Sucursales y oficinas de representación de sociedades extranjeras: requisitos, autorización, actividades permitidas, el representante jefe, fiscalidad, información periódica y cierre

Dos presencias comerciales, no sociedades

La oficina de representación (văn phòng đại diện) y la sucursal (chi nhánh) de un comerciante extranjero son unidades dependientes de la sociedad extranjera, autorizadas conforme a la Ley de Comercio n.º 36/2005/QH11 y al Decreto n.º 07/2016/ND-CP. Ninguna de ellas tiene personalidad jurídica: la matriz extranjera es la parte contratante y responde de todo lo que haga la unidad, y los bienes de la unidad son bienes de la matriz. Ninguna necesita un certificado de registro de inversión, porque ninguna ejecuta un proyecto de inversión, y ninguna está sujeta a la Ley de Empresas; se rigen por el régimen de presencia comercial del Ministerio de Industria y Comercio o, en el caso de los bancos, las aseguradoras, las sociedades de valores, los despachos de abogados, los centros educativos, los operadores turísticos y algunos otros ámbitos regulados, por el del regulador sectorial. Por eso pueden establecerse con rapidez y por eso sus actividades son limitadas.

Oficina de representación: requisitos y autorización

La matriz debe estar válidamente constituida y registrada en el extranjero y haber operado durante al menos un año desde su registro. La licencia la expide el Departamento provincial de Industria y Comercio, o la junta de gestión cuando la oficina se sitúa en un parque industrial, una zona franca de exportación, una zona de alta tecnología o una zona económica, en un plazo de siete días hábiles desde un expediente completo (más si debe consultarse al Ministerio de Industria y Comercio, como en el caso de actividades no cubiertas por los compromisos internacionales de Vietnam). La licencia se concede por un máximo de cinco años, sin superar la vigencia restante del propio registro de la matriz, y es renovable por el mismo período previa solicitud presentada al menos 30 días antes de su vencimiento. Un comerciante extranjero puede tener más de una oficina de representación en Vietnam, pero no más de una en la misma provincia. Tras la autorización, la oficina obtiene un número de identificación fiscal en la oficina tributaria local, abre una cuenta en divisas alimentada por la matriz y una cuenta en dongs para los gastos locales, encarga su sello (los sellos de las oficinas de representación todavía se registran ante la policía conforme a la normativa de sellos aplicable a las organizaciones que no son empresas), comunica a la autoridad laboral las contrataciones y se registra en la Seguridad Social de Vietnam para sus empleados vietnamitas.

Lo que puede y no puede hacer una oficina de representación

Conforme al artículo 18 de la Ley de Comercio, una oficina de representación puede funcionar como oficina de enlace; realizar estudios de mercado; promover las oportunidades de negocio y de inversión de la matriz; arrendar locales y comprar o arrendar el equipo que necesite; contratar personal vietnamita y extranjero; y abrir cuentas en divisas y en dongs para sus gastos de funcionamiento. No puede realizar en Vietnam actividades que generen beneficios de forma directa; emitir facturas ni cobrar por bienes o servicios; importar mercancías para su venta ni mantener existencias para la venta; prestar servicios a cambio de una remuneración; ni celebrar, modificar o completar contratos de la matriz, salvo que el representante jefe disponga de un poder válido de la matriz para un contrato concreto. Conforme al artículo 19, debe operar dentro del ámbito autorizado, pagar impuestos, cumplir la legislación laboral e informar anualmente. Una oficina que en la práctica negocia y cierra ventas, gestiona a cambio de una remuneración los precios o el servicio posventa de un distribuidor o mantiene un almacén crea un establecimiento permanente de la matriz a efectos fiscales conforme al Derecho interno y a la mayoría de los convenios fiscales de Vietnam, expone a la matriz a tributar por el impuesto sobre sociedades por sus rentas de fuente vietnamita e infringe la licencia; el Departamento de Industria y Comercio y la administración tributaria inspeccionan precisamente esto.

