Durée du travail, congés et jours fériés : la semaine de 40 heures, les pauses et les heures supplémentaires selon l’arrêté de 2023, le congé annuel, les congés de maternité, de paternité, de maladie et de circonstance, et les quinze jours fériés du Rwanda

Où se trouvent désormais les règles sur la durée du travail

Jusqu’en 2023, l’article 43 de la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda fixait un maximum de 45 heures par semaine. L’article 2 de la loi n° 027/2023 du 18/05/2023 l’a remplacé par une disposition selon laquelle un arrêté du ministre ayant le travail dans ses attributions détermine la durée du travail, la pause quotidienne et le repos hebdomadaire, et a abrogé l’article distinct relatif au repos hebdomadaire. Cet arrêté est l’arrêté ministériel n° 01/MIFOTRA/23 du 13/06/2023 relatif à la durée du travail et aux agents publics régis par des contrats de travail, publié le 13 juin 2023, dont les chapitres II et III relatifs à la durée du travail dans les secteurs public et privé ont pris effet rétroactivement au 1er janvier 2023. Il a abrogé l’arrêté ministériel n° 01/MIFOTRA/22 et l’arrêté ministériel n° 005/19.20 du 17/03/2020. Le chapitre III, articles 10 à 18, régit le secteur privé.

Plusieurs guides commerciaux de portage salarial citent encore une semaine de 45 heures. Ce chiffre est dépassé : pour les employeurs privés, la semaine normale est de 40 heures depuis le 1er janvier 2023, et les horaires, rotations d’équipes et budgets d’heures supplémentaires fondés sur 45 heures génèrent cinq heures supplémentaires par semaine et par salarié.

La semaine de 40 heures, les pauses et le repos

En vertu de l’article 10 de l’arrêté de 2023, l’employeur fixe l’horaire quotidien de travail et de pause, mais la durée hebdomadaire du travail d’un salarié est de 40 heures, des heures supplémentaires étant possibles dans les conditions de l’arrêté. L’article 10 donne aussi au salarié droit à une « heure de travail flexible » lorsque le travail dans l’entreprise commence avant 9 h 00. L’article 2 définit l’heure de travail flexible comme une heure pendant laquelle le salarié peut organiser son travail de manière à s’occuper d’affaires personnelles ou familiales, n’est pas tenu d’être à son poste et peut travailler à distance ou se présenter à son poste en cas d’urgence. L’arrêté ne précise pas combien de ces heures sont dues : les employeurs dont l’horaire commence tôt devraient donc traiter expressément la question dans leur règlement intérieur.

L’article 12 donne à chaque salarié du secteur privé droit à une pause quotidienne d’une heure, fixée par l’employeur, et à un repos hebdomadaire d’au moins 24 heures, qui n’est pas compté dans les 40 heures. Les entreprises assurant des services essentiels, c’est-à-dire ceux dont l’interruption peut nuire à la santé, au bien-être ou à la sécurité de la population, doivent les maintenir sans interruption et organiser la rotation des salariés concernés (article 11). L’article 13 prévoit que les heures travaillées le jour, la nuit, un jour férié officiel ou le week-end sont identiques et rémunérées de la même manière : l’arrêté ne prévoit aucune majoration pour le travail de nuit, du week-end ou des jours fériés, bien qu’un contrat, le règlement intérieur ou une convention collective puissent en prévoir une.

Les heures supplémentaires et les heures perdues

Un salarié peut effectuer des heures supplémentaires à la demande de l’employeur lorsque le travail est urgent, exceptionnel, saisonnier, effectué pour préserver ou accroître la productivité, ou de nature particulière (article 14). Les heures supplémentaires sont les heures travaillées au-delà de 40 par semaine ou, lorsque le règlement intérieur ou le contrat fixent une durée inférieure, au-delà de ce chiffre inférieur (article 15). L’employeur doit enregistrer les heures et jours supplémentaires dans un registre ou par voie électronique, et le salarié confirme l’enregistrement par sa signature, son empreinte digitale ou un autre moyen électronique choisi par l’employeur.

La forme principale de compensation est un repos égal aux heures supplémentaires, accordé dans les 30 jours suivant le jour où elles ont été effectuées. Les heures pour lesquelles le repos compensateur n’est pas accordé dans ce délai sont payées le mois suivant et doivent figurer sur le bulletin de paie (article 17). Le paiement se fait au salaire horaire moyen, que l’article 18 définit comme le salaire brut du salarié calculé sur la base de la durée du travail fixée par l’arrêté, ou de la durée inférieure convenue au contrat ; lorsque le contrat fixe un taux horaire pour les heures supplémentaires, ce taux s’applique. L’article 16 traite du cas inverse : lorsque le travail est interrompu par un accident, une coupure de courant, les intempéries, une catastrophe, une pénurie de matériaux ou un cas de force majeure, le salaire n’est pas réduit, et les heures perdues peuvent être récupérées par des heures supplémentaires dans les 30 jours, sauf si l’employeur n’a pas permis au salarié de quitter le lieu de travail pendant l’interruption.

