Người đại diện theo pháp luật, người quản lý và quản trị công ty TNHH và công ty cổ phần: cư trú, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức, tỷ lệ biểu quyết, quyền của cổ đông thiểu số và nghĩa vụ

Người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho công ty xác lập nghĩa vụ ràng buộc công ty: người này ký kết hợp đồng và hồ sơ, đại diện cho công ty trước cơ quan nhà nước, Tòa án và Hội đồng trọng tài, và chịu trách nhiệm cá nhân khi vi phạm nghĩa vụ. Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; điều lệ quy định số lượng, chức danh và việc phân chia quyền hạn của họ, và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin này, nhờ đó đối tác có thể kiểm tra ai có thẩm quyền ký. Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp, mọi doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Pháp luật không có yêu cầu về quốc tịch. Nếu người đại diện theo pháp luật duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đó phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình và vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền; Bộ Tài chính đã có ý kiến rằng người được ủy quyền như vậy có thể ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nếu người đại diện theo pháp luật duy nhất vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền như vậy, hoặc chết, mất tích, bị tạm giam, mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý, chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người thay thế.

Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động và thị thực hoặc thẻ tạm trú, vì vậy thủ tục xuất nhập cảnh cần được lên kế hoạch song song với việc thành lập công ty (Chương 4); chủ sở hữu góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên được miễn giấy phép lao động nhưng không được miễn các thủ tục xuất nhập cảnh. Người đại diện theo pháp luật có các nghĩa vụ luật định đối với công ty là trung thực, cẩn trọng và trung thành, phải hành động vì lợi ích tốt nhất của công ty, phải công khai các lợi ích có liên quan và chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ gây ra; Luật số 76/2025/QH15 khẳng định trách nhiệm này được xác định theo quy định của pháp luật, do đó cần quy định rõ các nghĩa vụ, và việc phân chia quyền hạn giữa nhiều người đại diện theo pháp luật, trong điều lệ và trong quy chế phân cấp thẩm quyền nội bộ. Việc bổ nhiệm một nhân viên cấp thấp làm người đại diện theo pháp luật để tránh các thủ tục xuất nhập cảnh sẽ đặt quyền ký của công ty vào tay người không có thẩm quyền trong tập đoàn và là nguồn gốc thường gặp của tranh chấp và, đôi khi, của việc định đoạt trái phép tài sản công ty.

Công ty TNHH một thành viên

Khi chủ sở hữu là tổ chức, chủ sở hữu lựa chọn một trong hai mô hình: Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, hoặc Hội đồng thành viên gồm từ ba đến bảy người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu và Giám đốc. Ban kiểm soát chỉ bắt buộc khi chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước. Khi chủ sở hữu là cá nhân, chủ sở hữu là Chủ tịch công ty và có thể kiêm Giám đốc. Chủ sở hữu quyết định điều lệ, vốn, tổ chức lại, giao dịch tài sản lớn, phân phối lợi nhuận và việc bổ nhiệm Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên và Giám đốc, bằng quyết định bằng văn bản. Chủ sở hữu phải tách biệt tài sản của mình với tài sản của công ty và chỉ được rút vốn bằng cách chuyển nhượng công ty hoặc trong các trường hợp khác mà pháp luật cho phép; việc rút lợi nhuận khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ khiến chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm. Vì một chủ sở hữu quyết định mọi việc, các vấn đề quản trị trên thực tế mang tính nội bộ: ai trong tập đoàn mẹ có quyền chỉ đạo Chủ tịch công ty, và thẩm quyền của Giám đốc có bị giới hạn bởi điều lệ và quy chế phân cấp nội bộ hay không.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hội đồng thành viên, gồm tất cả các thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ, là cơ quan quyết định cao nhất; Hội đồng thành viên bầu Chủ tịch và bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Phiếu biểu quyết được tính theo tỷ lệ vốn góp. Nghị quyết được thông qua khi được các thành viên sở hữu ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành, và ít nhất 75% đối với việc bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, sửa đổi điều lệ, tổ chức lại và giải thể, trừ trường hợp điều lệ có quy định khác; nghị quyết lấy ý kiến bằng văn bản cần được thành viên sở hữu ít nhất 65% tổng vốn điều lệ tán thành. Thành viên muốn chuyển nhượng phần vốn góp cho người ngoài trước hết phải chào bán cho các thành viên còn lại theo tỷ lệ tương ứng với cùng điều kiện, và chỉ được chuyển nhượng cho người ngoài phần vốn mà các thành viên không mua trong thời hạn 30 ngày. Luật số 76/2025/QH15 bổ sung thủ tục triệu tập họp Hội đồng thành viên khi Chủ tịch không thể thực hiện nhiệm vụ, chẳng hạn do vắng mặt kéo dài, bị tạm giam hoặc mất năng lực hành vi, với chi phí hợp lý cho cuộc họp do công ty chịu. Ban kiểm soát chỉ bắt buộc đối với doanh nghiệp nhà nước và công ty con của doanh nghiệp nhà nước. Phép tính rất quan trọng: thành viên sở hữu 35% có quyền phủ quyết các vấn đề thông thường theo ngưỡng luật định và thành viên sở hữu 25% có quyền phủ quyết các vấn đề bảo lưu, đó là lý do điều lệ liên doanh hạ ngưỡng thông thường xuống đa số đơn giản khi đối tác đa số muốn có quyền kiểm soát, nâng ngưỡng khi bên thiểu số muốn được bảo vệ, và trong mọi trường hợp đều liệt kê rõ các vấn đề bảo lưu.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị gồm từ ba đến mười một thành viên với nhiệm kỳ không quá năm năm, và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Công ty phải lựa chọn giữa hai mô hình: có Ban kiểm soát, trường hợp công ty có dưới mười một cổ đông và không có cổ đông là tổ chức sở hữu từ 50% tổng số cổ phần trở lên thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát; hoặc có ít nhất 20% thành viên độc lập Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua khi được cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp tán thành, và 65% đối với việc thay đổi loại cổ phần và số lượng cổ phần, thay đổi ngành, nghề kinh doanh hoặc cơ cấu tổ chức quản lý, dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên, và tổ chức lại hoặc giải thể, trong từng trường hợp trừ khi điều lệ có quy định khác; thành viên Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên được bầu theo phương thức bầu dồn phiếu, trừ trường hợp điều lệ có quy định khác. Cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên, hoặc một tỷ lệ thấp hơn theo điều lệ, có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp luật định, đề cử ứng viên Hội đồng quản trị, xem xét sổ đăng ký cổ đông và biên bản họp, và, theo Luật số 76/2025/QH15, tự triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày khi Hội đồng quản trị của công ty không có Ban kiểm soát không triệu tập họp theo quy định; danh sách cổ đông dự họp được lập dựa trên cả sổ đăng ký cổ đông và sổ đăng ký sở hữu chứng khoán. Các cổ đông sáng lập phải cùng nhau sở hữu ít nhất 20% tổng số cổ phần phổ thông tại thời điểm đăng ký doanh nghiệp và không được chuyển nhượng cho người không phải là cổ đông sáng lập trong thời hạn ba năm nếu không được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận. Cổ phần ưu đãi chỉ có trong công ty cổ phần: cổ phần ưu đãi biểu quyết (do cổ đông sáng lập nắm giữ trong ba năm và do tổ chức được Chính phủ ủy quyền nắm giữ), cổ phần ưu đãi cổ tức và cổ phần ưu đãi hoàn lại, hai loại sau không có quyền biểu quyết. Công ty cổ phần không còn đủ ba cổ đông trong sáu tháng liên tục mà không chuyển đổi loại hình thì phải giải thể. Các ngưỡng biểu quyết và cơ cấu tổ chức nêu trên không bị thay đổi bởi các sửa đổi năm 2025.

