Liquidation, radiation et désinscription : fermer une société rwandaise solvable par liquidation volontaire en vertu de la loi n° 075/2021 ou par radiation du registre en vertu de la loi sur les sociétés, les devoirs et délais du liquidateur, la radiation d’office par le Registrar General, la dévolution à l’État et la réinscription, la radiation fiscale auprès de la RRA, le préavis au RDB, les salariés et le rapatriement de ce qui reste

Les voies de sortie, et la loi qui régit chacune

La fermeture d’une société rwandaise fait intervenir deux lois. La loi n° 075/2021 du 06/12/2021 relative à l’insolvabilité (Journal officiel n° spécial du 30/12/2021), en vigueur depuis le 30 décembre 2021, régit la liquidation des sociétés insolvables comme celle des sociétés qui ne le sont pas : son champ d’application comprend expressément « la liquidation volontaire d’une société et d’une société de personnes qui ne sont pas insolvables » (article 2(4)). La loi n° 007/2021 du 05/02/2021 régissant les sociétés, telle que modifiée par la loi n° 019/2023 du 30/03/2023, régit la radiation d’une société du registre des sociétés, les conséquences de la radiation et la réinscription (articles 208 et 280 à 289). Une liquidation amiable relève donc de la loi sur l’insolvabilité même si personne n’est insolvable, et s’achève en vertu de la loi sur les sociétés lorsque le Registrar General radie la société.

En pratique, il existe quatre voies. Une liquidation volontaire à l’initiative des actionnaires, dans laquelle les actionnaires désignent un praticien de l’insolvabilité agréé pour réaliser les actifs, payer les créanciers et distribuer le solde, convient à une société qui a des actifs, des contrats, des salariés ou des créanciers à traiter. Une radiation sur demande en vertu des articles 208 et 281, sans liquidateur, convient à une société qui a déjà cessé son activité, payé tout le monde et distribué ses actifs. Une radiation d’office par le Registrar General en vertu de l’article 281 frappe les sociétés qui cessent de déposer leurs déclarations, et constitue un risque plutôt qu’une méthode. Et une société qui ne peut pas payer ses dettes passe par les procédures d’insolvabilité décrites dans Insolvabilité et restructuration. Une société qui souhaite faire une pause plutôt que fermer peut s’enregistrer comme dormante par résolution spéciale et continuer à déposer ses déclarations annuelles (articles 263 à 268 ; Le calendrier de conformité après l’immatriculation).

Liquidation volontaire : nomination, avis et effets

La mise en liquidation d’une société est un pouvoir réservé aux actionnaires statuant par résolution spéciale (article 191(5) de la loi sur les sociétés), qui requiert 75 % des voix exprimées sauf si les statuts fixent une majorité plus élevée. En vertu de l’article 103 de la loi sur l’insolvabilité, un liquidateur est nommé par les actionnaires par résolution spéciale, par les administrateurs ou toute autre personne si les documents constitutifs l’exigent ou le permettent, ou par le tribunal, et la nomination n’a d’effet que si la personne y a consenti par écrit. Une société est mise en liquidation par la nomination d’un liquidateur, et la liquidation commence à la date de la nomination (article 102). Le liquidateur doit être un praticien de l’insolvabilité, et nul ne peut exercer cette fonction sans agrément (article 231) ; l’exercer sans qualification est une infraction punie de six mois à deux ans d’emprisonnement et d’une amende de 500 000 RWF à 2 000 000 RWF, ou de l’une de ces peines (article 263). Un créancier de la société ou d’une société liée, et toute personne qui a été actionnaire, administrateur ou commissaire aux comptes de la société ou d’une société liée au cours des deux années précédentes, ne peut en être le liquidateur (article 232) : le directeur financier du groupe ou le commissaire aux comptes de la société ne peut donc pas remplir ce rôle. Les créanciers peuvent demander au tribunal de remplacer le liquidateur nommé dans les 15 jours ouvrables pour des motifs raisonnables (article 103).

