Le représentant légal, les dirigeants et la gouvernance d’une SARL et d’une société par actions : résidence, pouvoirs, organes, seuils de vote, droits des minoritaires et obligations

Le représentant légal

Le représentant légal (người đại diện theo pháp luật) est la personne physique qui engage la société : il signe les contrats et les déclarations, représente la société devant les autorités, les juridictions et les tribunaux arbitraux, et répond personnellement des manquements à ses obligations. Une société peut avoir un ou plusieurs représentants légaux ; les statuts fixent leur nombre, leurs titres et la répartition de leurs pouvoirs, et l’ERC ainsi que le Portail national d’enregistrement des entreprises les mentionnent, de sorte qu’un cocontractant peut vérifier qui a le pouvoir de signer. En vertu de l’article 12, paragraphe 3, de la Loi sur les entreprises, toute entreprise doit disposer en permanence d’au moins un représentant légal résidant au Vietnam. Aucune condition de nationalité n’est exigée. Si le seul représentant légal résident quitte le Vietnam, il doit déléguer par écrit à une autre personne physique résidant au Vietnam l’exercice de ses droits et obligations, et demeure responsable de leur exercice ; le ministère des Finances a indiqué que la personne ainsi mandatée peut signer les déclarations relatives à l’enregistrement des entreprises. Si le représentant légal unique est absent pendant plus de 30 jours sans une telle délégation, ou s’il décède, disparaît, est détenu, perd sa capacité ou fait l’objet d’une interdiction de gérer, le propriétaire, le conseil des associés ou le conseil d’administration doit désigner un remplaçant.

Un représentant légal étranger appelé à travailler au Vietnam a besoin d’un permis de travail ou d’un certificat d’exemption et d’un visa ou d’une carte de résident temporaire, de sorte que les formalités d’immigration sont planifiées en même temps que la constitution (chapitre 4) ; un propriétaire ayant apporté au moins 3 milliards de VND de capital est dispensé de permis de travail, mais non des formalités d’immigration. Le représentant légal est tenu envers la société des obligations légales d’honnêteté, de prudence et de loyauté, doit agir dans l’intérêt de celle-ci, doit déclarer les intérêts liés et est personnellement responsable du préjudice causé par un manquement ; la loi n° 76/2025/QH15 a confirmé que cette responsabilité est déterminée conformément à la loi, ce qui justifie de définir les obligations, ainsi que la répartition des pouvoirs entre plusieurs représentants légaux, dans les statuts et dans une délégation de pouvoirs interne. Désigner un salarié subalterne comme représentant légal pour éviter les formalités d’immigration place la signature de la société entre les mains d’une personne dépourvue de toute autorité au sein du groupe, ce qui est une source fréquente de litiges et, parfois, d’opérations non autorisées sur les actifs de la société.

SARL à associé unique

Lorsque le propriétaire est une organisation, celle-ci choisit entre deux modèles : un président de la société assorti d’un directeur ou d’un directeur général, ou un conseil des associés composé de trois à sept représentants mandatés du propriétaire, assorti d’un directeur. Un conseil de surveillance n’est requis que lorsque le propriétaire est une entreprise d’État. Lorsque le propriétaire est une personne physique, celle-ci est président et peut également être directeur. Le propriétaire décide, par résolution écrite, des statuts, du capital, de la restructuration, des opérations importantes sur actifs, des distributions et de la nomination du président ou du conseil et du directeur. Le propriétaire doit maintenir ses propres actifs séparés de ceux de la société et ne peut retirer son capital que par la cession de la société ou dans les autres cas prévus par la loi ; prélever des bénéfices alors que la société ne peut payer ses dettes engage la responsabilité du propriétaire. Un seul propriétaire décidant de tout, les questions pratiques de gouvernance sont internes : qui, au sein du groupe de la société mère, peut donner des instructions au président, et les pouvoirs du directeur sont-ils limités par les statuts et par la délégation interne.

SARL à plusieurs associés

Le conseil des associés, composé de tous les associés ou de leurs représentants mandatés, est l’organe suprême ; il élit un président et nomme le directeur ou le directeur général. Les voix sont pondérées en fonction des apports en capital. Les résolutions sont adoptées par les voix des associés détenant au moins 65 % du capital des associés présents, et au moins 75 % pour la cession d’actifs représentant la moitié ou plus du total des actifs figurant dans les derniers états financiers, la modification des statuts, la réorganisation et la dissolution, sauf disposition contraire des statuts ; les résolutions écrites requièrent les voix des associés détenant au moins 65 % du capital social total. L’associé qui souhaite céder sa participation à un tiers doit d’abord l’offrir aux autres associés au prorata et aux mêmes conditions, et ne peut céder au tiers que ce que les associés n’ont pas acquis dans un délai de 30 jours. La loi n° 76/2025/QH15 a ajouté une procédure de convocation du conseil des associés lorsque le président est empêché, par exemple en raison d’une absence prolongée, d’une détention ou d’une incapacité, la société supportant les frais raisonnables de la réunion. Un conseil de surveillance n’est obligatoire que pour les entreprises d’État et leurs filiales. Le calcul est déterminant : un associé détenant 35 % dispose d’une minorité de blocage sur les décisions ordinaires au seuil légal, et un associé détenant 25 % sur les décisions réservées, ce qui explique que les statuts de coentreprise abaissent le seuil ordinaire à la majorité simple lorsqu’un associé majoritaire souhaite le contrôle, le relèvent lorsqu’un minoritaire souhaite une protection et, dans tous les cas, énumèrent expressément les décisions réservées.

