Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài và công ty trong tập đoàn: chứng từ ngân hàng yêu cầu, thuế nhà thầu nước ngoài trước và sau khi thanh toán, tiền bản quyền và chuyển giao công nghệ, phí quản lý, lãi vay nội bộ và phân bổ chi phí, kèm ví dụ minh họa về một đợt thanh toán hằng tháng

Thanh toán ra nước ngoài là giao dịch vãng lai

Phần lớn số tiền mà doanh nghiệp Việt Nam chuyển ra nước ngoài không phải là vốn mà là các khoản thanh toán: cho hàng hóa nhập khẩu, cho dịch vụ, cho quyền sử dụng tài sản trí tuệ, cho lãi vay, và cho các khoản phí từ công ty trong tập đoàn. Theo Pháp lệnh Ngoại hối, đây là các giao dịch vãng lai, và doanh nghiệp được mua ngoại tệ từ ngân hàng được phép và thanh toán mà không cần sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước (Khung pháp lý quản lý ngoại hối). Cơ chế kiểm soát nằm ở nghĩa vụ của ngân hàng phải kiểm tra để bảo đảm mỗi khoản thanh toán tương ứng với một giao dịch có thực và hợp pháp. Doanh nghiệp hiểu rõ ngân hàng cần gì, và đã xử lý xong nghĩa vụ thuế trước khi thanh toán, có thể thực hiện các khoản thanh toán xuyên biên giới một cách thường xuyên; doanh nghiệp không nắm rõ sẽ thấy các khoản thanh toán bị chất vấn, chậm trễ hoặc bị trả lại.

Các khoản thanh toán được thực hiện từ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp, bằng đồng Việt Nam được quy đổi tại ngân hàng hoặc từ tài khoản ngoại tệ. Tài khoản vốn đầu tư không được sử dụng cho các khoản thanh toán kinh doanh; lãi và nợ gốc của khoản vay nước ngoài đã đăng ký được chuyển qua tài khoản vay hoặc tài khoản vốn đầu tư như được trình bày tại mục Khoản vay nước ngoài và đăng ký với Ngân hàng Nhà nước.

Ngân hàng sẽ yêu cầu những gì

Các thông tư yêu cầu ngân hàng kiểm tra để bảo đảm khoản thanh toán có chứng từ chứng minh và áp dụng các bước kiểm tra phòng, chống rửa tiền, và mỗi ngân hàng công bố hoặc cung cấp danh mục riêng. Đối với hàng hóa nhập khẩu, ngân hàng thường yêu cầu hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn thương mại và, khi hàng đã về, tờ khai hải quan; khoản ứng trước trước khi nhập khẩu thường được chấp nhận trên cơ sở hợp đồng, tờ khai hải quan được bổ sung sau. Đối với dịch vụ, ngân hàng thường yêu cầu hợp đồng, hóa đơn hoặc giấy báo nợ, và thường cả bằng chứng dịch vụ đã được cung cấp, như biên bản nghiệm thu hoặc báo cáo. Đối với tiền bản quyền và phí công nghệ, ngân hàng thường yêu cầu hợp đồng li-xăng hoặc hợp đồng chuyển giao công nghệ, bảng kê tiền bản quyền và, nếu pháp luật yêu cầu đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký. Đối với lãi vay và trả nợ khoản vay, văn bản xác nhận đăng ký của Ngân hàng Nhà nước và thông báo trả nợ. Đối với phí trong tập đoàn, thỏa thuận nội bộ tập đoàn, cơ sở phân bổ và hóa đơn.

Các ngân hàng cũng thường xem xét vấn đề thuế. Nhiều ngân hàng yêu cầu xem tờ khai thuế nhà thầu nước ngoài và chứng từ nộp thuế, hoặc văn bản giải trình về cách doanh nghiệp đã xử lý thuế nhà thầu nước ngoài, trước khi chuyển phí dịch vụ hoặc tiền bản quyền, và thực tiễn khác nhau giữa các ngân hàng và giữa các loại thanh toán. Chuẩn bị sẵn nghĩa vụ thuế trước khi ra lệnh thanh toán sẽ tránh được phần lớn sự chậm trễ.

