Contrats de travail et période d’essai : qui est couvert par la loi sur le travail, les contrats à durée déterminée et indéterminée, les 17 mentions essentielles d’un contrat écrit, les contrats écrits pour le personnel étranger, la période d’essai, la modification, la suspension et la discipline

La loi sur le travail et son champ d’application

L’emploi dans le secteur privé au Rwanda est régi par la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda (la loi sur le travail), publiée au Journal officiel le 6 septembre 2018, qui a abrogé la loi de 2009 sur le travail. Elle a été modifiée par la loi n° 027/2023 du 18/05/2023, qui a renvoyé les règles sur la durée du travail à un arrêté ministériel, ajouté une protection contre le licenciement pour cause de grossesse et refondu le congé de maternité. Une grande partie du détail figure dans des arrêtés du ministre de la Fonction publique et du Travail (MIFOTRA) : les mentions essentielles d’un contrat écrit dans l’arrêté ministériel n° 007/19.20 du 17/03/2020, la durée du travail dans l’arrêté ministériel n° 01/MIFOTRA/23 du 13/06/2023, et les congés, l’emploi des étrangers et la sécurité au travail dans l’arrêté ministériel n° 02/MIFOTRA/23 du 01/08/2023.

En vertu de l’article 2, la loi sur le travail s’applique aux relations de travail fondées sur un contrat de travail dans le secteur privé, aux agents de la fonction publique employés sous contrat sauf disposition contraire de leurs propres statuts, aux apprentis et stagiaires, aux travailleurs indépendants pour la santé et la sécurité au travail, et aux travailleurs du secteur informel pour les droits qu’elle énumère. L’article 3(2) définit le contrat de travail comme un accord par lequel le salarié s’engage à travailler sous l’autorité de l’employeur moyennant rémunération. Il n’existe pas de critère légal distinct pour les prestataires indépendants : l’étiquette retenue par les parties compte donc moins que la réalité du contrôle et de la rémunération. Un consultant qui travaille selon des horaires fixes sur les instructions d’un responsable pour des honoraires mensuels risque d’être traité comme un salarié, avec les conséquences qui en découlent en matière de PAYE (Pay As You Earn), d’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB) et de droit du travail ; le volet fiscal est traité dans L’impôt sur le revenu des personnes physiques, la PAYE et les expatriés.

L’article 11 permet à un salarié de détenir des contrats avec plusieurs employeurs, à condition qu’ils ne se compromettent pas mutuellement. L’article 12 applique la loi sur le travail aux salariés étrangers, sauf disposition contraire d’un traité ratifié par le Rwanda ; le droit de travailler lui-même relève des lois sur l’immigration et de la Direction générale de l’immigration et de l’émigration (DGIE), comme l’explique Permis de travail et permis de séjour.

Durée déterminée ou indéterminée : les deux seules formes

L’article 11 de la loi sur le travail dispose qu’un contrat de travail peut être à durée déterminée ou à durée indéterminée. Il n’existe pas de troisième catégorie légale : un contrat conclu pour l’exécution d’une tâche définie est, en droit, un contrat à durée déterminée dont le terme est fixé par référence à la tâche, et il devrait indiquer une date de fin ou un événement de fin objectivement identifiable. La FAQ Be Rwanda Wise sur le contenu des contrats a présenté les contrats à la tâche comme une catégorie distincte ; ce n’est pas exact au regard de la loi actuelle.

Un contrat à durée déterminée prend fin automatiquement à l’expiration de son terme (article 28). Il peut prendre fin plus tôt d’un commun accord, et la partie qui souhaite y mettre fin prématurément de sa propre initiative doit avoir des motifs légitimes. Lorsque le terme expire et que le salarié continue de travailler sans renouvellement écrit, l’article 28 prévoit que le salarié est payé pour les jours effectivement travaillés, ce qui laisse les deux parties dans l’incertitude quant au préavis, aux congés et aux indemnités de fin de contrat ; renouvelez par écrit avant l’expiration. La loi sur le travail elle-même ne fixe ni durée maximale pour un contrat à durée déterminée ni limite au nombre de renouvellements, mais des renouvellements courts répétés pour un poste permanent ouvrent la voie à l’argument selon lequel la relation réelle est à durée indéterminée et que le non-renouvellement est un licenciement exigeant des motifs légitimes.

Un contrat à durée indéterminée ne peut être rompu que pour des motifs légitimes et avec le préavis et la procédure qu’exige la loi sur le travail (articles 24 à 27). Les délais de préavis, la faute grave, les indemnités de fin de contrat et les dommages-intérêts pour licenciement abusif figurent dans Rupture du contrat, indemnités et licenciement économique.

