat pendant le préavis. Pendant un préavis donné par l’employeur, le salarié peut s’absenter un jour par semaine pour chercher un nouvel emploi. Le préavis n’est pas exigé lorsque les parties en conviennent ainsi (article 29), ce qui fonde une sortie négociée.

La partie qui rompt sans préavis, ou sans respecter l’intégralité du préavis, doit verser à l’autre l’indemnité compensatrice de préavis prévue par la loi (article 25), en pratique le salaire de la période de préavis non effectuée. La règle s’applique aux salariés comme aux employeurs : le salarié qui part sans préavis doit une indemnité. Des préavis plus longs que le minimum légal, courants pour les cadres supérieurs, sont licites et devraient être inscrits dans le contrat.

Aucun préavis ne peut être donné pendant la période d’essai, et l’employeur ne peut rompre le contrat pendant que le salarié est suspendu ou en congé (article 24). Le salarié dont la période d’essai n’est pas concluante part sans préavis ni indemnités de fin de contrat, mais seulement sur la base d’une évaluation écrite (article 13).

Quand le licenciement est interdit

Plusieurs protections recoupent les règles générales. L’employeur ne peut rompre le contrat d’un salarié pendant que celui-ci est suspendu ou en congé, y compris en congé annuel, de maladie, de maternité ou de circonstance (article 24). L’article 24 bis, inséré par la loi n° 027/2023, interdit le licenciement d’une salariée en raison de sa grossesse, et aucun préavis ne peut courir pendant le congé de maternité, à l’issue duquel la salariée retrouve le même poste (article 61). Un salarié ne peut être licencié à la suite d’un accident du travail, sauf si un médecin agréé le déclare inapte à reprendre son ancien poste ; si le salarié peut de nouveau travailler à un autre titre, l’employeur doit lui proposer un emploi de remplacement approprié et, à défaut, rompre le contrat avec les indemnités prévues par la loi (article 19). Il est interdit de licencier un salarié pour avoir signalé un harcèlement sexuel commis par un supérieur ou en avoir témoigné, et lorsqu’il existe une preuve tangible qu’un salarié a démissionné en raison du harcèlement sexuel d’un supérieur, la démission est traitée comme un licenciement abusif (article 8). La discrimination dans le licenciement pour l’un quelconque des motifs de l’article 9 est interdite.

Les représentants du personnel, les membres du comité de santé et de sécurité au travail et les représentants syndicaux licenciés en raison de leur rôle de représentation reçoivent des dommages-intérêts majorés pouvant atteindre neuf mois de salaire net (article 30). Une grève licite ne permet à aucune des parties de rompre le contrat (article 107), alors qu’une grève illicite constitue en elle-même une faute grave (Règlement intérieur, syndicats et conflits du travail).

La suspension n’est pas une rupture, mais la précède souvent. Pendant une enquête administrative, l’employeur peut suspendre le salarié par écrit pendant 30 jours au plus sans salaire, le salaire étant calculé et retenu et versé si le salarié est mis hors de cause (article 20). L’article 18 énumère d’autres motifs de suspension, notamment une mise à pied disciplinaire de huit jours ouvrables, une peine d’emprisonnement ou une détention provisoire de six mois au plus, et la suspension des activités de l’entreprise pour force majeure. Pour des raisons économiques ou techniques, l’employeur peut mettre des salariés en chômage technique pendant 90 jours au plus sur une même année ; à l’expiration de cette période, le salarié est considéré comme licencié et perçoit les indemnités de fin de contrat (article 21).

