Nội quy lao động, dân chủ tại nơi làm việc, công đoàn và tranh chấp lao động: đăng ký nội quy lao động, đối thoại, thương lượng tập thể, công đoàn và kinh phí công đoàn, hòa giải, trọng tài, Tòa án, đình công, thanh tra và xử phạt

Nội quy lao động: khi nào cần và có những nội dung gì

Nội quy lao động là bộ quy tắc ứng xử bằng văn bản của người sử dụng lao động và là cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật. Theo Điều 118 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, mọi người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, và người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản; người sử dụng lao động sử dụng ít hơn có thể thỏa thuận nội dung nội quy trong hợp đồng lao động. Nội quy bằng văn bản phải có các nội dung: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng; trách nhiệm vật chất; và người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết từng nội dung.

Nội quy có ý nghĩa thực tiễn vì Điều 127 và trình tự xử lý kỷ luật: người lao động chỉ có thể bị xử lý kỷ luật đối với hành vi mà nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật quy định là vi phạm. Người sử dụng lao động không có nội quy đã đăng ký, hoặc có nội quy mơ hồ, thường nhận thấy mình không thể xử lý kỷ luật hoặc sa thải hợp pháp người lao động có hành vi vi phạm rõ ràng (Chấm dứt hợp đồng, trợ cấp thôi việc và cho thôi việc). Nội quy cũng nên có các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc làm căn cứ cho việc chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 vì không hoàn thành công việc, hoặc dẫn chiếu đến một quy chế đánh giá riêng được ban hành sau khi tham khảo ý kiến.

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) (khoản 3 Điều 118). Sau đó, người sử dụng lao động phải thông báo nội quy đến người lao động và niêm yết những nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc (khoản 4 Điều 118).

Ban hành và đăng ký nội quy lao động

1. Soạn thảo nội quyBao quát từng nội dung tại Điều 118, bằng tiếng Việt, phù hợp với hoạt động kinh doanh: trình tự xử lý quấy rối tình dục, bảo mật, danh mục hành vi vi phạm phân theo hình thức xử lý, và trách nhiệm vật chất.
2. Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao độngGửi dự thảo cho công đoàn cơ sở (nếu có) và ghi nhận ý kiến trong biên bản; việc tham khảo ý kiến là bắt buộc, sự đồng ý thì không.
3. Ban hành nội quyBằng quyết định của người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền khác, với ngày có hiệu lực phù hợp với thời hạn đăng ký.
4. Nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 10 ngàyTại cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh (Sở Nội vụ) nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính: văn bản đề nghị đăng ký, nội quy lao động, biên bản tham khảo ý kiến và các văn bản quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có) (Điều 119 và Điều 120).
5. Thực hiện yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có)Nếu nội quy có nội dung trái với pháp luật, cơ quan có thẩm quyền thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ; người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
6. Thông báo cho chi nhánh và người lao độngNgười sử dụng lao động có đơn vị trực thuộc ở tỉnh khác gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nơi đặt đơn vị; niêm yết những nội dung chính tại từng nơi làm việc.
7. Áp dụng từ ngày có hiệu lựcNội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đủ hồ sơ (Điều 121); việc sửa đổi, bổ sung thực hiện theo cùng thủ tục.

Đối thoại tại nơi làm việc và dân chủ ở cơ sở

Điều 63 yêu cầu người sử dụng lao động tổ chức đối thoại tại nơi làm việc với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động ít nhất mỗi năm một lần, khi có yêu cầu của một hoặc các bên, và trong các trường hợp pháp luật yêu cầu, như khi xây dựng phương án sử dụng lao động để cho thôi việc hoặc ban hành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định cách tổ chức đối thoại, người đại diện cho người lao động khi không có công đoàn, và các nội dung cần đối thoại: tình hình sản xuất, kinh doanh, việc thực hiện hợp đồng và thỏa ước lao động tập thể, điều kiện làm việc và yêu cầu của người lao động.

Dân chủ tại nơi làm việc còn chịu sự điều chỉnh của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở số 10/2022/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2023, áp dụng đối với doanh nghiệp thông qua pháp luật lao động, và của các quy định về dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc trong Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, người sử dụng lao động ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc và tổ chức hội nghị người lao động hằng năm, tại đó thảo luận về kết quả kinh doanh, chính sách tiền lương, tiền thưởng và thỏa ước lao động tập thể, và lựa chọn đại diện người lao động tham gia đối thoại. Dự án Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở (sửa đổi) đã được bổ sung vào chương trình kỳ họp tháng 10/2026 của Quốc hội.

