Tiền lương, lương tối thiểu và bảng lương: mức lương tối thiểu vùng năm 2026, thang lương, bảng lương, quy định trả lương, tiền thưởng và lương tháng 13, bảng kê trả lương và khấu trừ, nhân sự nước ngoài được trả lương ở nước ngoài, và chi phí cho một người lao động

Thế nào là tiền lương

Điều 90 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 định nghĩa tiền lương là số tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, tính cho thời giờ làm việc bình thường, không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, và người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau. Việc phân tách ba thành phần này có ý nghĩa đối với ba mục đích khác nhau: việc kiểm tra mức lương tối thiểu áp dụng đối với mức lương theo công việc; tiền lương làm thêm giờ được tính trên mức lương theo công việc và các khoản phụ cấp là một phần của mức lương đó; và bảo hiểm xã hội bắt buộc được đóng trên mức lương theo công việc cộng với phụ cấp lương và các khoản bổ sung thường xuyên, nhưng không tính trên tiền thưởng hoặc các khoản phúc lợi (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp).

Hợp đồng chỉ ghi một con số tổng lương duy nhất mà không xác định các thành phần dễ dẫn đến tranh chấp với cơ quan bảo hiểm xã hội về căn cứ đóng bảo hiểm. Hợp đồng dồn phần lớn thu nhập vào phụ cấp để giảm căn cứ đóng bảo hiểm lại dẫn đến vấn đề ngược lại: các khoản phụ cấp được trả thường xuyên cùng kỳ lương đều phải đóng bảo hiểm, dù được gọi tên là gì. Cơ cấu an toàn nhất là mức lương theo vị trí phản ánh đúng giá trị thực của công việc, một số ít khoản phụ cấp cố định được nêu tên và xác định rõ số tiền, cùng với một chính sách thưởng và phúc lợi riêng.

Mức lương tối thiểu vùng năm 2026

Việt Nam quy định bốn mức lương tối thiểu vùng bằng nghị định của Chính phủ trên cơ sở khuyến nghị của Hội đồng Tiền lương quốc gia. Nghị định số 293/2025/NĐ-CP quy định các mức áp dụng từ ngày 01/01/2026: 5.310.000 đồng/tháng (25.500 đồng/giờ) tại Vùng I, 4.730.000 đồng (22.700 đồng) tại Vùng II, 4.140.000 đồng (20.000 đồng) tại Vùng III và 3.700.000 đồng (17.800 đồng) tại Vùng IV. Vùng I bao gồm các khu vực đô thị trung tâm của Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh và một số khu vực công nghiệp lân cận; Vùng III và Vùng IV bao gồm các khu vực nông thôn và miền núi. Do các tỉnh và xã đã được sáp nhập trong năm 2025, phụ lục của nghị định liệt kê vùng theo đơn vị hành chính cấp xã; người sử dụng lao động phải tra cứu xã, phường nơi đặt từng địa điểm làm việc, chứ không chỉ căn cứ vào tỉnh. Người sử dụng lao động có các địa điểm làm việc ở các vùng khác nhau áp dụng mức lương tối thiểu của từng vùng đối với người lao động làm việc tại đó, và địa điểm làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế nằm trên địa bàn có các mức lương tối thiểu vùng khác nhau thì áp dụng mức cao nhất.

Mức lương tối thiểu tháng áp dụng đối với người lao động hưởng lương theo tháng và mức lương tối thiểu giờ áp dụng đối với người lao động hưởng lương theo giờ; người lao động hưởng lương theo tuần, theo ngày hoặc theo sản phẩm được quy đổi tương đương theo tháng hoặc theo giờ. Mức lương tối thiểu là mức sàn đối với mức lương theo công việc cho một tháng làm việc đủ thời giờ làm việc bình thường. Mức này không bao gồm tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, hoặc hỗ trợ tiền ăn và đi lại, những khoản này phải được trả thêm. Trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu là hành vi vi phạm theo Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, với mức phạt tăng dần theo số người lao động bị vi phạm và gấp đôi đối với tổ chức, kèm theo biện pháp buộc trả đủ phần tiền lương còn thiếu.

Mức lương tối thiểu vùng cũng là căn cứ để xác định các con số khác: mức sàn của tiền lương đóng bảo hiểm đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, mức trần đóng bảo hiểm thất nghiệp (20 lần mức lương tối thiểu vùng, tức 106.200.000 đồng tại Vùng I trong năm 2026) và mức lương dùng để tính một số khoản trợ cấp và tiền lương ngừng việc. Bộ Nội vụ đã đề xuất tăng bình quân 7,8% từ ngày 01/01/2027; đến cuối tháng 9/2026, nghị định của Chính phủ chưa được ban hành (Câu hỏi thường gặp số 57).

