Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp tại Việt Nam: quy định về tài khoản thanh toán, xác minh người đại diện theo pháp luật, hồ sơ, kiểm tra chủ sở hữu hưởng lợi và nguồn gốc tiền, người ký, tài khoản ngoại tệ và lựa chọn ngân hàng

Các tài khoản doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cần có

Doanh nghiệp Việt Nam có vốn nước ngoài thường có ít nhất ba tài khoản. Tài khoản vốn đầu tư dùng cho góp vốn, thanh toán chuyển nhượng cổ phần với các bên Việt Nam, chuyển lợi nhuận ra nước ngoài và hoàn trả vốn; tài khoản này được mở tại một ngân hàng, mỗi loại tiền một tài khoản, và được giải thích tại mục Tài khoản vốn đầu tư. Tài khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam phục vụ hoạt động kinh doanh: tiền thu bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương, đóng bảo hiểm xã hội và nộp thuế. Tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ nhận tiền thu từ xuất khẩu và các khoản thu nhập bằng ngoại tệ khác mà doanh nghiệp được phép nhận một cách hợp pháp, và dùng để thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài và các công ty trong tập đoàn. Doanh nghiệp vay nước ngoài có thể cần thêm một tài khoản vay nước ngoài chuyên dụng (Khoản vay nước ngoài và đăng ký với Ngân hàng Nhà nước).

Tài khoản thanh toán có thể được mở tại nhiều ngân hàng, và nhiều doanh nghiệp duy trì ngân hàng thứ hai để dự phòng hoặc để sử dụng một sản phẩm cụ thể, ví dụ một ngân hàng trong nước có mạng lưới chi nhánh rộng để trả lương và một ngân hàng nước ngoài cho hoạt động quản lý ngân quỹ và thanh toán xuyên biên giới. Ngược lại, tài khoản vốn đầu tư chỉ được mở tại một ngân hàng, vì vậy việc lựa chọn ngân hàng này cần được cân nhắc kỹ hơn. Phần lớn doanh nghiệp duy trì tài khoản vốn đầu tư và các tài khoản thanh toán chính tại cùng một ngân hàng, để ngân hàng nắm được toàn bộ lịch sử của khoản vốn mà sau này ngân hàng sẽ chuyển ra nước ngoài.

Khung pháp lý

Tài khoản thanh toán chịu sự điều chỉnh của Thông tư số 17/2024/TT-NHNN quy định việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 25/2025/TT-NHNN ngày 31/8/2025. Thông tư sửa đổi có hiệu lực kể từ ngày ban hành, trong đó một số quy định áp dụng từ ngày 01/12/2025 và quy định về tên tài khoản áp dụng từ ngày 01/3/2026. Các thông tư này nằm trong khuôn khổ Nghị định số 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt và Luật Các tổ chức tín dụng số 32/2024/QH15, và được các ngân hàng áp dụng cùng với Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15 và Nghị định số 19/2023/NĐ-CP. Tài khoản vốn đầu tư tuân theo các quy định chung về mở tài khoản như trên, cùng với các quy định riêng tại Thông tư số 38/2026/TT-NHNN.

Xác minh người đại diện theo pháp luật

Thay đổi quan trọng nhất trong những năm gần đây là yêu cầu ngân hàng phải xác minh trực tiếp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Theo nội dung được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 25/2025/TT-NHNN, đối với chủ tài khoản là tổ chức, ngân hàng phải gặp mặt trực tiếp người đại diện hợp pháp của chủ tài khoản và xác minh thông tin của người này, bao gồm việc đối chiếu dữ liệu sinh trắc học với giấy tờ tùy thân nếu loại giấy tờ cho phép. Đối với pháp nhân nước ngoài, bên thứ ba hoặc tổ chức được thuê có thể thay mặt ngân hàng thực hiện việc gặp mặt và đối chiếu sinh trắc học. Ngân hàng phải lưu trữ an toàn dữ liệu sinh trắc học của người đại diện và kết quả đối chiếu.

Đối với người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, giấy tờ tùy thân là hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp; người nước ngoài cư trú tại Việt Nam còn phải xuất trình thị thực nhập cảnh, giấy tờ có giá trị thay thị thực còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực. Quy trình xác thực sinh trắc học từ xa của các ngân hàng thường được xây dựng dựa trên thẻ căn cước gắn chip của công dân Việt Nam, vì vậy người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài nên dự liệu việc phải hoàn tất xác minh tại chi nhánh.

Hệ quả của việc chưa xác minh mang tính thực tế chứ không phải lý thuyết. Từ ngày 01/7/2025, các ngân hàng đã tạm dừng giao dịch thanh toán và rút tiền trực tuyến trên tài khoản doanh nghiệp nếu người đại diện theo pháp luật chưa hoàn tất xác thực sinh trắc học; tài khoản vẫn hoạt động, nhưng doanh nghiệp không thể sử dụng ngân hàng điện tử cho các khoản thanh toán đi cho đến khi người đại diện đến ngân hàng. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm phát sinh yêu cầu tương tự đối với người đại diện mới, vì vậy việc thay đổi nên được lên kế hoạch gắn với một lần đến ngân hàng (Người đại diện theo pháp luật và quản trị doanh nghiệp).

Mở tài khoản điện tử

Thông tư cho phép mở tài khoản bằng phương thức điện tử, và tổ chức không bị loại trừ khỏi việc mở tài khoản điện tử. Trường hợp tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử trong hệ thống định danh điện tử quốc gia, ngân hàng không được yêu cầu cung cấp các thông tin đã có trong tài khoản đó. Trên thực tế, đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài mới thành lập có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, các ngân hàng nhìn chung vẫn yêu cầu ít nhất một lần gặp mặt trực tiếp, và riêng tài khoản vốn đầu tư thường được mở tại chi nhánh với bản gốc giấy tờ. Việc mở tài khoản điện tử hữu ích hơn đối với tài khoản thanh toán thứ hai tại ngân hàng mà doanh nghiệp đã có quan hệ, hoặc đối với doanh nghiệp có người đại diện đã có tài khoản định danh điện tử Việt Nam.

Chủ sở hữu hưởng lợi và nguồn gốc tiền

Theo Luật số 14/2022/QH15, ngân hàng phải nhận biết khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi của khách hàng, tức là các cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát thực tế cuối cùng, và xác minh nhân thân của họ dựa trên các nguồn đáng tin cậy. Thông tư số 25/2025/TT-NHNN bổ sung rõ các giấy tờ nhận biết khách hàng phục vụ phòng, chống rửa tiền vào hồ sơ mở tài khoản của tổ chức. Ngân hàng sẽ đối chiếu những gì nhận được với thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi mà doanh nghiệp đã kê khai khi đăng ký theo Luật Doanh nghiệp (Chủ sở hữu hưởng lợi và minh bạch thông tin), vì vậy hai nguồn thông tin này phải thống nhất.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, ngân hàng thường yêu cầu sơ đồ cơ cấu tập đoàn từ doanh nghiệp Việt Nam lên đến các cá nhân sở hữu cuối cùng hoặc công ty mẹ niêm yết, giấy tờ tùy thân của từng cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi vượt ngưỡng của ngân hàng, và bản giải trình về nguồn gốc của số vốn sẽ góp. Đối với công ty con của một tập đoàn niêm yết, bản giải trình có thể ngắn gọn; đối với doanh nghiệp do cá nhân sở hữu thông qua các công ty mẹ trung gian ở nhiều quốc gia, ngân hàng có thể yêu cầu báo cáo tài chính đã được kiểm toán, sao kê ngân hàng hoặc tờ khai thuế của các pháp nhân nắm giữ vốn. Việc Việt Nam nằm trong danh sách giám sát tăng cường của FATF khiến các yêu cầu này trở nên kỹ lưỡng hơn, và ngân hàng có thể từ chối thiết lập quan hệ mà ngân hàng cho là có rủi ro cao mà không cần nêu lý do chi tiết.

Các bước mở tài khoản

1. Chọn ngân hàng trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệpLiên hệ với hai hoặc ba ngân hàng trong thời gian doanh nghiệp đang làm thủ tục đăng ký, đề nghị cung cấp danh mục hồ sơ mở tài khoản, và xác nhận rằng ngân hàng mở tài khoản vốn đầu tư trước khi có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu áp dụng lộ trình thành lập doanh nghiệp trước.
2. Chuẩn bị bộ hồ sơ về sở hữu và nguồn gốc tiềnSơ đồ tập đoàn đến các cá nhân sở hữu cuối cùng, giấy tờ tùy thân của chủ sở hữu hưởng lợi, giấy chứng nhận thành lập và báo cáo tài chính gần nhất của công ty mẹ, cùng bản ghi chú ngắn về nguồn gốc vốn và các dòng thanh toán dự kiến.
3. Tập hợp giấy tờ của doanh nghiệpGiấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu đã được cấp), điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng, nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phê duyệt việc mở tài khoản và người ký, và con dấu của doanh nghiệp nếu có sử dụng.
4. Đặt lịch cho người đại diện theo pháp luật đến ngân hàngĐặt lịch gặp mặt trực tiếp tại chi nhánh để xác minh nhân thân và sinh trắc học; người đại diện là người nước ngoài mang theo hộ chiếu và, nếu cư trú tại Việt Nam, thị thực, thẻ tạm trú hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.
5. Ký hợp đồng mở tài khoản và đăng ký mẫu chữ kýHoàn thiện giấy đề nghị mở tài khoản, mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng và những người được ủy quyền, cùng các thỏa thuận về ngân hàng điện tử và thiết bị xác thực (token).
6. Mở tài khoản vốn đầu tư trướcĐể vốn điều lệ có thể được chuyển vào trong thời hạn 90 ngày; sau đó mở các tài khoản thanh toán bằng đồng Việt Nam và bằng ngoại tệ.
7. Kích hoạt ngân hàng điện tử và chạy thửXác nhận rằng trạng thái sinh trắc học đã được ghi nhận, thiết lập các cấp phê duyệt thanh toán và thực hiện một giao dịch chuyển tiền thử với số tiền nhỏ trước lần chuyển vốn đầu tiên.
8. Liên kết tài khoản với dịch vụ nộp thuế điện tửĐăng ký tài khoản thanh toán để nộp thuế điện tử và kiểm tra với tư vấn thuế xem thông tin tài khoản có phải được thông báo như một phần thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp hay không; xem mục Thành lập doanh nghiệp từng bước.

Người ký và kiểm soát nội bộ

Chủ tài khoản hành động thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản trong phạm vi pháp luật cho phép. Các ngân hàng thường yêu cầu lệnh thanh toán trên tài khoản của tổ chức phải có chữ ký của người đại diện của chủ tài khoản và, nếu doanh nghiệp bắt buộc phải có, của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, mà giấy tờ của người này nay là một phần của hồ sơ mở tài khoản theo Thông tư số 25/2025/TT-NHNN. Ngân hàng điện tử được thiết lập theo cơ chế người lập lệnh và người phê duyệt, và thiết bị xác thực (token) hoặc chữ ký số của người phê duyệt gắn với cá nhân đã được xác minh.

Các tập đoàn nước ngoài thường muốn phê duyệt các khoản thanh toán lớn từ nước ngoài. Điều này có thể thực hiện được thông qua kiểm soát nội bộ, ví dụ quy trình phê duyệt trong đó bộ phận quản lý ngân quỹ khu vực phê duyệt trước khi người phê duyệt tại Việt Nam cho phép thực hiện, nhưng bản thân việc ủy quyền với ngân hàng phải do doanh nghiệp Việt Nam thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật rời Việt Nam trong thời gian dài, hoặc từ chức mà không có kế hoạch bàn giao, có thể làm đình trệ các khoản thanh toán đi của doanh nghiệp; theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Tài khoản ngoại tệ

Doanh nghiệp là người cư trú được mở tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép và được nhận vào tài khoản này các khoản ngoại tệ được phép nhận: tiền thu từ xuất khẩu, tiền thanh toán dịch vụ từ người không cư trú, tiền rút vốn khoản vay bằng ngoại tệ trong trường hợp được phép, và tiền chuyển từ tài khoản vốn đầu tư. Doanh nghiệp được sử dụng tài khoản này để thanh toán cho người không cư trú tiền nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ và thực hiện các khoản thanh toán được phép khác. Doanh nghiệp không được sử dụng tài khoản này để thanh toán cho người cư trú khác, trừ trường hợp được Thông tư số 32/2013/TT-NHNN cho phép, ví dụ thanh toán cho doanh nghiệp chế xuất, hoặc trả lương bằng ngoại tệ cho người lao động nước ngoài (Đồng tiền và thanh toán trong lãnh thổ Việt Nam). Tiền thu từ xuất khẩu bằng ngoại tệ được chuyển về tài khoản ngoại tệ của doanh nghiệp tại Việt Nam; người cư trú phải được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận để mở tài khoản ở nước ngoài, trừ một số trường hợp hạn chế.

Thời gian và lựa chọn ngân hàng

Với hồ sơ đầy đủ và người đại diện theo pháp luật có thể có mặt, tài khoản thanh toán thường được mở trong vòng vài ngày làm việc kể từ buổi gặp, và tài khoản vốn đầu tư trong khoảng một đến hai tuần. Sự chậm trễ hầu như luôn xuất phát từ quá trình rà soát phòng, chống rửa tiền: chuỗi sở hữu phức tạp, cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi ở quốc gia mà ngân hàng cho là có rủi ro cao, hoặc bản giải trình nguồn gốc tiền mà bộ phận tuân thủ muốn có thêm chứng cứ. Dự trù bốn tuần từ lần liên hệ đầu tiên đến khi ngân hàng điện tử được kích hoạt là thận trọng, và tiến độ này cần được đặt trong tương quan với thời hạn 90 ngày góp vốn điều lệ.

Lựa chọn thường là giữa một ngân hàng thương mại lớn của Việt Nam và một ngân hàng 100% vốn nước ngoài hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Ngân hàng Việt Nam có mạng lưới chi nhánh và ATM rộng khắp, giá dịch vụ bằng đồng Việt Nam cạnh tranh, các sản phẩm trả lương và nộp thuế mạnh, và am hiểu chính quyền cấp tỉnh. Ngân hàng nước ngoài, như các công ty con tại Việt Nam của HSBC, Standard Chartered, Shinhan và UOB, cung cấp dịch vụ bằng tiếng Anh, khả năng tích hợp với quan hệ ngân hàng toàn cầu của tập đoàn, và kinh nghiệm về thanh toán xuyên biên giới và dòng vốn; thủ tục tiếp nhận khách hàng của các ngân hàng này thường khắt khe hơn vì chính sách của tập đoàn được áp dụng bổ sung cho pháp luật Việt Nam. Nhiều nhà đầu tư sử dụng ngân hàng nước ngoài cho tài khoản vốn đầu tư và quản lý ngân quỹ, và ngân hàng Việt Nam cho các khoản thanh toán trong nước.