Écrit ou non écrit, et dans quelle langue

Un contrat de travail rwandais peut être écrit ou non écrit, et son existence peut être prouvée par tous moyens (article 11). Mais un contrat non écrit ne peut dépasser 90 jours consécutifs : tout engagement destiné à durer plus longtemps doit donc être mis par écrit. Un salarié étranger travaillant au Rwanda doit toujours recevoir un contrat écrit (article 12), et la DGIE exigera en tout état de cause le contrat signé avec la demande de permis. L’article 39 cite parmi les principales obligations de l’employeur la remise au salarié d’un contrat de travail et de sa copie, le paiement à temps du salaire convenu, l’affiliation du salarié à l’organisme de sécurité sociale et la notification à l’inspecteur du travail de tout accident du travail ou décès.

L’article 4 de l’arrêté ministériel n° 007/19.20 exige que le contrat soit rédigé dans l’une des langues officielles que comprennent à la fois le salarié et l’employeur. S’ils n’ont pas de langue commune, le contrat est rédigé en deux langues, chacune comprise par l’un d’eux. Une société à capitaux étrangers dont les dirigeants travaillent en anglais et dont le personnel travaille en kinyarwanda devrait donc s’attendre à établir des contrats bilingues, et ne devrait indiquer quelle version prévaut que dans la mesure où cela ne prive pas le salarié d’un texte qu’il comprend.

Les minimums légaux priment sur les clauses contractuelles moins favorables : un contrat de travail, le règlement intérieur de l’entreprise et toute convention collective peuvent améliorer la loi sur le travail, mais non réduire ses protections. Les contrats conclus avant l’entrée en vigueur de la loi sur le travail en 2018 sont restés valables, mais l’article 123 imposait de mettre en conformité toute clause contraire dans un délai de douze mois ; un ancien modèle de groupe jamais mis à jour peut encore comporter des clauses que la loi a écartées.

La période d’essai

L’article 13 de la loi sur le travail plafonne la période d’essai à trois mois. Après une évaluation écrite des performances du salarié, qui lui est notifiée, l’employeur peut, pour des motifs valables tenant à la nature du travail, aux performances ou au comportement du salarié, décider que celui-ci recommence la période d’essai pour une nouvelle durée de trois mois au plus. La durée totale maximale est donc de six mois, et seulement lorsque la prolongation repose sur une évaluation documentée et notifiée. Une clause contractuelle prévoyant d’emblée une période d’essai de six mois ne satisfait pas à l’article 13.

Si la période d’essai est concluante, l’employeur confirme immédiatement l’emploi par écrit. Si l’évaluation écrite et notifiée montre que le salarié n’est pas compétent, l’employeur peut rompre le contrat sans préavis, en ne payant que le salaire du travail effectué ; aucune indemnité de fin de contrat n’est due. La garantie est procédurale : sans évaluation écrite notifiée au salarié, une rupture pendant la période d’essai s’expose à une contestation pour licenciement abusif. L’article 24 ajoute qu’aucun préavis ne peut être donné pendant la période d’essai : un employeur ne peut donc pas notifier un préavis ordinaire destiné à courir pendant la période d’essai.

Un salarié réembauché par le même employeur pour le même poste n’est pas soumis à une nouvelle période d’essai. Le congé annuel commence à s’acquérir dès le premier jour, et l’article 46 compte la période d’essai dans les douze mois de service à l’issue desquels une nouvelle recrue peut prendre son congé annuel (Durée du travail, congés et jours fériés).

Modifier le contrat : modification, mutation et changement de propriétaire

Chaque partie peut proposer une modification du contrat, mais une modification ne prend effet que d’un commun accord (article 14). L’article 17 impose au salarié d’occuper le poste pour lequel il a postulé, mais permet à l’employeur, dans l’intérêt de l’entreprise, de l’affecter à un autre poste de même niveau sans réduction du salaire ou des avantages ; une affectation à un niveau ou à une rémunération inférieurs exige le consentement du salarié. Un contrat ne peut être transféré à un autre employeur sans le consentement du salarié (article 16), ce qui importe pour les mobilités intragroupe et l’externalisation.

Lorsque la forme juridique de l’employeur change, par exemple lors d’une fusion, de la transformation d’une succursale en filiale ou de la cession du fonds, l’article 15 prévoit que les contrats de travail en cours restent valables entre le nouvel employeur et les salariés en place, et ne peuvent être rompus que dans les conditions de la loi sur le travail. L’acquéreur d’une entreprise rwandaise hérite donc de son personnel et de l’ancienneté acquise ; voir L’acquisition d’une société rwandaise. Lorsqu’un employeur sous-traite une partie de son activité, l’article 23 exige que le contrat de sous-traitance garantisse le paiement des salaires et des cotisations de sécurité sociale des salariés du sous-traitant.

