Le calendrier de conformité après l’obtention des autorisations : les déclarations, rapports, paiements et renouvellements qu’une société vietnamienne doit respecter, mois par mois

L’organisation de la conformité au Vietnam

Il n’existe pas de déclaration annuelle unique comparable à celle déposée auprès du Companies House britannique. Une société vietnamienne rend compte à plusieurs autorités, chacune selon son propre cycle : l’administration fiscale (mensuellement, trimestriellement et annuellement), le bureau d’enregistrement des entreprises (à chaque modification), l’autorité d’enregistrement des investissements (trimestriellement et annuellement, pour les sociétés dotées d’un projet), la Sécurité sociale du Vietnam et l’autorité du travail (mensuellement, semestriellement et annuellement), la Banque d’État (pour les emprunts étrangers et le compte de capital), l’Office des statistiques (déclarations statistiques périodiques) et les régulateurs sectoriels. Presque toutes les déclarations sont électroniques et requièrent la signature numérique de la société, de sorte que la première tâche de conformité consiste à maintenir à jour le certificat numérique et les comptes sur les portails, entre les mains d’une personne présente au Vietnam. La seconde est un calendrier unique, tenu par une seule personne, qui fusionne tous les cycles ; le tableau ci-dessous constitue ce calendrier pour une société dont l’exercice coïncide avec l’année civile.

L’audit et les états financiers annuels

Toute entreprise à capitaux étrangers doit faire auditer ses états financiers annuels par un cabinet d’audit indépendant agréé au Vietnam, en vertu de la Loi sur l’audit indépendant n° 67/2011/QH12 et de ses décrets d’application, ces états étant établis selon les normes comptables vietnamiennes et le régime comptable des entreprises (circulaire n° 200/2014/TT-BTC telle que modifiée), les IFRS étant permises ou imposées pour certaines entités de plus grande taille selon la feuille de route du ministère des Finances, et les déposer dans les 90 jours suivant la clôture de l’exercice auprès de l’administration fiscale, de l’Office des statistiques, du bureau d’enregistrement des entreprises et, pour les sociétés dotées d’un projet, de l’autorité de délivrance. Les comptes audités conditionnent le transfert des bénéfices : sans audit, pas de dividende à l’étranger. Une société peut adopter un exercice clos le dernier jour d’un trimestre autre que décembre, enregistré auprès de l’administration fiscale, ce qui décale en conséquence les échéances annuelles. Les livres et pièces comptables sont conservés pendant dix ans, en vietnamien (une version bilingue est admise en pratique pour les documents internes), et le chef comptable, ou le cabinet comptable externe, doit détenir la qualification requise.

Les déclarations et paiements fiscaux en bref

Les déclarations mensuelles de TVA et de retenue de PIT sont dues au plus tard le 20 du mois suivant, ou trimestriellement au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre lorsque le chiffre d’affaires de l’année précédente n’excède pas 50 milliards de VND. Le CIT provisionnel est payé trimestriellement au plus tard le 30 du mois suivant chaque trimestre, sans déclaration, et les quatre acomptes doivent atteindre ensemble au moins 80 % de l’impôt définitif, faute de quoi des intérêts de retard courent sur l’insuffisance à compter de l’échéance du 4e trimestre. La liquidation annuelle du CIT, accompagnée des états financiers audités lorsqu’ils sont requis et des déclarations relatives aux parties liées, ainsi que la liquidation du PIT par l’employeur, sont dues au plus tard le dernier jour du troisième mois suivant la clôture de l’exercice ; les personnes physiques qui liquident elles-mêmes leur PIT disposent d’un délai courant jusqu’à la fin du quatrième mois. L’impôt sur les entrepreneurs étrangers est déclaré dans les dix jours suivant chaque paiement, ou mensuellement lorsque le payeur s’inscrit à cet effet. La taxe annuelle de licence commerciale a été supprimée à compter de 2026. La Loi sur l’administration fiscale n° 108/2025/QH15, en vigueur depuis le 1er juillet 2026, a maintenu ces échéances ainsi que l’intérêt de retard de 0,03 % par jour ; le panorama fiscal complet figure au chapitre 3.

Les modifications, les licences et la règle des dix jours

Toute modification des informations figurant sur l’ERC, ainsi que des bénéficiaires effectifs, doit être enregistrée ou notifiée dans les dix jours suivant la décision, par l’intermédiaire du Portail national d’enregistrement des entreprises avec authentification électronique. Les modifications du projet (capital, objectifs, localisation, calendrier, investisseur) requièrent une modification de l’IRC, à effectuer avant la modification de l’ERC lorsque les deux sont nécessaires, et un changement de participation étrangère franchissant un seuil requiert l’enregistrement au titre de l’article 21 avant l’une et l’autre. Les licences sectorielles, la licence d’activité commerciale, les permis de travail, les cartes de résident, le permis environnemental et les certificats de sécurité incendie ont chacun leurs propres délais de renouvellement, et le manquement de conformité le plus fréquent dans une entreprise à capitaux étrangers est une licence expirée dont personne n’avait noté l’échéance après le départ de la personne qui l’avait obtenue. Un registre des licences indiquant les dates d’expiration et les délais de renouvellement, revu chaque trimestre, est le contrôle le plus simple.

Le travail, les assurances et la Banque d’État

Les déclarations en matière de travail suivent leur propre cycle : une déclaration initiale d’emploi de main-d’œuvre dans les 30 jours suivant le début de l’activité, des rapports semestriels sur l’évolution de l’emploi au plus tard le 5 juin et le 5 décembre, l’enregistrement du règlement intérieur du travail dès que la société compte dix salariés ou plus, la tenue des dossiers de permis de travail et d’exemption, et des rapports annuels sur la sécurité au travail et les accidents. La Sécurité sociale du Vietnam exige l’affiliation dès le premier contrat de travail, le versement mensuel des cotisations au plus tard le dernier jour du mois et la notification des entrées, des sorties et des modifications de salaire. Les emprunts étrangers enregistrés font l’objet de rapports en ligne à la Banque d’État sur une base trimestrielle ainsi qu’à chaque tirage et remboursement hors du calendrier enregistré, et la banque teneuse du compte de capital d’investissement déclare les flux qui y transitent. Le détail en matière d’emploi figure au chapitre 4 et le détail bancaire au chapitre 6.

Sanctions et conséquences

Le dépôt tardif des déclarations fiscales est sanctionné par une amende fonction du retard en vertu du décret n° 125/2020/ND-CP tel que modifié par le décret n° 310/2025/ND-CP, pouvant atteindre 25 millions de VND par déclaration, et le retard de paiement donne lieu à des intérêts de 0,03 % par jour ; une minoration entraîne une pénalité de 20 % sur l’insuffisance. Les notifications tardives en matière d’enregistrement des entreprises sont passibles d’amendes modestes, mais laissent une trace. L’absence de rapports d’investissement est sanctionnée par des amendes au titre du décret relatif aux sanctions en matière de planification et d’investissement, et un manquement persistant pèse contre la société lors de demandes ultérieures. Le versement tardif des cotisations d’assurance sociale donne lieu à des intérêts à un taux majoré en vertu de la Loi sur l’assurance sociale et, au-delà de certains seuils, à une responsabilité pénale pour fraude. Exercer sous une licence expirée peut entraîner la suspension de l’activité et, pour un commerçant à capitaux étrangers, l’impossibilité de dédouaner les importations. Un calendrier de conformité est une assurance peu coûteuse contre tous ces risques.