Thuế nhà thầu nước ngoài

Khoản thanh toán cho tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam đối với thu nhập phát sinh tại Việt Nam nhìn chung chịu thuế nhà thầu nước ngoài. Thuế nhà thầu nước ngoài không phải là một sắc thuế riêng mà là phương thức thu thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp của bên nước ngoài, thường bằng cách khấu trừ tại nguồn bởi bên thanh toán Việt Nam, bên này kê khai và nộp thuế trong vòng mười ngày kể từ mỗi lần thanh toán. Theo Thông tư số 103/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 20/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 12/3/2026 để hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, tỷ lệ thuế TNDN tính trên doanh thu là 5% đối với dịch vụ nói chung, 5% đối với lãi vay, 10% đối với tiền bản quyền và 2% đối với xây dựng, cùng với phần thuế GTGT đối với dịch vụ theo tỷ lệ tính trên doanh thu áp dụng cho từng hoạt động. Thông tư số 20/2026/TT-BTC đã bãi bỏ phương pháp khấu trừ và nay tính phần thuế TNDN trên doanh thu bao gồm thuế GTGT.

Việc cung cấp hàng hóa đơn thuần được giao tại hoặc trước biên giới Việt Nam, không kèm dịch vụ nào tại Việt Nam, nhìn chung không chịu thuế nhà thầu nước ngoài; hàng hóa được cung cấp kèm lắp đặt, đào tạo hoặc dịch vụ khác tại Việt Nam thì phần dịch vụ thuộc diện chịu thuế. Hợp đồng thường được định giá theo giá trị bên nước ngoài thực nhận sau thuế Việt Nam, khi đó bên thanh toán Việt Nam chịu thuế và phải quy đổi ngược ra doanh thu trước thuế để tính thuế; hợp đồng không quy định về vấn đề này dễ dẫn đến tranh chấp về bên chịu thuế. Hiệp định tránh đánh thuế hai lần có thể giảm hoặc miễn phần thuế TNDN, ví dụ khi bên nước ngoài không có cơ sở thường trú và hiệp định phân bổ quyền đánh thuế đối với thu nhập đó cho nước cư trú của bên nước ngoài, nhưng chỉ khi tuân thủ thủ tục theo hiệp định. Việt Nam chưa có hiệp định có hiệu lực với Hoa Kỳ. Các quy định chi tiết, việc áp dụng hiệp định và thủ tục kê khai được trình bày tại mục Thuế nhà thầu nước ngoài và hiệp định thuế.

Tiền bản quyền và chuyển giao công nghệ

Tiền bản quyền đối với việc sử dụng nhãn hiệu, sáng chế, phần mềm, bí quyết kỹ thuật và các tài sản trí tuệ khác chịu thuế nhà thầu nước ngoài với phần thuế TNDN 10%. Trường hợp thỏa thuận có nội dung chuyển giao công nghệ, Luật Chuyển giao công nghệ bổ sung các yêu cầu riêng. Luật số 115/2025/QH15, sửa đổi, bổ sung luật này với hiệu lực từ ngày 01/4/2026, đã thu hẹp một số trường hợp bắt buộc đăng ký, nhưng việc chuyển giao công nghệ từ nước ngoài vào Việt Nam vẫn là trường hợp hợp đồng phải được đăng ký với cơ quan quản lý khoa học và công nghệ, trừ khi công nghệ thuộc danh mục hạn chế chuyển giao, khi đó phải được cấp giấy phép. Ngân hàng thường yêu cầu giấy chứng nhận đăng ký trước khi chuyển phí công nghệ, và giấy chứng nhận này cũng là cơ sở để khoản phí được tính vào chi phí được trừ. Việc một li-xăng cụ thể là chuyển giao công nghệ, li-xăng nhãn hiệu hay li-xăng phần mềm, và yêu cầu đối với từng loại, được trình bày tại Chương 7.

Phí quản lý và phí dịch vụ

Phí quản lý tập đoàn và phí dịch vụ dùng chung là một trong những khoản thanh toán bị giám sát chặt chẽ nhất tại Việt Nam. Để doanh nghiệp Việt Nam được tính vào chi phí được trừ, khoản phí phải liên quan đến dịch vụ thực tế được cung cấp, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, với giá theo nguyên tắc giao dịch độc lập, có hợp đồng, hóa đơn và bằng chứng về dịch vụ. Nghị định số 255/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định số 132/2020/NĐ-CP từ ngày 01/7/2026 và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026, điều chỉnh giao dịch liên kết; các bên nhìn chung có quan hệ liên kết thông qua sở hữu từ 25% hoặc quan hệ tài trợ vốn hay kiểm soát đáng kể. Cơ quan thuế xem xét tình trạng trùng lặp (thu phí cho công việc mà doanh nghiệp đã tự thực hiện), hoạt động của cổ đông (dịch vụ mang lại lợi ích cho công ty mẹ với tư cách chủ sở hữu thay vì cho công ty con), và các tiêu chí phân bổ không gắn với lợi ích. Phí quản lý không đáp ứng các tiêu chí này không được tính vào chi phí được trừ, nhưng vẫn phải nộp thuế nhà thầu nước ngoài trên khoản thanh toán. Các quy định về hồ sơ được trình bày tại mục Chuyển giá, lãi vay và thuế tối thiểu toàn cầu.