Dans les cinq jours ouvrables de son entrée en fonction, le liquidateur publie un avis de la liquidation indiquant la date d’ouverture, ses nom et prénoms et l’adresse de son bureau, et en remet une copie au Registrar General (article 106) ; dès lors, chaque facture, commande et lettre commerciale doit porter la mention « en liquidation » après le nom de la société. Les effets sont immédiats (article 107) : le liquidateur prend la garde et le contrôle des biens de la société ; les dirigeants restent en fonction mais perdent leurs pouvoirs, sauf dans la mesure permise par la loi ; aucune procédure d’exécution ou action en justice ne peut être engagée ou poursuivie contre la société sans le consentement écrit du liquidateur ou une décision de justice, bien qu’un créancier garanti puisse encore prendre possession de sa sûreté et la réaliser ; aucune action ne peut être cédée et les droits ou obligations d’aucun actionnaire ne peuvent être modifiés ; les actionnaires ne peuvent exercer leurs pouvoirs statutaires ; et les statuts ne peuvent être modifiés, si ce n’est que le liquidateur peut transférer le siège social. Les administrateurs actuels et anciens, le secrétaire et les salariés doivent révéler tous les biens de la société et les cessions effectuées hors du cours normal des affaires, et remettre les biens et les registres au liquidateur (article 117).

Conduire la liquidation : rapports, créances et répartition

Les devoirs du liquidateur sont de recouvrer, de réaliser et de répartir les actifs ou leur produit ; de prendre la garde de tous les actifs ; de tenir les fonds de la société séparés ; de tenir une comptabilité et des registres complets de la liquidation pendant au moins dix ans après sa clôture ; et d’en permettre la consultation par un comité de contrôle et, si le tribunal l’ordonne, par un créancier ou un actionnaire (article 113). Dans les 20 jours ouvrables de l’ouverture, le liquidateur adresse à chaque créancier et actionnaire connu un rapport sur la situation de la société, des propositions pour la conduite de la liquidation et la date estimée de son achèvement, avec un avis de leur droit d’exiger une assemblée des créanciers (article 110) ; dans les 20 jours ouvrables suivant chaque période de six mois, un rapport intermédiaire est adressé aux créanciers, aux actionnaires et au Registrar General (article 111). Deux créanciers ou actionnaires ou plus peuvent exiger une assemblée, convoquée avec un préavis d’au moins cinq jours ouvrables, notamment pour désigner un comité de contrôle d’au moins trois membres (articles 128 et 130). Le liquidateur peut renoncer aux biens onéreux, comme un bail déficitaire, le cocontractant devant alors produire comme créancier (article 116), et peut exiger de toute personne ayant connaissance des affaires de la société qu’elle fournisse des informations (article 115).

Les créances sont évaluées à la date d’ouverture et les intérêts postérieurs à l’ouverture ne sont pas admissibles (article 204) ; les dettes réciproques se compensent (article 206) ; et un créancier chirographaire peut produire sans formalité, sauf si le liquidateur exige une déclaration sous serment (article 207). Un créancier dont la créance est rejetée peut présenter une créance révisée dans les dix jours ouvrables et saisir le tribunal dans les 21 jours ouvrables de la réception des motifs écrits du liquidateur (article 209). Dans une liquidation d’une société solvable, tous les créanciers sont payés intégralement, mais l’ordre légal de l’article 212 régit toujours la séquence, en commençant par les frais de la liquidation et les honoraires du liquidateur. Le boni est ensuite réparti entre les actionnaires conformément aux documents constitutifs et aux lois applicables (article 213). Avant la clôture, le liquidateur adresse aux créanciers et aux actionnaires un rapport d’achèvement avec le rapport final et les comptes définitifs et un résumé des motifs pour lesquels ils peuvent s’opposer à la radiation de la société du registre (article 112). La liquidation est achevée lorsque le liquidateur remet au Registrar General un rapport final, des comptes définitifs et une déclaration selon laquelle tous les actifs connus ont fait l’objet d’une renonciation, ont été réalisés ou répartis, que tout le produit a été réparti et que la société est prête à être radiée ; le liquidateur cesse alors ses fonctions (article 109), et le Registrar General radie la société (article 281(5)).