La faute grave : la règle des 48 heures et la liste ministérielle

L’article 26 permet à l’employeur de rompre le contrat sans préavis pour faute grave, mais l’employeur doit en aviser le salarié par écrit, en précisant les motifs, dans les 48 heures suivant l’apparition de la preuve de la faute. Une lettre de licenciement envoyée plus tard est susceptible d’être contestée comme abusive, même si la faute est prouvée. L’arrêté ministériel n° 002/19.20 du 17/03/2020 établissant la liste des fautes graves énumère quinze actes : le vol ; la fraude ; les rixes sur le lieu de travail ; la consommation d’alcool sur le lieu de travail ; le fait d’être en service sous l’influence de l’alcool ou de stupéfiants ; la falsification ; toute forme de discrimination sur le lieu de travail ; le harcèlement sexuel ; le fait de solliciter, d’offrir ou de recevoir des pots-de-vin ou des avantages illicites ; le détournement ; l’obtention ou la divulgation illicite d’informations professionnelles confidentielles ; un comportement susceptible de mettre en danger la santé et la sécurité d’autrui au travail ; les violences fondées sur le genre sur le lieu de travail ; la grève illicite ; et la destruction intentionnelle de matériel.

L’article 3 de l’arrêté permet à l’employeur d’ajouter d’autres actes adaptés à la nature de son activité, mais seulement si le ministre ayant le travail dans ses attributions les approuve avant leur mise en œuvre ; la liste approuvée est alors intégrée au règlement intérieur et notifiée par écrit aux salariés. Un employeur qui inscrit simplement dans son manuel « retards répétés » ou « violation de la politique informatique » comme fautes graves, sans approbation, ne peut invoquer l’article 26 pour ces actes et doit donner un préavis. Un licenciement pour faute grave n’emporte ni préavis ni indemnités de fin de contrat de l’article 31, mais le congé annuel acquis et les autres sommes finales restent dus.

Le licenciement pour motif économique ou transfert de technologie

En vertu de l’article 21, l’employeur peut, après avoir informé les représentants du personnel de l’entreprise, procéder à des licenciements individuels ou collectifs pour réorganisation interne ou restructuration pour motif économique, ou pour transfert de technologie, en vue de préserver la compétitivité de l’entreprise, et doit informer par écrit l’inspecteur du travail compétent. Les salariés à licencier sont inscrits sur une liste selon quatre critères : les performances, la qualification professionnelle, l’expérience dans l’entreprise et les personnes à charge légalement reconnues. La loi ne fixe ni durée minimale de consultation ni seuil d’effectif, mais l’inspecteur peut examiner la sélection et l’information des représentants : le dossier devrait donc montrer comment chaque critère a été pondéré.

Le travailleur licencié pour motif économique ou technique a droit, pendant six mois après son licenciement, à être réembauché sans concours lorsque l’employeur cherche à pourvoir un poste pour lequel il a le profil requis (article 22). Avant de fermer ou de déplacer une entreprise, l’employeur doit aussi le déclarer à l’inspecteur du travail au moins 15 jours à l’avance (article 116). Lorsque la forme juridique de l’entreprise est modifiée, les contrats en cours restent valables entre le nouvel employeur et les salariés en place et ne peuvent être rompus que conformément à la loi (article 15), mais un contrat de travail ne peut être transféré d’un employeur à un autre sans le consentement du salarié (article 16), ce qui importe lors d’une cession d’actifs (L’acquisition d’une société rwandaise).

Les indemnités de fin de contrat et les indemnités de départ à la retraite

L’article 31 donne au salarié qui a au moins 12 mois de service continu droit à des indemnités de fin de contrat lorsque le contrat est rompu pour motif économique, transfert de technologie ou maladie. Le barème du tableau est un plancher ; une convention collective ou un contrat plus favorable prévaut. Les mêmes indemnités sont dues au salarié dont le contrat prend fin après six mois de maladie parce qu’il ne peut reprendre le travail, et au salarié considéré comme licencié après 90 jours de chômage technique (article 21). Le salarié qui part à la retraite reçoit des indemnités de départ à la retraite calculées de la même manière, mais les indemnités de départ à la retraite et les indemnités de fin de contrat ne se cumulent pas (article 32).