Lãi vay nội bộ và phân bổ chi phí

Lãi của khoản vay từ cổ đông chỉ được trả đối với khoản vay đã được đăng ký với Ngân hàng Nhà nước trong trường hợp bắt buộc đăng ký, với lãi suất theo nguyên tắc giao dịch độc lập. Lãi vay chịu thuế nhà thầu nước ngoài với phần thuế TNDN 5%, trừ khi được giảm theo hiệp định thuế, và về phía Việt Nam, chi phí lãi vay thuần của bên đi vay có giao dịch liên kết chỉ được trừ tối đa 30% EBITDA, với thời hạn chuyển sang kỳ sau là năm năm, theo Nghị định số 255/2026/NĐ-CP.

Việc phân bổ lại các chi phí mà công ty trong tập đoàn đã chi cho doanh nghiệp Việt Nam, như chi phí đi lại của nhân sự biệt phái, phí bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm của tập đoàn hoặc phí thuê bao phần mềm, cần được xử lý thận trọng. Khoản phân bổ chi phí là khoản thanh toán cho một việc gì đó; nếu về bản chất là dịch vụ, khoản này chịu thuế nhà thầu nước ngoài, và khoản chi hộ thuần túy được cho là không chịu thuế nhà thầu phải có hóa đơn của bên thứ ba đứng tên doanh nghiệp Việt Nam hoặc bằng chứng rõ ràng về việc chuyển tiếp chi phí. Các thỏa thuận biệt phái, trong đó công ty nước ngoài trong tập đoàn thu tiền lương của người lao động nước ngoài từ doanh nghiệp Việt Nam, có thể tạo ra rủi ro cơ sở thường trú cho công ty nước ngoài và hệ quả về thuế thu nhập cá nhân và giấy phép lao động cho cá nhân, và cần được thiết kế có tính đến các vấn đề này (Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài).

Thực hiện chu kỳ thanh toán xuyên biên giới hằng tháng

1. Thu thập và kiểm tra hóa đơnĐối chiếu từng hóa đơn hoặc giấy báo nợ của bên nước ngoài với hợp đồng và bằng chứng giao hàng: tờ khai hải quan đối với hàng hóa, biên bản nghiệm thu hoặc báo cáo đối với dịch vụ, bảng kê tiền bản quyền đối với li-xăng.
2. Phân loại từng khoản thanh toán theo thuế nhà thầu nước ngoàiHàng hóa giao tại biên giới (nhìn chung không chịu thuế nhà thầu), dịch vụ (phần thuế GTGT và phần thuế TNDN 5%), tiền bản quyền (phần thuế TNDN 10%), lãi vay (phần thuế TNDN 5%); kiểm tra xem có hiệp định thuế được áp dụng không và thủ tục theo hiệp định đã được thực hiện chưa.
3. Tính thuế và số tiền thực trảQuy đổi ngược ra doanh thu trước thuế nếu hợp đồng quy định giá không bao gồm thuế Việt Nam; tính phần thuế TNDN trên doanh thu bao gồm thuế GTGT theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC.
4. Kiểm tra giao dịch liên kết và các thủ tục đăng kýPhí giữa các bên có quan hệ liên kết phù hợp với thỏa thuận nội bộ tập đoàn và phân tích nguyên tắc giao dịch độc lập; đã có đăng ký chuyển giao công nghệ và đăng ký khoản vay với Ngân hàng Nhà nước trong trường hợp bắt buộc.
5. Chuẩn bị bộ hồ sơ gửi ngân hàngHợp đồng, hóa đơn, bằng chứng giao hàng, giấy chứng nhận đăng ký và, nếu ngân hàng yêu cầu, tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài.
6. Ra lệnh cho ngân hàngLệnh thanh toán ghi rõ số tiền và mục đích; mua ngoại tệ từ ngân hàng hoặc thanh toán từ tài khoản ngoại tệ.
7. Kê khai và nộp thuế nhà thầu nước ngoàiTrong vòng mười ngày kể từ mỗi lần thanh toán, qua cổng thuế điện tử; lưu giữ chứng từ nộp thuế cùng với giấy báo của ngân hàng.
8. Lưu hồ sơ cho cuối nămLưu trữ chứng từ phục vụ quyết toán thuế TNDN, kê khai thông tin giao dịch liên kết và hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết.