Succursales et bureaux de représentation des sociétés étrangères : conditions, autorisation, activités permises, représentant en chef, fiscalité, rapports et fermeture

Deux formes de présence commerciale, non des sociétés

Un bureau de représentation (văn phòng đại diện, RO) et une succursale (chi nhánh) d’un commerçant étranger sont des unités dépendantes de la société étrangère, autorisées en vertu de la Loi sur le commerce n° 36/2005/QH11 et du décret n° 07/2016/ND-CP. Ni l’un ni l’autre n’a la personnalité morale : la société mère étrangère est la partie contractante et répond de tous les actes de l’unité, dont les actifs sont ceux de la société mère. Ni l’un ni l’autre n’a besoin d’un certificat d’enregistrement de l’investissement, puisqu’aucun ne réalise de projet d’investissement, et ni l’un ni l’autre n’est soumis à la Loi sur les entreprises ; ils relèvent du régime de présence commerciale du ministère de l’Industrie et du Commerce, ou du régulateur sectoriel pour les banques, les assureurs, les sociétés de valeurs mobilières, les cabinets d’avocats, les établissements d’enseignement, les opérateurs touristiques et quelques autres domaines réglementés. C’est pourquoi ils peuvent être établis rapidement et pourquoi leurs activités sont restreintes.

Le bureau de représentation : conditions et autorisation

La société mère doit être légalement constituée et enregistrée à l’étranger et exercer son activité depuis au moins un an à compter de son enregistrement. La licence est délivrée par le Service provincial de l’industrie et du commerce, ou par le comité de gestion lorsque le bureau est situé dans un parc industriel, une zone franche d’exportation, une zone de haute technologie ou une zone économique, dans les sept jours ouvrables suivant le dépôt d’un dossier complet (davantage lorsque le ministère de l’Industrie et du Commerce doit être consulté, comme pour les activités non couvertes par les engagements conventionnels du Vietnam). La licence est accordée pour cinq ans au plus, sans excéder la durée restante de l’enregistrement de la société mère, et est renouvelable pour la même durée sur demande présentée au moins 30 jours avant son expiration. Un commerçant étranger peut avoir plusieurs bureaux de représentation au Vietnam, mais pas plus d’un dans la même province. Après l’obtention de la licence, le bureau obtient un code fiscal auprès du bureau des impôts local, ouvre un compte en devises alimenté par la société mère et un compte en dongs pour les dépenses locales, fait fabriquer un sceau (les sceaux des bureaux de représentation sont toujours enregistrés auprès de la police en vertu de la réglementation sur les sceaux applicable aux organisations autres que les entreprises), informe l’autorité du travail lorsqu’il recrute et s’affilie à la Sécurité sociale du Vietnam pour ses salariés vietnamiens.

Ce qu’un bureau de représentation peut et ne peut pas faire

En vertu de l’article 18 de la Loi sur le commerce, un bureau de représentation peut fonctionner comme bureau de liaison ; réaliser des études de marché ; promouvoir les activités et les opportunités d’investissement de la société mère ; louer des locaux et acheter ou louer l’équipement dont il a besoin ; employer du personnel vietnamien et étranger ; et ouvrir des comptes en devises et en dongs pour ses dépenses de fonctionnement. Il ne peut pas exercer au Vietnam d’activités directement génératrices de profit ; émettre de factures ni recevoir de paiements pour des biens ou des services ; importer des marchandises destinées à la vente ni détenir de stocks destinés à la vente ; fournir des services contre rémunération ; ni conclure, modifier ou compléter les contrats de la société mère, sauf si le représentant en chef détient une procuration valable de la société mère pour un contrat déterminé. En vertu de l’article 19, il doit exercer ses activités dans les limites de sa licence, acquitter l’impôt, respecter le droit du travail et faire rapport chaque année. Un bureau qui, en substance, négocie et conclut des ventes, gère contre rémunération la tarification ou le service après-vente d’un distributeur, ou détient un entrepôt, crée un établissement stable de la société mère au sens fiscal en droit interne et dans la plupart des conventions fiscales du Vietnam, expose les revenus de source vietnamienne de la société mère à l’impôt sur les sociétés et enfreint la licence ; le Service de l’industrie et du commerce et l’administration fiscale contrôlent précisément ce point.