Congé annuel

L’article 46 de la loi sur le travail donne à tout salarié 1,5 jour ouvrable de congé annuel payé par mois de travail, ou deux jours ouvrables par mois pour les salariés âgés de 16 et 17 ans, sauf contrat plus favorable. Le salarié obtient un jour ouvrable supplémentaire par an par tranche de trois ans de service dans la même entreprise, mais le congé annuel payé ne peut jamais dépasser 21 jours ouvrables. Une nouvelle recrue peut prendre son congé annuel après douze mois de service, période d’essai comprise. Les jours fériés tombant pendant une période de congé ne sont pas décomptés comme jours de congé, et le salarié conserve tous ses droits contractuels pendant son congé.

L’employeur établit le calendrier des congés en tenant compte des souhaits du salarié et des besoins de l’entreprise ; le salarié demande son congé par écrit et l’employeur répond par écrit. Une fois approuvé, le calendrier ne peut être avancé ou reporté par l’employeur de plus de trois mois sans accord, et le congé peut être fractionné en deux périodes (article 47). Un employeur peut rappeler par écrit un salarié en congé pour des raisons de service ; le reste du congé est repris dans les six mois (article 48). Lorsque le congé annuel coïncide avec un congé de maladie, de maternité ou un autre congé légal, le congé annuel est suspendu et reprend ensuite (article 62).

Le congé annuel ne peut être converti en espèces pendant la durée de l’emploi (article 46). Lorsqu’un contrat prend fin ou expire avant que le congé ait été pris, l’article 49 impose une indemnité compensatrice, y compris pour les salariés ayant moins de douze mois d’ancienneté. Le droit de demander un congé expire deux ans après son échéance (article 50) : les politiques de report ne devraient donc pas permettre l’accumulation de congés au-delà de ce terme.

Le congé de maternité, le congé de paternité et la protection de la grossesse

La loi n° 027/2023 a remplacé les dispositions de la loi sur le travail relatives à la maternité par un renvoi à un arrêté ministériel pour fixer le congé, et l’article 54 de l’arrêté ministériel n° 02/MIFOTRA/23 du 01/08/2023 donne désormais à la salariée qui accouche un congé de maternité de 14 semaines consécutives, y compris les semaines prises avant l’accouchement, plus un mois payé supplémentaire au maximum lorsqu’un médecin agréé atteste des complications pour la mère ou l’enfant. Une mortinaissance à partir de la 20e semaine de grossesse donne droit à huit semaines de congé ; la mère dont l’enfant décède après la naissance conserve le reste de son congé de maternité ; une fausse couche avant la 20e semaine est traitée comme un congé de maladie ; et après une naissance prématurée, la mère bénéficie d’un congé jusqu’au terme normal de neuf mois, puis des 14 semaines complètes (articles 55 à 57).

Le coût est partagé en vertu de la loi n° 003/2016 du 30/03/2016 portant création et organisation du régime des prestations de congé de maternité, telle que modifiée par la loi n° 049/2024 du 04/06/2024, qui a pris effet au 2 août 2023. L’employeur verse à la salariée son salaire pendant les 14 semaines, et l’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB) rembourse à l’employeur huit semaines, comptées à partir de la septième semaine ; l’employeur en supporte six. La RSSB finance aussi le mois supplémentaire en cas de complications attestées. Pour être remboursé, l’employeur doit avoir accordé le congé, versé les prestations et déposé une demande de remboursement auprès de la RSSB dans les six mois suivant la fin du congé (article 13 de la loi n° 003/2016 telle que modifiée). La prestation est calculée sur le salaire déclaré divisé par 30 et ne peut dépasser le salaire déclaré pendant le congé : un employeur qui sous-déclare les salaires à la RSSB récupère donc moins.

Un salarié a droit à sept jours calendaires de congé de paternité à la naissance de son enfant, plus cinq jours ouvrables en cas de complications médicalement attestées (article 58 de l’arrêté de 2023). Plusieurs guides commerciaux citent encore quatre jours ; ce chiffre est dépassé. La protection accompagne le congé : l’article 24 bis de la loi sur le travail, inséré en 2023, interdit de rompre un contrat en raison de la grossesse ; l’article 24 interdit la rupture pendant que le salarié est en congé ; l’article 61 impose que la mère retrouve le même poste et interdit qu’un préavis de licenciement coure pendant le congé de maternité ; et l’article 59 accorde une pause d’allaitement payée d’une heure par jour pendant douze mois après son retour.