Une liquidation amiable, dans l’ordre

1. Examen par le conseil et vérification de la solvabilitéConfirmez que la société peut payer intégralement toutes ses dettes ; à défaut, ce sont les procédures d’insolvabilité qui s’appliquent. Établissez un budget de fermeture couvrant les salariés, la fiscalité, les bailleurs et les contrats.
2. Informer le RDB s’il s’agit d’un investisseur enregistréInformez le RDB par écrit dans les 30 jours précédant la cessation des activités, en indiquant le changement (article 27 de la loi n° 006/2021) ; le RDB statue sur le certificat d’investissement en vertu de l’article 28.
3. Traiter la situation du personnelPour les licenciements pour motif économique, informez les représentants du personnel puis l’inspecteur du travail par écrit, donnez un préavis de 15 ou 30 jours selon l’ancienneté, versez des indemnités de fin de contrat d’au moins deux mois de salaire moyen dans les sept jours ouvrables (articles 21, 22, 24 et 31 de la loi sur le travail), et informez la DGIE lorsque le contrat d’un salarié étranger prend fin.
4. Adopter la résolution spécialeLes actionnaires décident de la liquidation et nomment un praticien de l’insolvabilité agréé qui y a consenti par écrit (article 191(5) de la loi sur les sociétés ; articles 102 et 103 de la loi sur l’insolvabilité).
5. Avis public dans les cinq jours ouvrablesLe liquidateur publie un avis et en remet une copie au Registrar General (article 106) ; la mention « en liquidation » figure sur tous les documents.
6. Rapport préliminaire dans les 20 jours ouvrablesAdressé à chaque créancier et actionnaire connu avec le droit de convoquer une assemblée des créanciers (article 110) ; des rapports intermédiaires suivent tous les six mois (article 111).
7. Réaliser les actifs et régler les créancesRecouvrez les créances, vendez les actifs, renoncez aux contrats onéreux, admettez ou rejetez les créances (articles 113, 116 et 204 à 209), payez les cotisations au RSSB et déposez les déclarations fiscales finales.
8. L’imposition de la répartitionTraitez le boni comme un dividende de la dernière période d’imposition (article 55 de la loi sur l’impôt sur le revenu), retenez l’impôt lorsqu’il est dû et obtenez de la RRA les attestations liées à la liquidation.
9. Répartir et rapatrierVersez le boni aux actionnaires conformément aux statuts (article 213) ; un actionnaire étranger peut le rapatrier en vertu de l’article 12 du Code des investissements avec la documentation bancaire justifiant l’origine des fonds.
10. Rapport final et radiationRemettez le rapport final, les comptes définitifs et la déclaration au Registrar General (article 109) ; la société est radiée (article 281(5)) et radiée fiscalement sur le portail E-tax de la RRA.

La radiation du registre sans liquidateur

Une société qui a déjà mis fin à son activité peut se dispenser de la liquidation. L’article 191(6) réserve aux actionnaires, statuant par résolution spéciale, le pouvoir de demander la radiation de la société du registre lorsqu’elle est solvable, et l’article 208 pose deux motifs alternatifs : la société a cessé son activité, a intégralement acquitté ses dettes envers tous ses créanciers connus et a réparti son boni conformément à ses documents constitutifs ou à la loi sur l’insolvabilité ; ou la société n’a pas d’actifs excédentaires après avoir payé ses dettes en tout ou en partie et aucun créancier n’a demandé au tribunal de la mettre en liquidation. La demande est présentée selon le formulaire approuvé par le Registrar General, par un actionnaire autorisé par résolution spéciale ou par le conseil si les statuts le permettent (article 281(3)), et doit être accompagnée d’un avis écrit de la Rwanda Revenue Authority indiquant qu’elle ne s’oppose pas à la radiation (article 281). La page en ligne du RDB consacrée à la radiation des sociétés était indisponible lors de sa consultation pour ce guide : les pièces justificatives qu’exige actuellement l’ORG, au-delà de la résolution spéciale et de la non-objection de la RRA, et toute redevance, devraient donc être confirmées auprès de l’Office du Registrar General (ORG) avant le dépôt ; un quitus fiscal récent est aussi couramment fourni.

