Sécurité sociale : les cotisations à la RSSB : l’immatriculation dans les sept jours ouvrables, le taux de pension de 12 % passant à 20 % d’ici 2030, l’assiette de la pension après l’arrêté de 2024, les cotisations de maternité et de risques professionnels, le prélèvement de 0,5 % pour l’assurance maladie à base communautaire, la RAMA, Ejo Heza, les échéances et les pénalités

La RSSB et les régimes auxquels l’employeur doit adhérer

L’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB) gère les régimes obligatoires de sécurité sociale : le régime de pension, le régime des risques professionnels, le régime des prestations de congé de maternité et le régime médical RAMA. Il perçoit aussi les cotisations au régime d’assurance maladie à base communautaire et gère Ejo Heza, le régime volontaire d’épargne à long terme. L’article 39 de la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda cite parmi les principales obligations de l’employeur l’affiliation de chaque salarié à l’organisme de sécurité sociale et le paiement des cotisations le concernant, et l’article 19 rend l’employeur qui n’a pas cotisé pour un salarié redevable envers celui-ci, en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, de l’équivalent des prestations que la RSSB aurait versées, frais médicaux compris.

Les textes applicables sont la loi n° 05/2015 du 30/03/2015 portant organisation des régimes de pension, publiée au Journal officiel n° 20 du 18 mai 2015 ; l’arrêté présidentiel n° 086/01 du 12/12/2024 déterminant le taux de cotisation au régime de pension obligatoire ; l’arrêté ministériel n° 008/24/10/TC du 03/12/2024 déterminant les avantages compensatoires et la valeur en espèces des avantages en nature au titre du régime de pension obligatoire ; la loi n° 003/2016 du 30/03/2016 portant création et organisation du régime des prestations de congé de maternité, telle que modifiée par la loi n° 049/2024 du 04/06/2024 ; et l’arrêté du Premier ministre n° 001/03 du 16/02/2026 relatif aux cotisations au régime d’assurance maladie à base communautaire. L’arrêté présidentiel n° 002/01 du 05/02/2025 a augmenté les prestations de pension et de risques professionnels versées par la RSSB. Le coût global d’une paie, combinant ces cotisations avec la PAYE (Pay As You Earn), est détaillé dans Salaires, salaire minimum et paie.

Qui doit être couvert

L’article 4 de la loi n° 05/2015 applique le régime de pension obligatoire à tous les salariés régis par la loi sur le travail, quelle que soit leur nationalité, le type ou la durée de leur contrat ou le montant de leur salaire ; aux agents publics et aux personnes nommées à des fonctions politiques ; et aux salariés des organisations internationales, des organisations non gouvernementales nationales et internationales, des organisations confessionnelles et des ambassades accréditées au Rwanda. Il n’existe aucune exemption pour les expatriés, le personnel à temps partiel, le personnel à durée déterminée ou le personnel très bien rémunéré.

L’article 4 traite des détachements dans les deux sens. Les salariés d’une entreprise opérant au Rwanda détachés pour travailler pour la même entreprise dans un autre pays restent affiliés au régime rwandais si le détachement ne dépasse pas douze mois. Les salariés d’une entreprise opérant à l’étranger détachés auprès de la même entreprise au Rwanda restent affiliés au régime de leur pays d’origine si le détachement ne dépasse pas douze mois. Les deux règles s’appliquent sous réserve des conventions internationales ratifiées par le Rwanda. Un salarié détaché au Rwanda pour plus de douze mois, ou employé par une autre entité du groupe au Rwanda, devrait être immatriculé à la RSSB. En vertu de l’article 5, un ancien affilié peut continuer à cotiser volontairement, et les travailleurs indépendants de 50 ans au plus peuvent adhérer au régime obligatoire sur demande.

L’immatriculation et le cycle mensuel

En vertu de l’article 6 de la loi n° 05/2015, l’employeur doit s’immatriculer à la RSSB dans les sept jours ouvrables suivant l’embauche de son premier salarié, et doit immatriculer chaque nouveau salarié dans les sept jours ouvrables suivant la date d’embauche. La loi n° 049/2024 a reformulé la même obligation pour le régime de maternité : l’employeur s’immatricule dans les sept jours suivant l’embauche du premier salarié, et immatricule un nouveau salarié qui n’a pas de numéro d’immatriculation dans les sept jours ouvrables. En pratique, une nouvelle société s’immatricule une fois à la RSSB en tant qu’employeur, reçoit un numéro d’employeur et ajoute chaque salarié au fur et à mesure des embauches.

L’employeur perçoit à la fois sa propre part et celle du salarié, en retenant la part du salarié sur le salaire au moment du paiement ; le salarié ne peut s’opposer à la retenue, et tout contrat contraire à ces règles est nul (article 9). L’employeur qui omet de retenir lors du dernier paiement ne peut retenir l’arriéré sur un salaire ultérieur. Lorsqu’un salarié travaille pour deux employeurs ou plus, chacun retient au prorata du salaire qu’il verse. Les cotisations sont déclarées mensuellement, avec une liste des salariés et de leur rémunération, et versées mensuellement, dans chaque cas au plus tard le 15 du mois suivant celui auquel elles se rapportent (articles 10 et 11).