Thỏa ước lao động tập thể

Thương lượng tập thể theo Điều 65 đến Điều 78 được tiến hành theo yêu cầu của một trong hai bên; người sử dụng lao động không được từ chối thương lượng khi tổ chức đại diện người lao động có yêu cầu, nhưng Bộ luật không bắt buộc phải đạt được thỏa ước. Thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp chỉ được ký kết khi có trên 50% số người tham gia biểu quyết tán thành nội dung đã thương lượng. Thỏa ước có thời hạn từ một năm đến ba năm, không được quy định quyền lợi thấp hơn so với pháp luật, và các nội dung của thỏa ước được ưu tiên áp dụng so với các điều khoản kém thuận lợi hơn trong hợp đồng cá nhân và nội quy lao động. Người sử dụng lao động phải gửi thỏa ước đã ký kết đến cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày và công bố cho người lao động biết. Ngoài ra còn có thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp và thỏa ước ngành, đặc biệt trong ngành dệt may.

Đối với người sử dụng lao động có vốn đầu tư nước ngoài, thỏa ước lao động tập thể chủ yếu là công cụ để xác định mức tăng lương, phụ cấp, tiền thưởng và ngày nghỉ bổ sung trong một khoảng thời gian có thể dự liệu được, và để giảm rủi ro tranh chấp lao động tập thể. Các cam kết trong thỏa ước có thể được công đoàn và từng người lao động yêu cầu thực hiện, vì vậy văn bản cần được soạn thảo cẩn trọng như một hợp đồng thương mại.

Công đoàn và các tổ chức đại diện người lao động khác

Tổ chức đại diện người lao động thông thường là công đoàn cơ sở trực thuộc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam thông qua liên đoàn lao động cấp tỉnh hoặc công đoàn các khu công nghiệp. Người lao động có quyền thành lập hoặc gia nhập công đoàn, và người sử dụng lao động không được cản trở việc thành lập, phân biệt đối xử với đoàn viên hoặc can thiệp vào hoạt động của công đoàn. Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, đã mở rộng quyền gia nhập công đoàn cho người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên. Trường hợp có công đoàn, người sử dụng lao động phải bố trí nơi làm việc, phương tiện và thời gian cho hoạt động công đoàn, tham khảo ý kiến công đoàn về nội quy lao động, thang lương, bảng lương, quy chế thưởng, phương án sử dụng lao động và xử lý kỷ luật, và tôn trọng các bảo vệ đặc biệt dành cho cán bộ công đoàn tại Điều 177, bao gồm việc gia hạn hợp đồng của cán bộ công đoàn không chuyên trách hết hạn trong nhiệm kỳ công đoàn và việc phải thỏa thuận trước khi chấm dứt hợp đồng với cán bộ công đoàn.

Dù có hay không có công đoàn, mọi doanh nghiệp đều đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo Luật số 50/2024/QH15 và Nghị định số 105/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/5/2026, theo đó phải đóng hằng tháng và cho phép tạm dừng đóng hoặc giảm tối đa 20% đối với doanh nghiệp gặp khó khăn (Câu hỏi thường gặp số 60; Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp). Đoàn viên công đoàn tự đóng đoàn phí.

Điều 170 đến Điều 174 Bộ luật Lao động năm 2019 cũng công nhận một loại tổ chức thứ hai: tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp, do người lao động thành lập và đăng ký với cơ quan nhà nước, không trực thuộc Tổng Liên đoàn, có các quyền như công đoàn trong đối thoại, thương lượng và giải quyết tranh chấp. Quy định này phản ánh cam kết của Việt Nam theo Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) và Hiệp định Thương mại tự do giữa Việt Nam và Liên minh châu Âu (EVFTA). Việc vận hành trên thực tế phụ thuộc vào các quy định hướng dẫn về đăng ký; người sử dụng lao động nên kiểm tra tình hình hiện hành, vì trong phần lớn doanh nghiệp, công đoàn cơ sở trên thực tế vẫn là tổ chức đại diện duy nhất. Trường hợp không có cả hai loại tổ chức, người lao động lựa chọn đại diện tham gia đối thoại tại nơi làm việc, và công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở có thể, theo đề nghị của người lao động, đại diện cho họ trong một số vấn đề.