Le Registrar General ne radie pas la société immédiatement. En vertu de l’article 282, un avis de la radiation envisagée est adressé à la société, à chaque créancier garanti titulaire d’un droit inscrit sur ses biens et à la RRA, et un avis public est publié dans les 30 jours, indiquant les motifs et une date limite pour les oppositions d’au moins 20 jours ouvrables après l’avis. Toute personne peut s’y opposer au motif que la société exerce encore une activité, est partie à une procédure judiciaire, est sous administration judiciaire ou en liquidation, doit à l’opposant une créance non acquittée, dispose d’un droit d’action que l’opposant souhaite exercer, ou que la radiation ne serait pas juste et équitable (article 283). Une opposition fondée sur les trois premiers motifs arrête la radiation, sauf si elle est retirée, inexacte ou vexatoire ; pour les autres, l’opposant doit justifier dans les 30 jours qu’il a demandé au tribunal la liquidation ou une décision interdisant la radiation, faute de quoi le Registrar General poursuit (articles 284 et 285). Le second motif de l’article 208, la radiation sans boni après paiement des dettes « en tout ou en partie », n’est pas un moyen d’échapper aux créanciers : un créancier impayé peut s’y opposer et demander la liquidation, et la responsabilité des administrateurs survit à la radiation.

La radiation d’office par le Registrar General, et ce qui suit la radiation

Le Registrar General radie aussi des sociétés de sa propre initiative lorsqu’il est convaincu qu’une société a cessé son activité sans raison valable de continuer à exister, n’a pas payé les redevances dues en vertu de la loi, ou n’a pas déposé sa déclaration annuelle (article 281(2)), après la même procédure d’avis. L’ampleur est considérable : l’examen de 2024 du Forum mondial de l’OCDE fait état de 7 810 sociétés radiées au 30 juin 2024, 5 622 sociétés inactives figurant encore au registre. La succursale d’une société étrangère est radiée lorsqu’elle ne répond pas dans les trois mois à une demande du Registrar General ou qu’elle notifie avoir cessé son activité au Rwanda (article 256), et lorsqu’une société étrangère est mise en liquidation ou dissoute dans son pays d’origine, son mandataire au Rwanda doit en informer le Registrar General (article 118 de la loi sur l’insolvabilité).

La radiation a trois conséquences que les investisseurs négligent souvent. Premièrement, la société cesse d’exister, mais la responsabilité de tout ancien administrateur ou actionnaire, ou de toute autre personne, pour des actes ou omissions antérieurs à la radiation subsiste et peut être mise en œuvre comme si la société n’avait pas été radiée (article 280) : les créances fiscales et sociales contre les administrateurs peuvent donc survivre. Deuxièmement, tout bien non réparti ou ne faisant pas l’objet d’une renonciation avant la radiation, y compris les biens détenus à bail et les autres droits dont la société était titulaire, est traité comme non réclamé et dévolu à l’État (article 286). Un compte bancaire oublié, un bail foncier ou un enregistrement de propriété intellectuelle au nom d’une société radiée passe à l’État ; le Registrar General peut renoncer aux biens onéreux, et une personne qui aurait eu droit au bien peut demander au tribunal qu’il lui soit attribué ou qu’elle soit indemnisée. Troisièmement, les registres de la société doivent être déposés auprès du Registrar General dans les 30 jours de la disparition de la société, par son secrétaire, ses administrateurs ou son liquidateur (article 111, tel que modifié).

La réinscription au registre

La radiation peut être annulée, dans certaines limites. En vertu de l’article 287 tel que modifié par la loi n° 019/2023, le Registrar General peut réinscrire une société, de sa propre initiative ou à la demande d’un actionnaire, d’un administrateur, d’un créancier ou d’un liquidateur qui paie la redevance prescrite, lorsqu’il est convaincu qu’après la radiation la société exerçait encore une activité ou qu’une autre raison justifiait qu’elle continue d’exister, qu’elle était partie à une procédure judiciaire, ou qu’elle faisait l’objet d’une procédure d’insolvabilité. Le demandeur paie un avis publié dans deux quotidiens à large diffusion, indiquant la société, le demandeur et les motifs, avec une date limite pour les oppositions d’au moins 30 jours après l’avis ; une opposition dans ce délai empêche la réinscription par le Registrar General. Avant de réinscrire la société, le Registrar General exige qu’elle remplisse les obligations qu’elle n’avait pas respectées avant la radiation.

Le tribunal peut aussi réinscrire une société en vertu de l’article 288 tel que modifié, à la demande d’un ancien actionnaire, administrateur, créancier, d’une partie à une procédure judiciaire, d’une personne titulaire d’une créance non acquittée, d’un liquidateur, du Registrar General ou de toute personne autorisée par le tribunal, pour des motifs plus larges, notamment lorsque c’est juste et équitable, et peut donner des instructions pour replacer la société autant que possible dans la situation où elle se serait trouvée si elle n’avait pas été radiée. Depuis la modification de 2023, aucune société ne peut être réinscrite une fois que dix ans se sont écoulés depuis sa radiation, ni par le Registrar General ni par le tribunal. La réinscription est la voie pour récupérer des biens dévolus à l’État, exercer une action au nom de la société ou se défendre dans une procédure, mais elle fait renaître l’obligation de déposer chaque déclaration et chaque déclaration annuelle omises.

Fiscalité, RDB, salariés et l’argent qui reste

Fiscalité. Les changements affectant l’immatriculation fiscale doivent être déclarés à la RRA dans les sept jours (article 11 de la loi n° 020/2023 du 31/03/2023 relative aux procédures fiscales). La radiation fiscale auprès de la RRA se demande sur le portail E-tax : le contribuable doit être à jour de toutes ses déclarations et de ses comptes, avec un solde nul, et l’entreprise doit avoir cessé toute activité ; pour une société dissoute par une autorité compétente, un certificat de liquidation est nécessaire, et la RRA indique que le certificat de liquidation devrait être délivré avant la radiation fiscale de la société. La réponse est immédiate, et la radiation prend effet à la délivrance de la lettre de radiation. Un contribuable ayant des arriérés qui choisit de poursuivre reçoit une lettre d’approbation de « semi-dormance » et ne reçoit la lettre de radiation complète qu’une fois les arriérés payés. La radiation peut être demandée impôt par impôt, par exemple en mettant fin à la TVA tandis que le PAYE se poursuit pendant la liquidation. Le quitus fiscal, qui coûte 5 000 RWF, est valable trois mois et est délivré en ligne une fois les arriérés réglés, est un document distinct souvent nécessaire pour la demande de radiation.

En vertu de l’article 55 de la loi n° 027/2022 du 20/10/2022 portant impôts sur le revenu, lors de la liquidation d’une entité commerciale, après le paiement des dettes et la « répartition des actions », le reliquat est considéré comme un dividende sur les actions de la dernière période d’imposition de l’existence de l’entité (Plus-values, impôts fonciers et autres impôts). Un paiement traité comme un dividende à un actionnaire non résident supporte une retenue à la source de 15 %, sauf réduction par une convention ou un taux du Code des investissements (Retenues à la source et conventions fiscales). La loi ne précise pas quelle part d’une répartition de liquidation constitue un remboursement de capital plutôt qu’un dividende réputé, et ce point devrait être convenu avec la RRA avant la répartition finale.

RDB et rapatriement. Un investisseur enregistré doit informer le RDB par écrit dans les 30 jours précédant la suspension ou la cessation de ses activités d’investissement, et toute personne intéressée affectée par la cessation peut aussi en informer le RDB (article 27 de la loi n° 006/2021 du 05/02/2021 relative à la promotion et à la facilitation des investissements). Le produit de la liquidation d’un investissement peut être transféré à l’étranger une fois les obligations fiscales remplies (article 12 ; FAQ 61), et la banque demandera des documents justifiant l’origine des fonds et la situation fiscale (Le rapatriement des bénéfices et du capital). Salariés et RSSB. La fermeture est une rupture pour motif économique : les représentants du personnel puis l’inspecteur du travail doivent être informés par écrit, un préavis donné, et les indemnités de fin de contrat versées dans les sept jours ouvrables (articles 21, 22 et 31 de la loi n° 66/2018 du 30/08/2018 portant réglementation du travail au Rwanda ; Rupture du contrat, indemnités et licenciement économique). Aucune procédure publiée du RSSB pour la clôture d’un compte employeur n’a été trouvée ; toutes les cotisations devraient être déclarées et payées jusqu’à la date de la dernière paie et la clôture confirmée par écrit auprès du Rwanda Social Security Board (RSSB).