Le taux de pension : 12 % aujourd’hui, en hausse chaque mois de janvier de 2027 jusqu’à 20 % en 2030

L’article 8 de la loi n° 05/2015 prévoit que l’employeur et le salarié cotisent à parts égales au régime de pension et que le taux est fixé par arrêté présidentiel. Jusqu’à la fin de 2024, le taux était de 6 %, soit 3 % chacun, en vertu de l’arrêté présidentiel n° 009/01 du 10/05/2016, que l’arrêté de 2024 a abrogé. L’arrêté présidentiel n° 086/01 du 12/12/2024, publié le 13 décembre 2024, l’a doublé à 12 % à compter du 1er janvier 2025, l’a maintenu à 12 % pour 2026, et a prévu une hausse de deux points chaque 1er janvier à partir de 2027 jusqu’à atteindre 20 % en 2030. L’article 2 de l’arrêté permet de revoir le taux sur la base d’une étude actuarielle : les paliers ultérieurs ne sont donc pas assurés de rester inchangés. L’article 8 de la loi permet aussi un taux différencié pour les catégories de salariés exposés à des conditions de travail particulièrement pénibles.

Chaque palier ajoute un point de pourcentage à la part de l’employeur et à celle du salarié. Le budget d’un employeur pour 2027 devrait prévoir 7 % de l’assiette de la pension comme coût propre, et une baisse du salaire net du salarié d’un point de l’assiette, sauf augmentation du salaire brut. Les contrats qui promettent un salaire net fixe laissent l’employeur absorber la totalité de la hausse.

L’assiette de cotisation après l’arrêté de 2024

L’article 7 de la loi n° 05/2015 assoit la cotisation de pension sur le salaire brut, composé du salaire de base, des indemnités, primes et autres avantages accessoires, ainsi que de la valeur des avantages en nature. Les indemnités à caractère de remboursement et les prestations de retraite en sont exclues. L’arrêté ministériel n° 008/24/10/TC du 03/12/2024, qui a remplacé l’arrêté ministériel n° 002/16/10/TC du 19/04/2016, énumère les indemnités compensatoires exclues : frais de mission, frais de communication, allocations familiales, frais médicaux exposés, indemnités de vie chère, indemnités de représentation, indemnités de santé et de sécurité au travail, indemnités d’outillage, frais de repas et toute autre indemnité pouvant être considérée comme telle. L’indemnité de transport, que les employeurs traitaient souvent comme exclue, ne figure pas sur la liste, et la RSSB a confirmé qu’elle fait désormais partie de l’assiette, l’alignant sur l’assiette utilisée par la RRA pour la PAYE.

L’article 2 de l’arrêté de 2024 définit les avantages en nature soumis à cotisation comme les biens ou services fournis gratuitement ou à des conditions avantageuses pour l’usage personnel du salarié, cite le logement comme principal exemple, et les évalue à leur valeur d’acquisition ; les cotisations sur un avantage en nature sont retenues le mois au cours duquel le bien est fourni ou le service acquis. Cela diffère de la PAYE, qui évalue le logement à 20 % du revenu d’emploi en espèces : une maison louée par la société peut donc entrer dans l’assiette de la pension pour la totalité du loyer tout en étant imposée à la valeur de 20 %, ou comme des espèces si l’employeur paie directement le loyer. Les logiciels de paie devraient rattacher chaque élément de rémunération séparément à l’assiette de la PAYE et à celle de la pension.

Les pénalités, le recouvrement et pourquoi les arriérés ne se prescrivent jamais

L’employeur qui ne déclare pas ou ne paie pas les cotisations de pension à l’échéance encourt une pénalité administrative de 1,5 % par mois de retard sur les cotisations non déclarées ou non payées, non cumulative, calculée du lendemain de l’échéance à la date de déclaration ou de paiement, toute fraction de mois comptant comme un mois entier (article 12). La pénalité est payée avec la cotisation. L’employeur qui ne paie pas reste redevable des cotisations et des pénalités sans rien retenir sur le salaire du salarié, et l’obligation de payer les cotisations n’est soumise à aucune prescription légale (article 11). La loi n° 05/2015 prévoit aussi la réduction ou la remise des pénalités et le recouvrement forcé (articles 13 et 14).

Les arriérés de pension n’étant jamais prescrits, les cotisations impayées, y compris celles sur des indemnités traitées à tort comme exclues, sont un point classique de l’audit préalable d’une cible rwandaise (L’audit préalable au Rwanda). Pour la cotisation d’assurance maladie à base communautaire, l’article 13 de l’arrêté du Premier ministre n° 001/03 impose des intérêts simples de 2 % par mois sur les paiements tardifs, là encore les fractions de mois comptant comme des mois entiers, l’article 14 ajoute une amende administrative de 200 % des cotisations qu’un contrôle révèle comme insuffisamment payées, en plus du montant impayé, et l’article 15 permet un recours écrit devant le conseil d’administration de la RSSB dans les 30 jours suivant la notification d’une décision, le recours étant réputé accueilli si le conseil ne répond pas dans les 30 jours.