El representante jefe

El representante jefe (trưởng văn phòng đại diện) dirige la oficina en virtud de un poder de la matriz y puede ser de nacionalidad extranjera o vietnamita. El representante jefe extranjero necesita un permiso de trabajo o un certificado de exención y una tarjeta de residencia temporal, que se obtienen tras la expedición de la licencia; el representante jefe no puede ser al mismo tiempo director de una sucursal del mismo u otro comerciante extranjero en Vietnam, representante legal de la matriz ni representante legal de una sociedad vietnamita, y solo puede firmar un contrato en nombre de la matriz en virtud de un poder específico para ese contrato, que la oficina debe conservar. Si el representante jefe abandona Vietnam, debe autorizar por escrito a otra persona para dirigir la oficina, con el consentimiento de la matriz, y sigue siendo responsable; si la ausencia supera los 30 días sin autorización, o el representante jefe fallece, desaparece, es detenido o pierde la capacidad, la matriz debe nombrar un sustituto. Los cambios de representante jefe, denominación, domicilio o ámbito de actividad exigen la modificación de la licencia en un plazo de 60 días hábiles desde el cambio.

Situación fiscal de la oficina de representación

Una oficina de representación no tiene ingresos y no tributa por el impuesto sobre sociedades ni por el IVA, pero es empleadora y contribuyente en otros aspectos: se registra a efectos del impuesto sobre la renta de las personas físicas, retiene e ingresa mensual o trimestralmente el PIT sobre los salarios de su personal y presenta la liquidación anual; paga los seguros obligatorios sociales, de salud y de desempleo de los empleados vietnamitas y los seguros sociales y de salud de los empleados extranjeros con contratos de 12 meses o más; paga la cuota sindical del 2 %; y lleva la contabilidad de sus gastos, que se financian con remesas de la matriz no sujetas a tributación en Vietnam. El IVA de las compras de la oficina es un coste y no es recuperable. Cuando la matriz obtiene rentas de fuente vietnamita de clientes en Vietnam, las normas del impuesto sobre contratistas extranjeros se aplican a esos pagos con independencia de la existencia de la oficina (capítulo 3), y una inspección tributaria de la oficina comprobará si sus actividades excedieron de las de enlace. El personal extranjero de la oficina tributa como residente o no residente según las normas ordinarias (capítulo 4).

Sucursal de un comerciante extranjero

Una sucursal puede ejercer actividades y obtener ingresos en Vietnam, pero solo en los sectores que los compromisos internacionales de Vietnam han abierto a las sucursales, que fuera de la banca, los seguros, los valores y los servicios jurídicos son pocos, y en cada caso con la licencia del regulador sectorial. La licencia de sucursal comercial del Ministerio de Industria y Comercio conforme al Decreto n.º 07/2016/ND-CP exige que la matriz haya operado durante al menos cinco años y se expide en un plazo de siete días hábiles desde un expediente completo (más si se consulta al ministerio); tiene una vigencia de hasta cinco años y es renovable. La sucursal tiene un director de sucursal, lleva su propia contabilidad conforme a las Normas de Contabilidad de Vietnam, se audita, tributa por el impuesto sobre sociedades y el IVA por sus actividades en Vietnam, puede remitir a la matriz sus beneficios después de impuestos, contrata personal con contratos de trabajo vietnamitas y está sujeta a la jurisdicción de los tribunales vietnamitas, con la matriz respondiendo directamente de sus obligaciones. Debido a las restricciones sectoriales y a la exposición, las sociedades extranjeras ajenas a los sectores regulados constituyen en su lugar una filial vietnamita; dentro de esos sectores, la elección entre una sucursal y una filial constituida localmente suele venir impuesta por la normativa sectorial y por el tratamiento de capital y de supervisión que la matriz recibe en su país de origen.

Informe anual, renovación, modificación y cierre

Tanto la oficina de representación como la sucursal presentan ante la autoridad que otorgó la licencia un informe anual sobre sus actividades antes del 30 de enero de cada año, en el formulario oficial, e informan además cuando se les solicita. La licencia se renueva previa solicitud presentada al menos 30 días antes de su vencimiento, con los documentos actualizados de la matriz y un informe sobre las actividades de la oficina; las modificaciones (representante jefe, denominación, domicilio, ámbito de actividad, datos de la matriz) se registran en un plazo de 60 días hábiles desde el cambio. El cierre es voluntario por decisión de la matriz, obligatorio cuando la matriz deja de existir o la licencia vence sin renovarse, y por revocación cuando se opera fuera del ámbito autorizado o no se informa durante dos años consecutivos. El cierre exige liquidar los impuestos (liquidación del PIT y baja del número de identificación fiscal), el seguro social y los derechos de los empleados, saldar las deudas, devolver el sello y la licencia y publicar el cierre; la matriz sigue respondiendo de las obligaciones pendientes de la oficina. Un plazo realista es de dos a tres meses.