Nghĩa vụ, giao dịch với người có liên quan và trách nhiệm

Người quản lý (thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch, Giám đốc, người đại diện theo pháp luật và Kiểm soát viên) có nghĩa vụ luật định thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích tốt nhất của công ty, trung thành với lợi ích của công ty và chủ sở hữu, không lạm dụng tài sản, thông tin hoặc cơ hội kinh doanh của công ty, và công khai lợi ích của mình và của người có liên quan trong các doanh nghiệp khác. Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người quản lý, thành viên hoặc cổ đông sở hữu trên tỷ lệ nhất định, người có liên quan của họ và công ty liên kết của họ phải được Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận theo quy định của pháp luật, trong đó bên có lợi ích liên quan không được biểu quyết; hợp đồng được giao kết mà không có sự chấp thuận cần thiết là vô hiệu và những người có trách nhiệm phải bồi thường thiệt hại. Người quản lý vi phạm nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm trước công ty, và thành viên công ty TNHH, hoặc cổ đông sở hữu 1% cổ phần của công ty cổ phần, có quyền nhân danh công ty khởi kiện họ. Đối với tập đoàn nước ngoài, các hợp đồng dịch vụ, li-xăng và cho vay nội bộ tập đoàn với công ty mẹ là giao dịch với người có liên quan, cần được chấp thuận nội bộ và đồng thời phải có hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết (Chương 3); các biện pháp bảo vệ thực tế là điều lệ rõ ràng, quy chế phân cấp thẩm quyền nội bộ bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật và Giám đốc, việc Hội đồng chấp thuận các hợp đồng nội bộ tập đoàn, và biên bản họp.

Điều lệ và thỏa thuận cổ đông

Pháp luật Việt Nam coi điều lệ là văn bản tổ chức của công ty và cơ quan đăng ký áp dụng điều lệ; thỏa thuận cổ đông ràng buộc các bên ký kết nhưng không ràng buộc công ty hoặc cơ quan nhà nước, trừ khi các điều khoản của thỏa thuận được đưa vào điều lệ. Do đó, các vấn đề bảo lưu, ngưỡng biểu quyết được điều chỉnh, thành phần Hội đồng và quyền bổ nhiệm, quy định về điều kiện tiến hành họp, cơ chế giải quyết bế tắc và chuyển cấp xử lý, chính sách cổ tức, hạn chế chuyển nhượng, quyền ưu tiên mua, quyền bán theo và quyền kéo theo cần được ghi vào cả điều lệ và thỏa thuận, và hai văn bản cần được soạn thảo đồng thời để không mâu thuẫn với nhau (trường hợp có mâu thuẫn, điều lệ được ưu tiên áp dụng tại cơ quan đăng ký và Tòa án Việt Nam sẽ lấy điều lệ làm điểm xuất phát). Quyền chọn bán và quyền chọn mua, quyền kéo theo và quyền bán theo và cam kết không cạnh tranh có hiệu lực thi hành giữa các bên theo Bộ luật Dân sự, nhưng việc thực hiện các quyền này vẫn đòi hỏi thủ tục đăng ký theo Điều 21, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các bước liên quan đến tài khoản vốn được mô tả tại Chương 8, và một giao dịch chuyển nhượng bị điều khoản quyền ưu tiên mua trong điều lệ ngăn chặn không thể được thực hiện chỉ dựa trên thỏa thuận.