Les prestations de congé de maternité et les risques professionnels

La loi n° 003/2016 portant création et organisation du régime des prestations de congé de maternité fixe une cotisation de 0,6 % du salaire, soit 0,3 % à la charge de l’employeur et 0,3 % à la charge du salarié, versée au plus tard le 15 du mois suivant. L’employeur défaillant paie les cotisations sans les retenir sur le salarié. En contrepartie, la RSSB rembourse huit des quatorze semaines du congé de maternité et finance tout mois supplémentaire pour complications attestées, comme l’explique Durée du travail, congés et jours fériés ; le remboursement est calculé sur le salaire déclaré, de sorte qu’une sous-déclaration coûte à l’employeur au moment de la demande.

Le régime des risques professionnels est financé par une cotisation de 2 % du salaire payée par l’employeur seul, sans part salariale, selon les règles publiées par la RSSB ; l’instrument juridique fixant le taux n’a pas été identifié dans les textes officiels examinés pour ce guide. La RSSB indique qu’elle verse une indemnité journalière de 75 % du gain journalier moyen des trois mois précédents pendant l’incapacité temporaire, pendant 180 jours au plus, et une rente d’incapacité permanente de 85 % du gain mensuel moyen ; l’arrêté présidentiel n° 002/01 du 05/02/2025 a augmenté ces prestations. L’article 82 de la loi sur le travail impose à l’employeur de déclarer un accident du travail, une maladie professionnelle ou un décès à la RSSB et à l’inspection du travail du ressort, et la procédure de la RSSB utilise un formulaire de déclaration d’accident rempli par l’employeur. Un salarié ne peut être licencié en raison d’un accident du travail, sauf si un médecin agréé atteste qu’il est inapte à reprendre son poste (article 19).

La couverture santé : le prélèvement d’assurance maladie à base communautaire, la RAMA et l’assurance privée

Tout salarié d’un organe de l’État ou du secteur privé cotise à hauteur de 0,5 % du salaire net au régime d’assurance maladie à base communautaire (CBHI). L’employeur retient la cotisation, la déclare mensuellement avec une liste des salariés et de leur rémunération, et la verse au plus tard le 15 du mois suivant (article 5 de l’arrêté du Premier ministre n° 001/03 du 16/02/2026, publié le 23 février 2026, qui a abrogé l’arrêté du Premier ministre n° 105/03 du 30/09/2020). L’arrêté ne définit pas le salaire net : les employeurs devraient donc suivre le calcul de la RSSB. Le même arrêté impose des contributions distinctes aux assureurs maladie, aux assureurs automobiles, aux banques, aux sociétés de télécommunications et aux négociants en produits pétroliers, calculées sur leurs primes, leurs bénéfices ou leurs ventes.

Le régime médical RAMA est obligatoire pour les agents publics. Selon le livret du régime publié par la RSSB en 2018, les cotisations sont de 7,5 % à la charge de l’employeur et de 7,5 % à la charge du salarié sur le salaire de base, et un employeur privé d’au moins sept salariés peut y adhérer avec l’accord de la RSSB ; les règles médicales de la RSSB sont en cours de révision depuis 2025. Il n’existe pas d’obligation générale pour un employeur privé de fournir une assurance maladie à son personnel, contrairement à l’impression que donne la FAQ Be Rwanda Wise sur les cotisations ; la couverture médicale privée, lorsqu’elle est proposée, est un avantage contractuel dont le coût peut constituer un avantage imposable et faire partie de l’assiette de la pension. Ejo Heza, le régime volontaire d’épargne à long terme de la RSSB, est ouvert aux étrangers résidents comme aux Rwandais, et la loi n° 05/2015 permet aussi des régimes de pension complémentaires professionnels et personnels à titre volontaire.

Immatriculer un nouvel employeur et effectuer le premier mois RSSB

1. S’immatriculer comme employeurImmatriculez-vous à la RSSB dans les sept jours ouvrables suivant l’embauche du premier salarié, au moyen du formulaire prescrit par la RSSB ou de son service en ligne, et obtenez le numéro d’employeur.
2. Immatriculer chaque salariéImmatriculez chaque nouveau salarié qui n’a pas de numéro RSSB dans les sept jours ouvrables suivant la date de début ; enregistrez les numéros existants des salariés qui en ont déjà un.
3. Classer les éléments de rémunérationClassez chaque indemnité au regard de la liste des exclusions de l’arrêté ministériel n° 008/24/10/TC ; incluez l’indemnité de transport et le logement en nature à sa valeur d’acquisition.
4. Retenir au moment du paiementRetenez sur chaque paiement de salaire les cotisations du salarié de 6 % pour la pension, 0,3 % pour la maternité et 0,5 % pour la santé ; les arriérés ne peuvent être retenus ultérieurement.
5. Déclarer et payer au plus tard le 15Déposez la déclaration mensuelle avec la liste des salariés et de leur rémunération, et payez toutes les cotisations au plus tard le 15 du mois suivant.
6. Mettre à jour pour le 1er janvier 2027Passez le taux de pension à 7 % + 7 % pour la paie relative à janvier 2027 et aux mois suivants.