Le congé de maladie, le congé de circonstance et l’absence autorisée

L’article 54 de la loi sur le travail oblige l’employeur à accorder un congé de maladie de courte durée payé de 15 jours au plus sur présentation d’un certificat d’un médecin agréé. Au-delà de 15 jours, et lorsqu’un comité de trois médecins agréés atteste la maladie, le salarié a droit à un congé de maladie de longue durée de six mois au plus : salaire intégral pendant les trois premiers mois, puis trois mois supplémentaires de suspension sans salaire. Si le salarié est toujours malade à la fin de cette suspension, l’employeur peut rompre le contrat conformément à la loi sur le travail (article 55), et les indemnités de fin de contrat de l’article 31 sont alors dues ; voir Rupture du contrat, indemnités et licenciement économique. Les accidents du travail et les maladies professionnelles sont couverts séparément par le régime des risques professionnels de la RSSB (Sécurité sociale : les cotisations à la RSSB).

Le congé de circonstance est un congé payé pour des événements familiaux (article 51 de la loi sur le travail). L’article 59 de l’arrêté ministériel n° 02/MIFOTRA/23 fixe les jours indiqués dans le tableau ci-dessus. Il est accordé au moment de l’événement, ne peut être fractionné ni imputé sur le congé annuel (article 60), et doit être demandé par écrit à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles qui l’empêchent (article 61). Au-delà de ces droits, l’article 52 de la loi sur le travail permet à l’employeur d’accorder une absence autorisée pour des motifs dûment justifiés, selon des modalités que le règlement intérieur devrait préciser.

Jours fériés

L’article 53 de la loi sur le travail donne aux salariés droit aux jours fériés officiels à plein salaire, et renvoie leur liste à un arrêté présidentiel. L’article 27 de l’arrêté présidentiel n° 062/01 du 19/10/2022 relatif aux missions officielles, à la délégation de pouvoirs et aux jours fériés en énumère quinze. Les dates de l’Aïd el-Fitr et de l’Aïd al-Adha sont annoncées chaque année par la Communauté musulmane du Rwanda, et le jour de l’Umuganura, la fête nationale des récoltes, tombe le vendredi de la première semaine d’août.

En vertu de l’article 28 de l’arrêté présidentiel, un jour férié tombant un samedi ou un dimanche est reporté au jour ouvrable suivant, sauf le 7 avril, journée de commémoration du génocide perpétré contre les Tutsi en 1994, qui n’est jamais reporté. Si deux jours fériés consécutifs tombent un week-end, ils sont compensés par un jour ouvrable, et lorsque deux jours fériés coïncident, le jour ouvrable suivant devient férié. Un salarié qui travaille un jour férié a droit à un jour de repos équivalent dans les 30 jours (article 53 de la loi sur le travail) ; l’arrêté de 2023 rémunérant les heures des jours fériés au taux ordinaire, c’est le jour de repos compensateur, et non une majoration en espèces, qui constitue le remède légal.

Accorder le congé de maternité et récupérer huit semaines auprès de la RSSB

1. Vérifier que la salariée est déclaréeVérifiez que la salariée a été immatriculée à la RSSB et que les cotisations de maternité de 0,6 % ont été déclarées et versées chaque mois sur son salaire réel ; le remboursement est calculé sur le salaire déclaré.
2. Recevoir le certificat et convenir des datesConvenez de la date de début des 14 semaines consécutives, qui peuvent inclure des semaines avant l’accouchement, et consignez toute complication attestée prolongeant le congé d’un mois au plus.
3. Verser le salaire intégral pendant 14 semainesContinuez de verser le salaire par la paie pendant tout le congé, avec la PAYE et les cotisations habituelles ; ne notifiez aucun préavis de licenciement pendant le congé (articles 24 et 61 de la loi sur le travail).
4. Déposer la demande de remboursementDans les six mois suivant la fin du congé, déposez auprès de la RSSB la demande de remboursement des huit semaines comptées à partir de la septième semaine, et de tout mois supplémentaire pour complications (article 13 de la loi n° 003/2016 telle que modifiée).
5. Organiser le retourRéintégrez la salariée dans le même poste et prévoyez la pause d’allaitement payée d’une heure par jour pendant douze mois (articles 59 et 61).