Lịch tuân thủ sau khi được cấp phép: các hồ sơ, báo cáo, khoản phải nộp và thủ tục gia hạn mà công ty tại Việt Nam phải thực hiện, theo từng tháng

Cách tổ chức việc tuân thủ tại Việt Nam

Việt Nam không có báo cáo thường niên kiểu Companies House của Anh. Công ty tại Việt Nam báo cáo cho nhiều cơ quan theo chu kỳ riêng của từng cơ quan: cơ quan thuế (hằng tháng, hằng quý và hằng năm), Phòng Đăng ký kinh doanh (khi có thay đổi), cơ quan đăng ký đầu tư (hằng quý và hằng năm, đối với công ty có dự án), Bảo hiểm xã hội Việt Nam và cơ quan quản lý lao động (hằng tháng, sáu tháng và hằng năm), Ngân hàng Nhà nước (đối với khoản vay nước ngoài và tài khoản vốn), Cục Thống kê (báo cáo thống kê định kỳ) và các cơ quan quản lý chuyên ngành. Hầu hết hồ sơ đều được nộp điện tử và yêu cầu chữ ký số của công ty, vì vậy nhiệm vụ tuân thủ đầu tiên là duy trì hiệu lực của chứng thư số và các tài khoản trên cổng thông tin, và giao cho một người đang ở Việt Nam quản lý. Nhiệm vụ thứ hai là một lịch duy nhất, do một người phụ trách, hợp nhất tất cả các chu kỳ; bảng dưới đây là lịch đó cho công ty có năm tài chính theo năm dương lịch.

Kiểm toán và báo cáo tài chính năm

Mọi doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải được doanh nghiệp kiểm toán độc lập được cấp phép tại Việt Nam kiểm toán báo cáo tài chính năm, theo Luật Kiểm toán độc lập số 67/2011/QH12 và các nghị định hướng dẫn, được lập theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư số 200/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung), với IFRS được phép hoặc bắt buộc áp dụng đối với một số đơn vị lớn hơn theo lộ trình của Bộ Tài chính, và phải nộp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính cho cơ quan thuế, Cục Thống kê, Phòng Đăng ký kinh doanh và, đối với công ty có dự án, cơ quan cấp phép. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán là điều kiện để chuyển lợi nhuận ra nước ngoài: không có kiểm toán thì không được chuyển cổ tức ra nước ngoài. Công ty có thể chọn năm tài chính kết thúc vào ngày cuối cùng của một quý khác ngoài tháng 12, đăng ký với cơ quan thuế, khi đó các thời hạn hằng năm được dịch chuyển tương ứng. Sổ sách và chứng từ kế toán được lưu trữ trong mười năm, bằng tiếng Việt (trên thực tế, song ngữ được chấp nhận đối với tài liệu nội bộ), và kế toán trưởng, hoặc doanh nghiệp dịch vụ kế toán được thuê ngoài, phải đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn theo quy định.

Tổng quan về khai và nộp thuế

Tờ khai thuế GTGT và tờ khai khấu trừ thuế TNCN hằng tháng phải nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau, hoặc theo quý chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau nếu doanh thu năm trước không quá 50 tỷ đồng. Thuế TNDN được tạm nộp hằng quý chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu quý sau, không phải nộp tờ khai, và tổng bốn lần tạm nộp phải đạt ít nhất 80% số thuế phải nộp theo quyết toán, nếu không tiền chậm nộp sẽ được tính trên phần chênh lệch kể từ thời hạn nộp quý IV. Hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm, kèm báo cáo tài chính đã được kiểm toán (nếu bắt buộc) và thông tin về giao dịch liên kết, và hồ sơ quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm; cá nhân tự quyết toán thuế TNCN có thời hạn đến hết tháng thứ tư. Thuế nhà thầu nước ngoài được khai trong thời hạn mười ngày kể từ mỗi lần thanh toán, hoặc theo tháng nếu bên thanh toán đăng ký khai theo tháng. Lệ phí môn bài hằng năm đã được bãi bỏ từ năm 2026. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, giữ nguyên các thời hạn này và mức tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày; toàn bộ bức tranh về thuế được trình bày tại Chương 3.

Thay đổi, giấy phép và quy tắc mười ngày

Mọi thay đổi đối với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và về chủ sở hữu hưởng lợi, phải được đăng ký hoặc thông báo trong thời hạn mười ngày kể từ ngày quyết định, qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với xác thực điện tử. Thay đổi về dự án (vốn, mục tiêu, địa điểm, tiến độ, nhà đầu tư) đòi hỏi phải điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, thủ tục này nên được thực hiện trước khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp nếu cần cả hai, và việc thay đổi tỷ lệ sở hữu nước ngoài vượt ngưỡng đòi hỏi phải đăng ký theo Điều 21 trước cả hai thủ tục đó. Giấy phép chuyên ngành, giấy phép kinh doanh, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, giấy phép môi trường và văn bản về phòng cháy, chữa cháy đều có thời gian chuẩn bị gia hạn riêng, và lỗi tuân thủ phổ biến nhất tại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài là giấy phép hết hạn mà không ai ghi lại khi người đã xin giấy phép nghỉ việc. Một sổ theo dõi giấy phép ghi ngày hết hạn và thời gian chuẩn bị, được rà soát hằng quý, là biện pháp kiểm soát đơn giản nhất.

Lao động, bảo hiểm và Ngân hàng Nhà nước

Việc báo cáo lao động có chu kỳ riêng: khai trình sử dụng lao động lần đầu trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, báo cáo sáu tháng về tình hình thay đổi lao động chậm nhất vào ngày 05/6 và 05/12, đăng ký nội quy lao động khi công ty sử dụng từ mười người lao động trở lên, hồ sơ về giấy phép lao động và giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, và báo cáo hằng năm về an toàn, vệ sinh lao động và tai nạn lao động. Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu đăng ký khi ký hợp đồng lao động đầu tiên, đóng bảo hiểm hằng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng và thông báo về người lao động mới vào làm, nghỉ việc và thay đổi tiền lương. Khoản vay nước ngoài đã đăng ký được báo cáo trực tuyến cho Ngân hàng Nhà nước hằng quý và mỗi khi rút vốn, trả nợ ngoài kế hoạch đã đăng ký, và ngân hàng nơi mở tài khoản vốn đầu tư báo cáo các luồng tiền qua tài khoản này. Chi tiết về lao động được trình bày tại Chương 4 và chi tiết về ngân hàng tại Chương 6.

Chế tài và hậu quả

Hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế bị phạt tùy theo thời gian chậm theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP, lên đến 25 triệu đồng mỗi hồ sơ, và chậm nộp thuế phải chịu tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày; khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp bị phạt 20% số thuế thiếu. Chậm thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp bị phạt ở mức không cao nhưng để lại hồ sơ vi phạm. Không nộp báo cáo đầu tư bị phạt theo nghị định xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, và việc vi phạm kéo dài sẽ bất lợi cho công ty trong các hồ sơ đề nghị sau này. Chậm đóng bảo hiểm xã hội phải chịu tiền lãi theo mức lãi suất phạt theo Luật Bảo hiểm xã hội và, vượt quá ngưỡng nhất định, phải chịu trách nhiệm hình sự về hành vi trốn đóng. Hoạt động khi giấy phép đã hết hạn có thể dẫn đến việc bị đình chỉ hoạt động và, đối với thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài, không thể thông quan hàng nhập khẩu. Một lịch tuân thủ là biện pháp phòng ngừa ít tốn kém trước tất cả những rủi ro này.