Le représentant en chef

Le représentant en chef (trưởng văn phòng đại diện) dirige le bureau en vertu d’une procuration de la société mère et peut être de nationalité étrangère ou vietnamienne. Un représentant en chef étranger a besoin d’un permis de travail ou d’un certificat d’exemption et d’une carte de résident temporaire, obtenus après la délivrance de la licence ; le représentant en chef ne peut être simultanément chef d’une succursale du même commerçant étranger ou d’un autre au Vietnam, représentant légal de la société mère ou représentant légal d’une société vietnamienne ; et il ne peut signer un contrat au nom de la société mère qu’en vertu d’une procuration propre à ce contrat, que le bureau doit conserver dans ses dossiers. Si le représentant en chef quitte le Vietnam, il doit déléguer par écrit la direction du bureau à une autre personne, avec le consentement de la société mère, et demeure responsable ; si l’absence dépasse 30 jours sans délégation, ou si le représentant en chef décède, disparaît, est détenu ou perd sa capacité, la société mère doit désigner un remplaçant. Les changements de représentant en chef, de dénomination, d’adresse ou de champ d’activité requièrent une modification de la licence dans les 60 jours ouvrables suivant le changement.

Le régime fiscal du bureau de représentation

Un bureau de représentation n’a pas de chiffre d’affaires et n’acquitte ni impôt sur les sociétés ni TVA, mais il est employeur et contribuable à d’autres égards : il s’immatricule au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, retient et reverse le PIT sur les salaires de son personnel mensuellement ou trimestriellement et procède à la liquidation annuelle ; paie les cotisations obligatoires d’assurance sociale, d’assurance maladie et d’assurance chômage pour ses salariés vietnamiens, ainsi que d’assurance sociale et d’assurance maladie pour ses salariés étrangers titulaires de contrats de 12 mois ou plus ; acquitte la cotisation syndicale de 2 % ; et tient une comptabilité de ses dépenses, financées par des transferts de la société mère qui ne sont pas imposables au Vietnam. La TVA sur les achats du bureau constitue une charge, non récupérable. Lorsque la société mère perçoit des revenus de source vietnamienne auprès de clients au Vietnam, les règles relatives à l’impôt sur les entrepreneurs étrangers s’appliquent à ces paiements indépendamment de l’existence du bureau (chapitre 3), et un contrôle fiscal du bureau vérifiera si ses activités ont excédé la simple liaison. Le personnel étranger du bureau est imposé en qualité de résident ou de non-résident selon les règles ordinaires (chapitre 4).

La succursale d’un commerçant étranger

Une succursale peut exercer une activité commerciale et percevoir des revenus au Vietnam, mais uniquement dans les secteurs que les engagements conventionnels du Vietnam ont ouverts aux succursales, lesquels, en dehors de la banque, de l’assurance, des valeurs mobilières et des services juridiques, sont peu nombreux, et dans chaque cas sous licence du régulateur sectoriel. Une licence de succursale commerciale délivrée par le ministère de l’Industrie et du Commerce en vertu du décret n° 07/2016/ND-CP exige que la société mère exerce son activité depuis au moins cinq ans et est délivrée dans les sept jours ouvrables suivant le dépôt d’un dossier complet (davantage en cas de consultation ministérielle) ; elle est valable cinq ans au plus et renouvelable. La succursale a un chef de succursale, tient sa propre comptabilité selon les normes comptables vietnamiennes, est auditée, acquitte l’impôt sur les sociétés et la TVA sur ses activités au Vietnam, peut transférer ses bénéfices après impôt à la société mère, emploie du personnel sous contrats de travail vietnamiens et relève de la compétence des juridictions vietnamiennes, la société mère étant directement responsable de ses obligations. En raison des restrictions sectorielles et de l’exposition qui en résulte, les sociétés étrangères hors secteurs réglementés constituent plutôt une filiale vietnamienne ; dans ces secteurs, le choix entre une succursale et une filiale de droit local est habituellement dicté par la loi sectorielle et par le traitement prudentiel et en capital de la société mère dans son pays d’origine.

Rapport annuel, renouvellement, modification et fermeture

Le bureau de représentation comme la succursale déposent auprès de l’autorité de délivrance, avant le 30 janvier de chaque année, un rapport annuel sur leurs activités établi sur le formulaire réglementaire, et font des rapports complémentaires sur demande. La licence est renouvelée sur demande présentée au moins 30 jours avant son expiration, accompagnée de documents actualisés de la société mère et d’un rapport sur les activités du bureau ; les modifications (représentant en chef, dénomination, adresse, champ d’activité, informations relatives à la société mère) sont enregistrées dans les 60 jours ouvrables suivant le changement. La fermeture est volontaire sur décision de la société mère, obligatoire lorsque la société mère cesse d’exister ou que la licence expire sans renouvellement, et prononcée par retrait en cas d’exercice en dehors du champ autorisé ou de défaut de rapport pendant deux années consécutives. La fermeture suppose de régulariser la situation fiscale (liquidation du PIT et radiation du code fiscal), l’assurance sociale et les droits des salariés, de régler les dettes, de restituer le sceau et la licence et de publier la fermeture ; la société mère demeure responsable des obligations non réglées du bureau. Une durée de deux à trois mois est réaliste.