Chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty nước ngoài: điều kiện, cấp phép, phạm vi hoạt động, Trưởng văn phòng đại diện, thuế, báo cáo và chấm dứt hoạt động

Hai hình thức hiện diện thương mại, không phải công ty

Văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được cấp phép theo Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Cả hai đều không có tư cách pháp nhân: công ty mẹ nước ngoài là bên giao kết hợp đồng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị, và tài sản của đơn vị là tài sản của công ty mẹ. Cả hai đều không cần Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, vì không thực hiện dự án đầu tư, và đều không chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp; các đơn vị này thuộc cơ chế hiện diện thương mại do Bộ Công Thương quản lý, hoặc thuộc cơ quan quản lý chuyên ngành đối với ngân hàng, doanh nghiệp bảo hiểm, công ty chứng khoán, tổ chức hành nghề luật sư, cơ sở giáo dục, doanh nghiệp lữ hành và một số lĩnh vực có quản lý chuyên ngành khác. Đó là lý do chúng có thể được thành lập nhanh chóng và phạm vi hoạt động hẹp.

Văn phòng đại diện: điều kiện và cấp phép

Công ty mẹ phải được thành lập và đăng ký hợp pháp ở nước ngoài và đã hoạt động ít nhất một năm kể từ ngày đăng ký. Giấy phép do Sở Công Thương cấp tỉnh cấp, hoặc do Ban Quản lý cấp trong trường hợp văn phòng đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao hoặc khu kinh tế, trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (lâu hơn trong trường hợp phải lấy ý kiến Bộ Công Thương, như đối với hoạt động chưa được cam kết trong các điều ước quốc tế của Việt Nam). Giấy phép được cấp với thời hạn tối đa năm năm, không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, và được gia hạn với cùng thời hạn khi có đề nghị chậm nhất 30 ngày trước khi hết hạn. Thương nhân nước ngoài có thể có nhiều văn phòng đại diện tại Việt Nam nhưng không được có quá một văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh. Sau khi được cấp phép, văn phòng đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế địa phương, mở tài khoản ngoại tệ do công ty mẹ cấp vốn và tài khoản bằng đồng Việt Nam cho chi tiêu tại chỗ, khắc con dấu (con dấu của văn phòng đại diện vẫn phải đăng ký với cơ quan công an theo quy định về con dấu áp dụng đối với tổ chức không phải là doanh nghiệp), thông báo với cơ quan quản lý lao động khi tuyển dụng và đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam cho nhân viên Việt Nam.

Văn phòng đại diện được và không được làm gì

Theo Điều 18 Luật Thương mại, văn phòng đại diện được hoạt động với chức năng văn phòng liên lạc; tìm hiểu thị trường; xúc tiến cơ hội kinh doanh và đầu tư của công ty mẹ; thuê trụ sở, thuê hoặc mua các phương tiện, vật dụng cần thiết; tuyển dụng lao động Việt Nam và nước ngoài; và mở tài khoản bằng ngoại tệ và bằng đồng Việt Nam để chi tiêu cho hoạt động của mình. Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam; xuất hóa đơn hoặc nhận thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ; nhập khẩu hàng hóa để bán hoặc lưu kho hàng để bán; cung ứng dịch vụ có thu phí; hoặc giao kết, sửa đổi, bổ sung hợp đồng của công ty mẹ, trừ trường hợp Trưởng văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của công ty mẹ đối với một hợp đồng cụ thể. Theo Điều 19, văn phòng đại diện phải hoạt động đúng phạm vi được cấp phép, nộp thuế, tuân thủ pháp luật lao động và báo cáo hằng năm. Văn phòng mà trên thực chất đàm phán và chốt giao dịch bán hàng, quản lý giá bán của nhà phân phối hoặc dịch vụ hậu mãi có thu phí, hoặc có kho hàng sẽ tạo ra cơ sở thường trú của công ty mẹ cho mục đích thuế theo pháp luật trong nước và phần lớn các hiệp định tránh đánh thuế hai lần của Việt Nam, khiến thu nhập phát sinh tại Việt Nam của công ty mẹ phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, và vi phạm giấy phép; Sở Công Thương và cơ quan thuế kiểm tra chính xác những vấn đề này.

Trưởng văn phòng đại diện

Trưởng văn phòng đại diện điều hành văn phòng theo giấy ủy quyền của công ty mẹ và có thể là người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam. Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài cần có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú, được cấp sau khi có giấy phép thành lập văn phòng; Trưởng văn phòng đại diện không được đồng thời là người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ, hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty Việt Nam; và chỉ được ký kết hợp đồng nhân danh công ty mẹ theo giấy ủy quyền cụ thể cho hợp đồng đó, mà văn phòng phải lưu giữ. Nếu Trưởng văn phòng đại diện xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đó phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác điều hành văn phòng, với sự đồng ý của công ty mẹ, và vẫn phải chịu trách nhiệm; nếu vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc Trưởng văn phòng đại diện chết, mất tích, bị tạm giam hoặc mất năng lực hành vi dân sự, công ty mẹ phải bổ nhiệm người thay thế. Việc thay đổi Trưởng văn phòng đại diện, tên, địa chỉ hoặc phạm vi hoạt động phải được điều chỉnh giấy phép trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.

Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có doanh thu và không nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế GTGT, nhưng là người sử dụng lao động và người nộp thuế ở các khía cạnh khác: văn phòng đăng ký thuế thu nhập cá nhân, khấu trừ và nộp thuế TNCN trên tiền lương của nhân viên hằng tháng hoặc hằng quý và quyết toán hằng năm; đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc cho nhân viên Việt Nam và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên nước ngoài có hợp đồng từ 12 tháng trở lên; nộp kinh phí công đoàn 2%; và ghi sổ sách các khoản chi phí, được tài trợ bằng tiền chuyển từ công ty mẹ và không chịu thuế tại Việt Nam. Thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào của văn phòng là chi phí, không được khấu trừ, hoàn thuế. Trường hợp công ty mẹ có thu nhập phát sinh tại Việt Nam từ khách hàng tại Việt Nam, các quy định về thuế nhà thầu nước ngoài áp dụng đối với các khoản thanh toán đó bất kể có văn phòng hay không (Chương 3), và việc thanh tra, kiểm tra thuế đối với văn phòng sẽ xem xét liệu hoạt động của văn phòng có vượt quá chức năng liên lạc hay không. Nhân viên nước ngoài của văn phòng chịu thuế với tư cách cá nhân cư trú hoặc cá nhân không cư trú theo các quy định thông thường (Chương 4).

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài

Chi nhánh được kinh doanh và tạo ra thu nhập tại Việt Nam, nhưng chỉ trong các ngành mà cam kết điều ước quốc tế của Việt Nam đã mở cửa cho chi nhánh, mà ngoài ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán và dịch vụ pháp lý thì rất ít, và trong mỗi trường hợp đều theo giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành. Giấy phép thành lập chi nhánh thương mại do Bộ Công Thương cấp theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP đòi hỏi công ty mẹ đã hoạt động ít nhất năm năm và được cấp trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (lâu hơn nếu phải lấy ý kiến bộ, ngành); giấy phép có thời hạn tối đa năm năm và được gia hạn. Chi nhánh có người đứng đầu chi nhánh, lập sổ sách kế toán riêng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), được kiểm toán, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế GTGT đối với hoạt động tại Việt Nam, được chuyển lợi nhuận sau thuế cho công ty mẹ, tuyển dụng nhân viên theo hợp đồng lao động Việt Nam và chịu thẩm quyền của Tòa án Việt Nam, với công ty mẹ chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các nghĩa vụ của chi nhánh. Do các hạn chế về ngành và mức độ rủi ro, các công ty nước ngoài ngoài các ngành có quản lý chuyên ngành thành lập công ty con tại Việt Nam thay vì chi nhánh; trong các ngành đó, việc lựa chọn giữa chi nhánh và công ty con thành lập tại Việt Nam thường do luật chuyên ngành và cách xử lý về vốn và giám sát đối với công ty mẹ tại nước sở tại quyết định.

Báo cáo hằng năm, gia hạn, điều chỉnh và chấm dứt hoạt động

Cả văn phòng đại diện và chi nhánh đều nộp báo cáo hoạt động hằng năm cho cơ quan cấp phép trước ngày 30/01 hằng năm, theo mẫu quy định, và báo cáo bổ sung khi được yêu cầu. Giấy phép được gia hạn khi có đề nghị chậm nhất 30 ngày trước khi hết hạn, kèm tài liệu cập nhật của công ty mẹ và báo cáo hoạt động của văn phòng; các thay đổi (Trưởng văn phòng đại diện, tên, địa chỉ, phạm vi hoạt động, thông tin của công ty mẹ) được đăng ký điều chỉnh trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi. Việc chấm dứt hoạt động là tự nguyện theo quyết định của công ty mẹ, đương nhiên khi công ty mẹ chấm dứt tồn tại hoặc giấy phép hết hạn mà không được gia hạn, và bị thu hồi giấy phép khi hoạt động ngoài phạm vi được cấp phép hoặc không báo cáo trong hai năm liên tiếp. Việc chấm dứt hoạt động đòi hỏi phải hoàn thành nghĩa vụ thuế (quyết toán thuế TNCN và chấm dứt hiệu lực mã số thuế), bảo hiểm xã hội và quyền lợi của người lao động, thanh toán các khoản nợ, nộp lại con dấu và giấy phép, và công bố việc chấm dứt hoạt động; công ty mẹ vẫn chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ chưa được thanh toán của văn phòng. Thời gian thực tế là từ hai đến ba tháng.