Les indemnités de fin de contrat ne sont dues ni en cas de licenciement pour faute grave, ni en cas d’échec de la période d’essai, de démission ou d’expiration d’un contrat à durée déterminée, car aucun de ces cas n’est une rupture pour motif économique, transfert de technologie ou maladie. Plusieurs résumés commerciaux citent un barème d’un à six mois ; le plancher légal commence à deux mois. Des résumés plus anciens décrivent aussi un préavis augmentant régulièrement avec l’ancienneté ; il ne comporte que deux paliers. Le traitement fiscal des indemnités de fin de contrat devrait être vérifié au regard des règles de l’impôt sur le revenu exposées dans L’impôt sur le revenu des personnes physiques, la PAYE et les expatriés.

Les dommages-intérêts pour licenciement abusif et la responsabilité du salarié

En vertu de l’article 30, une rupture illicite ouvre droit à des dommages-intérêts. Pour le salarié victime d’un licenciement abusif, les dommages-intérêts ne peuvent être inférieurs à trois mois ni supérieurs à six mois de salaire ; lorsque le salarié a plus de dix ans d’ancienneté chez le même employeur, ils ne peuvent dépasser neuf mois de salaire net, et le même plafond de neuf mois s’applique aux représentants licenciés en raison de leur rôle de représentation. Le tribunal fixe le montant dans cette fourchette. L’article 31 s’applique « sans préjudice des autres dispositions » de la loi, ce qui conforte l’idée que, lorsqu’un licenciement économique est jugé abusif faute de respect de la procédure, le salarié peut réclamer à la fois l’indemnité de fin de contrat et des dommages-intérêts ; la loi ne le dit pas expressément.

Le barème joue aussi en sens inverse : les règles relatives aux dommages-intérêts s’appliquent lorsqu’un salarié rompt illicitement le contrat. D’autres recours s’y ajoutent : l’indemnité compensatrice de préavis (article 25), les retenues illicites portant intérêt au taux moyen de la Banque nationale du Rwanda (BNR) (article 74), et un mois de salaire à titre de dommages-intérêts si l’employeur ne délivre pas de certificat de services rendus dans les 15 jours suivant une demande écrite (article 34). Les actions se prescrivent par deux ans à compter de la date à laquelle le litige est né, ce délai étant interrompu par une mise en demeure écrite ou une saisine des représentants, de l’inspecteur du travail ou du tribunal (article 104), et doivent normalement passer d’abord par une conciliation devant l’inspecteur du travail (Règlement intérieur, syndicats et conflits du travail).

Un licenciement économique licite, étape par étape

1. Documenter la justification économiqueConsignez les raisons économiques, de restructuration ou technologiques et pourquoi le ou les postes sont concernés ; le motif doit viser à préserver la compétitivité de l’entreprise (article 21).
2. Vérifier les protectionsExcluez ou traitez séparément les salariés en congé, suspendus, enceintes, en congé de maternité ou en convalescence après un accident du travail (articles 19, 24, 24 bis et 61).
3. Informer les représentants du personnelExpliquez les raisons, le nombre de postes et les critères de sélection aux représentants élus en vertu de l’arrêté ministériel n° 003/19.20 avant de notifier tout préavis.
4. Appliquer les quatre critères de sélectionClassez les salariés concernés selon les performances, la qualification professionnelle, l’expérience dans l’entreprise et les personnes à charge légalement reconnues, et conservez la grille de notation.
5. Informer par écrit l’inspecteur du travailAdressez à l’inspecteur du travail du district une lettre exposant les raisons, la liste et les critères ; conservez la preuve de remise.
6. Notifier un préavis écrit et motivéNotifiez à chaque salarié un préavis écrit d’au moins 15 ou 30 jours indiquant les motifs, ou versez l’indemnité compensatrice (articles 24, 25 et 29) ; accordez un jour par semaine pour la recherche d’emploi.
7. Payer dans les sept jours ouvrablesVersez les indemnités de fin de contrat, les congés acquis et le dernier salaire dans les sept jours ouvrables suivant le licenciement (article 31) ; et délivrez le certificat de services rendus.
8. Respecter la priorité de réembauche de six moisProposez pendant six mois tout poste vacant correspondant au profil d’un salarié licencié à ce salarié (article 22). Pour un salarié étranger, informez la DGIE par écrit.