Thang lương, bảng lương, trả lương và bảng kê trả lương

Theo Điều 93, người sử dụng lao động phải tự xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Việc đăng ký với cơ quan nhà nước không còn bắt buộc, nhưng thanh tra lao động sẽ yêu cầu xuất trình thang lương, bảng lương và tài liệu chứng minh việc tham khảo ý kiến và công bố công khai.

Điều 94 đến Điều 97 điều chỉnh việc trả lương. Tiền lương phải được trả trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động, hoặc cho người được người lao động ủy quyền; người sử dụng lao động không được hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động, không được ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động. Tiền lương được ghi trong hợp đồng và trả bằng đồng Việt Nam, nhưng người lao động là người nước ngoài có thể được trả bằng ngoại tệ (khoản 2 Điều 95). Tiền lương có thể được trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng của người lao động, trong trường hợp đó người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương (Điều 96). Người lao động hưởng lương theo tháng được trả lương tháng một lần hoặc nửa tháng một lần, vào thời điểm cố định đã thỏa thuận trước (Điều 97). Trường hợp vì lý do bất khả kháng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn một tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương công bố. Mỗi lần trả lương phải kèm theo bảng kê trả lương ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có) và các khoản khác (khoản 3 Điều 95).

Điều 99 điều chỉnh tiền lương ngừng việc: nếu do lỗi của người sử dụng lao động thì người lao động được trả đủ tiền lương; nếu do lỗi của người lao động thì người đó không được trả lương; nếu vì sự cố về điện, nước mà không do lỗi của người sử dụng lao động, hoặc do thiên tai, dịch bệnh, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc vì lý do kinh tế, thì hai bên thỏa thuận về tiền lương ngừng việc, nhưng trong 14 ngày làm việc đầu tiên không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Tiền thưởng, lương tháng 13, phụ cấp và khấu trừ

Điều 104 quy định tiền thưởng thuộc quyền quyết định của người sử dụng lao động: được thưởng căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động, theo quy chế thưởng do người sử dụng lao động ban hành sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc. Lương tháng 13 trả trước Tết là một thông lệ phổ biến và các ứng viên đều kỳ vọng, nhưng Bộ luật Lao động không bắt buộc. Khoản này trở thành nghĩa vụ có thể yêu cầu thực hiện nếu hợp đồng lao động, quy chế thưởng hoặc thỏa ước lao động tập thể có cam kết, và việc trả một khoản lương tháng 13 cố định năm này qua năm khác mà không kèm điều kiện có thể được coi là một điều khoản đã thỏa thuận. Người sử dụng lao động muốn khoản chi này mang tính tùy nghi nên nêu rõ bằng văn bản và gắn với kết quả kinh doanh.

Phụ cấp và phúc lợi (Điều 103) được thỏa thuận trong hợp đồng, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của người sử dụng lao động. Các khoản phụ cấp thông thường gồm phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên, nặng nhọc, độc hại, khu vực và thu hút; các khoản phúc lợi thông thường gồm tiền ăn, đi lại, điện thoại, nhà ở, gửi trẻ, khám sức khỏe và quà tặng vào dịp lễ, tết. Cách xử lý về bảo hiểm và thuế khác nhau đối với từng khoản.

Việc khấu trừ bị giới hạn chặt chẽ. Theo Điều 102, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản khác của người sử dụng lao động theo Điều 129, và mức khấu trừ không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân. Đoàn phí công đoàn, khoản hoàn trả tiền vay của người sử dụng lao động và các khoản tương tự phải có văn bản đồng ý của người lao động. Việc phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động bị nghiêm cấm (Điều 127). Việc tạm ứng tiền lương được phép theo điều kiện đã thỏa thuận (Điều 101).

Thực hiện bảng lương hằng tháng

1. Chốt bảng chấm công và giờ làm thêmChốt số giờ làm việc, giờ làm thêm theo từng loại, làm việc vào ban đêm, ngày nghỉ và vắng mặt trong kỳ, và đối chiếu giờ làm thêm với giới hạn tháng và năm (Thời giờ làm việc, nghỉ phép và nghỉ lễ).
2. Tính tổng lươngMức lương theo công việc, phụ cấp, tiền lương làm thêm giờ ở mức 150%, 200% hoặc 300%, tiền lương làm việc vào ban đêm, tiền thưởng đến hạn và các khoản lợi ích chịu thuế.
3. Xác định tiền lương đóng bảo hiểmMức lương theo công việc cộng phụ cấp lương và các khoản bổ sung thường xuyên, không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu (50.600.000 đồng từ ngày 01/7/2026) đối với bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, và 20 lần mức lương tối thiểu vùng đối với bảo hiểm thất nghiệp.
4. Khấu trừ phần đóng của người lao động8% bảo hiểm xã hội, 1,5% bảo hiểm y tế và, đối với người lao động Việt Nam, 1% bảo hiểm thất nghiệp, tổng cộng 10,5%; người lao động nước ngoài tham gia bảo hiểm đóng 9,5%.
5. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhânÁp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần đối với cá nhân cư trú (từ 5% đến 35%) sau khi giảm trừ gia cảnh cho bản thân 15,5 triệu đồng và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký, hoặc thuế suất 20% đối với cá nhân không cư trú (Thuế thu nhập cá nhân và người nước ngoài).
6. Trả lương thực nhận và gửi bảng kê trả lươngVào ngày trả lương cố định, bằng chuyển khoản ngân hàng do người sử dụng lao động chịu phí, kèm bảng kê trả lương cho từng người lao động (khoản 3 Điều 95).
7. Đóng phần bảo hiểm của người sử dụng lao động và kinh phí công đoànBảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo (Điều 34 Luật số 41/2024/QH15); kinh phí công đoàn 2% đóng hằng tháng theo Nghị định số 105/2026/NĐ-CP.
8. Khai báo và lưu trữ hồ sơTờ khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc theo quý, điều chỉnh bảo hiểm đối với người lao động mới vào và nghỉ việc, và hồ sơ bảng lương làm căn cứ cho từng số liệu phục vụ thanh tra lao động và thanh tra, kiểm tra thuế.

Nhân sự nước ngoài được trả lương bằng ngoại tệ hoặc ở nước ngoài

Ba chế độ pháp lý cùng gặp nhau trong bảng lương của người lao động nước ngoài. Pháp luật lao động cho phép hợp đồng ghi và trả lương cho người lao động nước ngoài bằng ngoại tệ (khoản 2 Điều 95), và trên thực tế nhiều gói thu nhập được chia thành tiền lương tại Việt Nam và tiền lương hoặc phụ cấp tại nước sở tại do công ty mẹ chi trả. Pháp luật thuế xem xét theo bản chất: thu nhập từ công việc thực hiện tại Việt Nam là thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam bất kể được trả ở đâu và do ai trả, và cá nhân cư trú chịu thuế trên thu nhập toàn cầu. Trường hợp công ty Việt Nam chịu phần chi trả ở nước ngoài thông qua việc phân bổ chi phí, công ty đưa phần đó vào việc khấu trừ thuế trên bảng lương của mình; trường hợp công ty mẹ chi trả mà không phân bổ lại, người lao động thường phải tự khai và nộp thuế đối với phần đó. Các quy định, bao gồm cư trú thuế và tiêu chí 183 ngày, được trình bày tại mục Thuế thu nhập cá nhân và người nước ngoài. Pháp luật bảo hiểm áp dụng đối với tiền lương theo hợp đồng lao động tại Việt Nam, do đó định nghĩa tiền lương trong hợp đồng đó, và việc phần chi trả ở nước ngoài có thuộc tiền lương hay không, quyết định căn cứ đóng bảo hiểm trong phạm vi mức trần.

Về mặt tiền tệ, khả năng người sử dụng lao động trả lương bằng ngoại tệ, và khả năng người lao động mua ngoại tệ bằng tiền lương đồng Việt Nam và chuyển ra nước ngoài sau thuế, chịu sự điều chỉnh của quy định quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, theo đó việc chuyển tiền ra nước ngoài của cá nhân phải có chứng từ như hợp đồng lao động và hồ sơ thuế. Xem mục Tiền tệ và thanh toán trong lãnh thổ Việt Nam. Việc phân bổ chi phí tiền lương từ công ty mẹ ở nước ngoài là khoản thanh toán dịch vụ xuyên biên giới với các hệ quả riêng về thuế và hồ sơ chứng từ (Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài và các công ty trong tập đoàn).