La suspension et la discipline

L’article 18 énumère les motifs pour lesquels un contrat est suspendu plutôt que rompu : une grève ou un lock-out licites ; une mise à pied disciplinaire de huit jours ouvrables au plus ; l’emprisonnement ou la détention provisoire du salarié pendant six mois au plus ; la suspension des activités de l’entreprise pour difficultés économiques ou techniques ou pour force majeure ; et la suspension pour enquête administrative. Le contrat, le règlement intérieur et une convention collective peuvent ajouter d’autres motifs.

Pendant une enquête administrative pouvant aboutir à une sanction, l’employeur peut suspendre le salarié par écrit pendant 30 jours au plus sans salaire, mais le salaire est calculé et retenu ; si l’innocence du salarié est établie, l’employeur le réintègre et lui verse le salaire retenu (article 20). Pour des raisons économiques ou techniques, un salarié peut être mis en chômage technique pendant 90 jours au plus au total sur une même année ; à l’expiration de cette période, le salarié est considéré comme licencié et perçoit les indemnités de fin de contrat (article 21).

L’article 42 fixe l’échelle des sanctions disciplinaires, sous réserve de dispositions plus favorables d’une convention collective, du règlement intérieur ou du contrat : l’avertissement oral, le blâme écrit, la mise à pied temporaire sans salaire de huit jours ouvrables au plus, et le licenciement. Un employeur ne peut créer d’autres sanctions, comme des amendes ou une rétrogradation, par contrat. Les actes constitutifs de faute grave sont énumérés par un arrêté ministériel et traités dans Rupture du contrat, indemnités et licenciement économique ; le règlement intérieur que doit adopter toute entreprise de cinq salariés ou plus est traité dans Règlement intérieur, syndicats et conflits du travail.

Apprentis, stagiaires et salariés détachés

La loi sur le travail reconnaît deux contrats de formation. Le contrat d’apprentissage est celui par lequel le chef d’une entreprise enseigne à une personne des compétences professionnelles, ou les fait enseigner par d’autres, pendant une durée déterminée convenue, et délivre un certificat d’apprentissage (article 35). Le contrat de stage permet à une personne d’acquérir une expérience professionnelle pour mettre en pratique des compétences acquises dans l’enseignement formel (article 36). L’article 37 renvoie leur nature à un arrêté ministériel. Un stage qui est en substance un emploi subalterne, avec une production attendue et sans contenu de formation, risque d’être traité comme un contrat de travail.

Le personnel étranger détaché par une société du groupe reste soumis à la loi sur le travail pendant qu’il travaille au Rwanda, a besoin d’un permis et doit avoir un contrat écrit comportant les obligations de renforcement des capacités qu’exige l’arrêté de 2023 sur l’emploi des étrangers. En matière de pension, un détachement de douze mois au plus maintient le salarié dans le régime de son pays d’origine en vertu de l’article 4 de la loi n° 05/2015 du 30/03/2015 portant organisation des régimes de pension, sous réserve de tout traité ; les détachements plus longs font entrer le salarié dans le régime de la RSSB (Sécurité sociale : les cotisations à la RSSB).

Remettre un contrat conforme à une nouvelle recrue

1. Choisir la formeChoisissez entre un contrat à durée déterminée et un contrat à durée indéterminée. Tout engagement destiné à durer plus de 90 jours consécutifs, et tout contrat avec un salarié étranger, doit être écrit (articles 11 et 12).
2. Rédiger les 17 mentions essentiellesCouvrez chaque mention de l’article 2 de l’arrêté ministériel n° 007/19.20, plus les quatre mentions supplémentaires de l’article 3 si le salarié doit travailler à l’étranger. Alignez la durée du travail, les heures supplémentaires et la rémunération sur l’arrêté de 2023 relatif à la durée du travail.
3. Fixer correctement la période d’essaiPrévoyez trois mois au plus, avec une évaluation écrite avant leur expiration ; une prolongation de trois mois au plus doit faire suite à une évaluation écrite notifiée au salarié.
4. Choisir la langueRédigez dans une langue officielle que comprennent les deux parties, ou en deux langues si elles n’en partagent aucune (article 4 de l’arrêté).
5. Signer et remettre une copieRemettez au salarié le contrat signé et une copie (article 39) et conservez l’original dans le dossier du personnel.
6. Immatriculer le salariéImmatriculez le salarié à la RSSB dans les sept jours ouvrables suivant l’embauche et incluez-le dans la prochaine déclaration de PAYE à l’Office rwandais des recettes (RRA).
7. Recrues étrangères : d’abord le permisObtenez le permis de travail ou de séjour de la DGIE avant que le salarié commence à travailler ; la demande doit être présentée dans les 15 jours ouvrables suivant l’entrée ou la signature du contrat au Rwanda.