La société par actions

Une société par actions comprend une assemblée générale des actionnaires, un conseil d’administration de trois à onze membres élus pour des mandats d’une durée maximale de cinq ans, et un directeur ou directeur général. Elle doit choisir entre deux modèles : un conseil de surveillance, qui n’est pas requis lorsque la société compte moins de onze actionnaires et qu’aucun actionnaire institutionnel ne détient 50 % ou plus des actions ; ou au moins 20 % d’administrateurs indépendants et un comité d’audit rattaché au conseil. Les résolutions de l’assemblée générale sont adoptées à plus de 50 % des voix des actionnaires présents, et à 65 % pour les modifications des catégories et du nombre d’actions, les changements de secteurs d’activité ou de structure organisationnelle, les investissements ou cessions d’actifs représentant 35 % ou plus du total des actifs, ainsi que la réorganisation ou la dissolution, dans chaque cas sauf disposition contraire des statuts ; les administrateurs et les membres du conseil de surveillance sont élus par vote cumulatif sauf disposition contraire des statuts. Les actionnaires détenant 5 % ou plus des actions ordinaires, ou un pourcentage inférieur fixé par les statuts, peuvent demander la convocation d’une assemblée générale dans des cas déterminés, proposer des candidats au conseil, consulter le registre et les procès-verbaux et, en vertu de la loi n° 76/2025/QH15, convoquer eux-mêmes l’assemblée générale dans un délai de 30 jours lorsque le conseil d’une société dépourvue de conseil de surveillance ne la convoque pas alors qu’il y est tenu ; la liste des actionnaires pour une assemblée est établie à partir du registre des actionnaires et du registre de propriété des valeurs mobilières. Les actionnaires fondateurs doivent détenir ensemble au moins 20 % des actions ordinaires lors de l’enregistrement et ne peuvent les céder à des non-fondateurs dans un délai de trois ans sans l’approbation de l’assemblée générale. Les actions de préférence n’existent que dans une société par actions : actions de préférence à droit de vote (détenues par les actionnaires fondateurs pendant trois ans et par les organisations mandatées par l’État), actions de préférence à dividende et actions de préférence rachetables, ces deux dernières ne conférant pas de droit de vote. Une société par actions qui compte moins de trois actionnaires pendant six mois consécutifs sans se transformer doit être dissoute. Les seuils et organes décrits ici n’ont pas été modifiés par les amendements de 2025.

Obligations, conventions entre parties liées et responsabilité

Les dirigeants (membres du conseil des associés, président, directeurs, représentant légal et membres du conseil de surveillance) sont tenus par la loi d’exercer leurs droits et d’exécuter leurs obligations avec honnêteté, prudence et dans l’intérêt de la société, d’être loyaux envers la société et ses propriétaires, de ne pas détourner les actifs, les informations ou les opportunités de la société, et de déclarer leurs intérêts et ceux des personnes qui leur sont liées dans d’autres entreprises. Les contrats et opérations conclus entre la société et ses dirigeants, ses associés ou actionnaires au-delà de pourcentages déterminés, les personnes qui leur sont liées et leurs sociétés affiliées doivent être approuvés par le conseil des associés, le conseil d’administration ou l’assemblée générale selon ce qu’exige la loi, la partie intéressée ne prenant pas part au vote ; un contrat conclu sans l’approbation requise est nul et les personnes responsables sont tenues du préjudice. Les dirigeants qui manquent à leurs obligations sont responsables envers la société, et un associé d’une SARL, ou des actionnaires détenant 1 % d’une société par actions, peuvent agir contre eux au nom de la société. Pour les groupes étrangers, les conventions intragroupe de services, de licence et de prêt conclues avec la société mère sont des conventions entre parties liées qui requièrent l’approbation interne ainsi qu’une documentation de prix de transfert (chapitre 3) ; les garde-fous pratiques sont des statuts clairs, une délégation de pouvoirs interne écrite au représentant légal et au directeur, l’approbation des conventions intragroupe par le conseil et la tenue de procès-verbaux.

Statuts ou pacte d’actionnaires

Le droit vietnamien considère les statuts comme l’acte constitutif de la société, et le bureau d’enregistrement les applique ; un pacte d’actionnaires lie les parties signataires mais ne lie ni la société ni l’autorité, sauf si ses stipulations figurent dans les statuts. Les décisions réservées, les seuils de vote modifiés, la composition du conseil et les droits de nomination, les règles de quorum, les mécanismes de résolution des blocages (deadlock) et de remontée hiérarchique, la politique de dividendes, les restrictions aux cessions, la préemption et les droits de sortie conjointe et de sortie forcée doivent donc être inscrits dans les statuts aussi bien que dans le pacte, et les deux documents doivent être rédigés ensemble afin d’éviter toute contradiction (en cas de contradiction, les statuts prévalent devant le bureau d’enregistrement et une juridiction vietnamienne partira de ceux-ci). Les options de vente et d’achat, les droits de sortie forcée et de sortie conjointe et les engagements de non-concurrence sont exécutoires entre les parties en vertu du Code civil, mais leur exercice requiert néanmoins l’enregistrement au titre de l’article 21, la modification de l’ERC et les démarches relatives au compte de capital décrites au chapitre 8, et une cession que la clause de préemption des statuts bloquerait ne peut être imposée sur le seul fondement du pacte.