Tranh chấp lao động: cá nhân và tập thể

Tranh chấp lao động cá nhân giữa người lao động và người sử dụng lao động được giải quyết, theo Điều 187, bởi hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án nhân dân. Điều 188 quy định hòa giải thông qua hòa giải viên lao động, do cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh cử, là bước bắt buộc đầu tiên, phải kết thúc trong thời hạn năm ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu, trừ các tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải hoặc về trường hợp bị đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động, giữa người giúp việc gia đình với người sử dụng lao động, về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, và một số tranh chấp về cho thuê lại lao động và đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, những tranh chấp này có thể được đưa thẳng ra Tòa án. Nếu hòa giải không thành hoặc không được tiến hành đúng hạn, các bên có thể thỏa thuận yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động giải quyết, hội đồng thành lập Ban trọng tài lao động trong thời hạn bảy ngày làm việc và ra quyết định trong thời hạn 30 ngày, hoặc một trong các bên có quyền khởi kiện tại Tòa án. Trong khi yêu cầu trọng tài đang được giải quyết, không bên nào được khởi kiện tại Tòa án. Theo Điều 190, thời hiệu được tính từ ngày bên đó phát hiện ra hành vi vi phạm: sáu tháng đối với yêu cầu hòa giải, chín tháng đối với trọng tài và một năm đối với Tòa án.

Tranh chấp lao động tập thể là tranh chấp về quyền, liên quan đến việc giải thích hoặc thực hiện pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động, hoặc tranh chấp về lợi ích, liên quan đến các điều kiện mới. Tranh chấp về quyền được giải quyết qua hòa giải và sau đó bởi cơ quan hành chính có thẩm quyền hoặc Tòa án; tranh chấp về lợi ích được giải quyết qua hòa giải và sau đó bởi Hội đồng trọng tài lao động, và chỉ tranh chấp về lợi ích mới có thể dẫn đến đình công hợp pháp. Ngược lại, tranh chấp thương mại với đối tác được giải quyết bằng trọng tài thương mại hoặc Tòa kinh tế, được trình bày tại Chương 9.

Đình công

Theo Điều 198 đến Điều 212, đình công chỉ hợp pháp khi do tổ chức đại diện người lao động có quyền thương lượng tập thể tổ chức và lãnh đạo, phát sinh từ tranh chấp về lợi ích sau khi hòa giải không thành hoặc Hội đồng trọng tài lao động không được thành lập hay quyết định của Ban trọng tài không được thực hiện, được trên 50% số người lao động được lấy ý kiến đồng ý, và quyết định đình công được gửi cho người sử dụng lao động và cơ quan nhà nước ít nhất năm ngày làm việc trước ngày bắt đầu đình công. Cấm đình công tại các đơn vị cung cấp dịch vụ thiết yếu thuộc danh mục do Chính phủ quy định. Các cuộc ngừng việc tự phát không tuân thủ các bước này, vốn từ trước đến nay là hình thức đình công phổ biến nhất tại các khu công nghiệp của Việt Nam, là trái pháp luật, nhưng người sử dụng lao động thường giải quyết thông qua thương lượng với liên đoàn lao động cấp tỉnh và cơ quan quản lý lao động thay vì xử lý kỷ luật. Người sử dụng lao động không được trù dập người lao động tham gia đình công hợp pháp, hoặc sử dụng lao động thuê lại để thay thế họ.

Thanh tra lao động và xử phạt

Việc tuân thủ được giám sát bởi thanh tra lao động của Bộ Nội vụ và các tỉnh, trong hệ thống thanh tra được tổ chức lại năm 2025, bởi cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan kiểm tra việc tuân thủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm, và bởi các liên đoàn lao động, tổ chức giám sát điều kiện làm việc. Các cuộc thanh tra được tiến hành theo kế hoạch hằng năm hoặc phát sinh từ khiếu nại, tai nạn và tranh chấp. Một cuộc thanh tra thông thường yêu cầu xuất trình hợp đồng lao động, nội quy lao động đã đăng ký, thang lương, bảng lương và tài liệu chứng minh việc công bố công khai, hồ sơ làm thêm giờ và thông báo làm thêm giờ, hồ sơ đăng ký và chứng từ đóng bảo hiểm, giấy phép lao động của từng người lao động nước ngoài, hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động và biên bản đối thoại tại nơi làm việc.

Mức xử phạt được quy định tại Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 15/7/2026 và có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, thay thế Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Nghị định điều chỉnh các lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. Các mức phạt được nêu là mức áp dụng đối với cá nhân; theo Điều 7, tổ chức bị phạt bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt được phân theo khung, thường theo số người lao động bị vi phạm, và kèm theo các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc trả đủ tiền lương hoặc tiền đóng bảo hiểm còn thiếu, buộc nhận người lao động trở lại làm việc hoặc buộc đăng ký nội quy lao động. Các ví dụ được nêu tại bảng trên và tại các mục về thời giờ làm việc, bảo hiểm và giấy phép lao động. Các vi phạm nghiêm trọng, như trốn đóng bảo hiểm xã hội hoặc vi phạm quy định về an toàn lao động gây chết người, cũng có thể dẫn đến trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự.